كيف تسجّل حضور الضيوف عند الباب باستخدام تذاكر الدخول عبر WhatsApp

تُفتح الأبواب في الساعة 6. وبحلول 6:05 يمتد الطابور حتى موقف السيارات. يحمل متطوع واحد لوحة ورقية، ويحمل آخر قائمة مطبوعة بخط صغير جدًا، ويسأل كل ضيف السؤال نفسه: "آسف، ما هو اسم العائلة مرة أخرى؟"

الباب هو المكان الذي يبدو فيه الحدث منظمًا أو غير منظم. وهو أيضًا المكان الذي ما زالت فيه معظم الفعاليات تعمل على الورق.

لماذا تُبطئ القائمة الورقية كل شيء

• البحث في قائمة مطبوعة يستغرق وقتًا، ويطول الطابور مع كل سؤال من نوع "هل هو بحرف K أم C؟"
• لا يستطيع إلا شخص واحد حمل القائمة، لذلك لا يمكنك فتح طابور ثانٍ.
• من غيّروا خططهم ما زالوا في القائمة، بينما لا تظهر فيها تأكيدات الحضور الجديدة.
• لا يوجد سجل بعد الحدث يبين من حضر فعلًا.
• جدول مشترك على حاسوب محمول يعني أن شخصًا عليه حراسة الحاسوب، وأنه يُظهر أرقام هواتف الجميع.

ما تريده هو أن يحمل كل ضيف تذكرته الخاصة على هاتفه، وأن يتحقق فريق الباب من التذكرة في ثانية واحدة باستخدام هواتفهم.

كيف تفعل ذلك باستخدام MsgOrb على WhatsApp

عندما يؤكد الضيوف حضورهم لفعاليتك عبر MsgOrb، يحصل كل واحد منهم على تذكرة دخول شخصية عبر WhatsApp تتضمن رمز QR. في يوم الحدث، يستخدم فريق الباب رابط الباب الذي يحوّل هاتف كل متطوع إلى ماسح ضوئي. لا يحتاج الأمر إلى تثبيت تطبيق، ولا إلى تسجيل دخول، ولا إلى حاسوب محمول.

1. أنشئ الحدث وشارك رابط تأكيد الحضور

افتح تأكيد الحضور وتسجيل الحضور، ثم انقر حدث جديد، واملأ التاريخ ووقت البداية والمكان، ثم انقر بدء جمع عدد الحضور. شارك رابط تأكيد الحضور عبر WhatsApp. يحصل كل ضيف يؤكد حضوره على تذكرة الدخول الخاصة به، وتتضمن رمز QR ورمزًا من 8 خانات مثل K7Q2-XB9M.

2. أرسل رابط الباب إلى فريق الباب

في صفحة الحدث، ابحث عن قسم تسجيل الدخول عند الباب. انقر إرسال عبر WhatsApp لإرسال رابط الباب مباشرة إلى المتطوعين، أو نسخ الرابط للصقه في أي مكان.

أرسله إلى كل من يعمل على الباب. يستطيع الجميع استخدام الرابط نفسه في الوقت ذاته، لذلك يمكنك فتح طابورين أو ثلاثة عندما يزدحم المكان.

3. يوم الحدث: امسح الرمز

يفتح كل متطوع رابط الباب على هاتفه وينقر بدء المسح. يسمح بالوصول إلى الكاميرا عندما يطلب الهاتف ذلك. ثم، مع كل ضيف:

1. يفتح الضيف تذكرته بالضغط على زر فتح تذكرة الدخول في رسالة WhatsApp.
2. يوجّه المتطوع الكاميرا نحو رمز QR.
3. تظهر النتيجة، فينقر المتطوع المسح التالي.

وهذه معاني الألوان:

• أخضر مع اسم الضيف وعدد أفراد المجموعة: اسمح له بالدخول.
• أحمر، تم تسجيل الحضور من قبل، مع الوقت: استُخدمت هذه التذكرة من قبل. تحقق مع المضيف.
• أحمر، أعلن أنه لن يحضر: غيّر الضيف إجابته. تحقق مع المضيف.
• أحمر، غير موجود في القائمة: التذكرة لا تخص هذا الحدث.

