كيفية إرسال تذكيرات WhatsApp تلقائية لكل من أكد الحضور

قبل ثلاثة أسابيع، قال 80 شخصًا إنهم سيحضرون. وفي يوم الفعالية، دخل 52 فقط. لم يكن الباقون يقصدون التغيب. نسوا، أو أخطؤوا في التاريخ، أو ذهبوا إلى العنوان القديم بعد أن نقلتم المكان.

نادرًا ما يكون التغيب بسبب عدم الاهتمام. بل بسبب الفجوة بين اليوم الذي يقول فيه الشخص نعم واليوم الفعلي للفعالية. الحل هو تذكيرهم، لكن تذكير 80 شخصًا واحدًا تلو الآخر مهمة لا يملك أحد وقتًا لها.

لماذا تفشل عملية التذكير اليدوي

• التذكير في مجموعة الدردشة يصل فقط إلى من يتصفحها في ذلك اليوم.
• مراسلة كل ضيف بنفسك تستغرق مساءً كاملًا، ومع ذلك ستفوتك بعض الأسماء.
• وأنت أيضًا قد تنسى. الأسبوع السابق للفعالية هو الأكثر ازدحامًا، والتذكير أول ما يفوتك.
• عند تغيّر الخطط، عليك إبلاغ الجميع من جديد، وبعض الناس لا يرون إلا الرسالة الأولى.

ما ينجح هو تذكير يصل إلى كل ضيف على حدة، في الوقت المناسب، دون أن تقوم بأي شيء في يوم الفعالية.

كيفية القيام بذلك باستخدام MsgOrb على WhatsApp

عندما يؤكد الضيوف الحضور عبر رابط MsgOrb الخاص بك، يعرف MsgOrb من سيحضر. وهذا يعني أنه يستطيع إرسال الرسالة المناسبة لكل منهم في الوقت المناسب على WhatsApp، ولهم وحدهم.

1. افتح الفعالية

انتقل إلى RSVP & Check-in وافتح فعاليتك. (إن كانت هذه أول مرة لك، فانقر على New event، واملأ التاريخ ووقت البدء والمكان، ثم انقر على Start collecting headcount. بعدها شارك رابط تأكيد الحضور.)

2. ابحث عن بطاقة الرسائل التلقائية عبر WhatsApp

في صفحة الفعالية، تعرض بطاقة Automatic WhatsApp messages كل رسالة يستطيع MsgOrb إرسالها إلى ضيوفك بعد تأكيد حضورهم. كل رسالة تُملأ تلقائيًا من تفاصيل فعاليتك، فلا تحتاج إلى كتابة شيء.

3. فعّل الرسائل التي تريدها

إليك ما تحتويه البطاقة:

• تذكرة الدخول (Entry pass). تُرسل عند تأكيد الضيف للحضور، مع تذكرته الشخصية. وهي مفعّلة افتراضيًا.
• التحقق من العدد (Headcount check). تُرسل قبل 2 إلى 14 يومًا، الساعة 10:00 صباحًا. يرد الضيوف بـ YES أو NO، والرد بـ NO يزيلهم من قائمة الضيوف فورًا.
• التذكير (Reminder). يُرسل قبل 1 إلى 7 أيام، الساعة 10:00 صباحًا، مع التاريخ والوقت والمكان.
• تفاصيل يوم الفعالية (Day-of details). يُرسل في يوم الفعالية، في الساعة التي تختارها، مع وقت البدء والعنوان ورقم تواصل المضيف الذي تكتبه.
• تغيير الجدول (Schedule change). يُستخدم عند تغيير التاريخ أو الوقت أو المكان.

فعّل ما تريده، واختر التوقيت، ثم انقر على Save messages. هذا كل شيء. ستعمل الرسائل الآن تلقائيًا.

نقطة بداية جيدة لمعظم الفعاليات: التذكير (Reminder) قبل يوم، وتفاصيل يوم الفعالية (Day-of details) قبل بدايتها ببضع ساعات.

4. إذا تغيّر شيء، أبلغ الجميع بنقرة واحدة

غمرت المياه المكان. تأخر وقت البدء. افتح تفاصيل الفعالية، وأجرِ التعديل، وعند الحفظ ستظهر لك خانة لـ إبلاغ الضيوف القادمين بالتاريخ أو الوقت أو المكان الجديد عبر WhatsApp. أبقها مُعلَّمة واحفظ، وسيصل التحديث إلى كل ضيف قادم.

5. أضف الرسائل مرة واحدة

تصل هذه التذكيرات إلى أشخاص ربما لم يراسلوك مؤخرًا، ولذلك تستخدم قوالب رسائل توافق عليها Meta أولًا. تُعدّ هذه الخطوة مرة واحدة:

1. انتقل إلى Templates، وانقر على Built-In Library، واختر RSVP.
2. فعّل القوالب التي تحتاجها (RSVP Event Reminder، RSVP Headcount Check، RSVP Day-Of Details، RSVP Schedule Change) وأرسلها إلى Meta معًا.
3. لكل منها أيضًا نسخة with Picture تضع ملصق فعاليتك في الأعلى، وتضيف زر Open entry pass.

تستغرق الموافقة عادةً من 15 إلى 30 دقيقة. وبعد الموافقة، تستخدم كل فعالية تنشئها هذه القوالب تلقائيًا، وتظهر بطاقة Ready بجوار كل منها.

ما يتلقاه ضيوفك

قبل يوم من فعاليتك، يتلقى كل ضيف هذه الرسالة بشكل خاص، مع اسمه:

مرحبًا سارة، تذكير بمهرجان الخريف في الحي، الذي أكدتِ حضوره.

📅 السبت، 25 أكتوبر
🕒 2:00 م
📍 مركز مجتمع شارع Maple

أجيبي بـ YES لتأكيد أنك ما زلتِ قادمة. تذكرة دخولك على بُعد نقرة واحدة أدناه.

وفي صباح يوم الفعالية:

مرحبًا سارة، تفاصيل مهرجان الخريف في الحي لهذا اليوم.

🕒 2:00 م
📍 مركز مجتمع شارع Maple
👤 جهة اتصال المضيف: Denise، 469-555-0142

أبرزي تذكرة دخولك عند الباب. أجيبي بـ HELP إذا احتجتِ إلى اتجاهات.

لا تحتاج سارة إلى البحث في الدردشة عن الوقت أو العنوان. كل شيء في رسالة واحدة، وتذكرتها على بُعد نقرة.

بعض الأمور التي تحافظ على الطابع الودي

• يتلقاها الضيوف القادمون فقط. أما من قالوا إنهم لن يستطيعوا الحضور فلا يصلهم شيء.
• تصل كل رسالة مرة واحدة لكل ضيف. لا يتلقى أحد التذكير نفسه مرتين.
• من أرسل STOP لا يتلقاها أبدًا.
• تعود الردود إليك. إذا رد شخص على تذكير بسؤال، تصل الرسالة إلى Inbox في MsgOrb.

ما الذي يتغير بالنسبة لك

تخيّل أسبوع فعاليتك. أنت مشغول بالمكان والطعام والمتطوعين. لم ترسل تذكيرًا واحدًا، ولست بحاجة إلى ذلك. يوم الجمعة الساعة 10:00 صباحًا، يتلقى كل ضيف تذكيره. وصباح السبت يتلقون الوقت والعنوان ومن يتصلون به. وعندما تغيّر وقت البدء، علم الجميع بذلك بخانة اختيار واحدة.

• عدد أقل من المتغيبين، لأن الناس يتلقون التذكير في اللحظة التي تهم.
• لا ليلة تذكير مرهقة. تُعدّ الإعدادات مرة واحدة، وتعمل لكل فعالية بعدها.
• تصل التغييرات إلى الجميع، لا فقط إلى من يتصفحون مجموعة الدردشة.
• يشعر ضيوفك بالاهتمام. رسالة شخصية باسمهم وتذكرتهم تختلف كثيرًا عن منشور جماعي.

فعّلها ثم دعها تعمل

قال ضيوفك نعم. اجعل حضورهم سهلًا. فعّل التذكيرات مرة واحدة، وسيتولى MsgOrb كل فعالية بعدها. يمكنك تجربته مجانًا على www.msgorb.com.