كل تذكرة تعمل مرة واحدة، لذلك لا يمكن تمرير لقطة شاشة لإدخال أشخاص إضافيين.

4. عندما لا تتعاون الكاميرا

شمس ساطعة، أو شاشة متصدعة، أو هاتف قديم: كل هذا يحدث. اضغط اكتب رمزًا بدلًا من ذلك، وأدخل الرمز المكوّن من 8 خانات المطبوع أسفل رمز QR الخاص بالضيف (الشرطات وحروف الكتابة الكبيرة لا تهم)، ثم انقر تحقق.

5. أصلح المشكلات الصغيرة من لوحة التحكم

• فقد ضيف تذكرته؟ ابحث عنه في قائمة الضيوف واستخدم رابط التذكرة لإعادة إرسالها.
• سُجّل حضور شخص بالخطأ؟ استخدم التراجع عن تسجيل الحضور، وستعود تذكرته إلى العمل.
• انتشر رابط الباب على نطاق واسع؟ انقر استبدال الرابط. يتوقف الرابط القديم عن العمل فورًا. أرسل الرابط الجديد إلى فريقك.

يُغلق رابط الباب تلقائيًا في اليوم التالي للحدث.

ما الذي يتلقاه ضيوفك

فور تأكيد حضورهم، يحصل كل ضيف على تذكرته عبر WhatsApp، بشكل خاص، وباسمه:

مرحبًا ديفيد، تم تأكيد حضورك لحفل الاستقبال المفتوح بمناسبة العطلة لثلاثة أشخاص.

📅 السبت، 13 ديسمبر
🕒 6:00 مساءً
📍 قاعة مجتمع أوك هيل

اضغط "فتح تذكرة الدخول" أدناه، وأظهر تذكرتك عند الباب. يمكنك تغيير إجابتك في الصفحة نفسها.

في تلك الليلة، لا يحتاج ديفيد إلى هجاء اسمه. يفتح الرسالة، وينقر فتح تذكرة الدخول، ويرفع هاتفه، ويدخل مع عائلته.

ما الذي يراه فريق الباب (وما الذي لا يراه)

رابط الباب مصمم للمتطوعين:

• يستطيعون مسح تذكرة أو التحقق من رمز مكتوب، ورؤية اسم الضيف وعدد أفراد المجموعة لكل عملية مسح.
• لا يستطيعون رؤية قائمة الضيوف كاملة أو أرقام هواتف أي شخص، ولا فتح حسابك، ولا تغيير تأكيد حضور أي شخص.

لذلك يمكنك إسناد هذه المهمة إلى مراهق من فريق الشباب أو إلى متطوع يعمل للمرة الأولى، دون أن تسلّمه قائمة ضيوفك.

ما الذي يتغير بالنسبة لك

تخيل الساعة 6:05 مرة أخرى. ثلاثة متطوعين يمسحون في الوقت نفسه. يستغرق كل ضيف ثوانٍ قليلة. يختفي الطابور بحلول 6:15. وفي الأثناء، على لوحة التحكم، يرتفع رقم وصل مع دخول الناس، ويُظهر فلتر لم يصل بالضبط من لا يزال في الطريق.

• طوابير أقصر، لأن المسح أسرع من البحث في قائمة.
• المزيد من الطوابير عند الحاجة، لأن هاتف كل متطوع أصبح ماسحًا ضوئيًا.
• لا يدخل أحد مرتين بالتذكرة نفسها.
• تبقى قائمة ضيوفك خاصة.
• تعرف من حضر فعلًا، وهذا يساعدك في التخطيط للحدث التالي.

اجعل بابك القادم الجزء السهل

دع كل ضيف يحمل تذكرته الخاصة عبر WhatsApp، ودع فريقك يسجل حضورهم باستخدام الهواتف الموجودة بالفعل في جيوبهم. يمكنك تجربة MsgOrb مجانًا على الموقع www.msgorb.com.