كيفية تحصيل رسوم العضوية عبر WhatsApp دون مطاردة أحد

اسأل أي أمين صندوق في نادٍ عن أصعب جزء في عمله، وقلما تكون الإجابة المحاسبة. إنها المطاردة. التذكير نفسه في مجموعة الدردشة كل شهر. تحويلات بلا اسم. جدول بيانات يُظهر من تأخر في السداد. ثم الرسالة المحرجة لصديق عليه 20 دولاراً لم يسددها بعد.

إذا كان أعضاؤك يتواصلون معك عبر WhatsApp أصلاً، فهذا هو أفضل مكان لتحصيل رسومهم. يشرح هذا الدليل كيفية إعداد الرسوم لتُحصَّل تلقائياً، وما تكلفته، وكيف تبقى عادلة للأعضاء.

الخطوة 1: حدد المبلغ والدورية

تختار معظم المجموعات أحد نمطين:

• رسوم شهرية تناسب الأندية التي تجتمع أسبوعياً، مثل نوادي الجري والجوقات والفرق الرياضية. المبالغ الصغيرة أسهل على الأعضاء، ويمكن للأعضاء الجدد الانضمام في أي وقت.
• رسوم سنوية تناسب الجمعيات ومجموعات الخريجين والفروع المهنية، حيث يُجدَّد العضو مرة في السنة.

دوّن بدقة ما تغطيه الرسوم. "العضوية: 20 دولاراً شهرياً، وتغطي التدريب ورسوم المشاركة في السباقات وعشاء نهاية الموسم" أسهل في السداد بكثير من "الرسوم مستحقة".

الخطوة 2: استخدم الدفع التلقائي لا التذكيرات

أكبر تغيير يمكنك إجراؤه هو التوقف عن مطالبة الأعضاء بالدفع كل شهر، والاكتفاء بأن يدفعوا مرة واحدة ثم يُخصم المبلغ تلقائياً بعد ذلك. هكذا تعمل النوادي الرياضية وخدمات البث، وهذا يزيل معظم المطاردة.

الطريقة المعتادة لذلك هي اشتراك بالبطاقة عبر مزود دفع مثل Stripe. يدخل العضو بطاقته مرة واحدة، ثم تُخصم في اليوم نفسه كل شهر أو كل سنة. يحصل على إيصال في كل مرة، ويمكنه التوقف متى شاء.

بعض القواعد تحافظ على العدالة:

• أظهر المبلغ الكامل قبل الدفع، بما في ذلك أي رسوم.
• أرسل إيصالاً بعد كل خصم، حتى لا يفاجأ أحد بكشف حسابه البنكي.
• اجعل التوقف سهلاً. ينبغي للعضو الذي يريد التوقف أن يتمكن من ذلك بنفسه، دون حديث محرج.
• احتفظ بالأموال في حساب المنظمة نفسها، حتى يتمكن أمين الصندوق من رؤية كل دفعة وكل تحويل.

الخطوة 3: أرسل لكل عضو رابطاً شخصياً

نشر رابط دفع واحد في مجموعة الدردشة يُجدي، لكنه يصعّب معرفة من دفع. رابط شخصي لكل عضو، يحمل اسمه ورقمه مسبقاً، يعني أن كل دفعة تُنسب إلى شخص بعينه تلقائياً. لا مزيد من التحويلات بلا مرجع.

أرسل الرابط في رسالة خاصة عبر WhatsApp لا داخل المجموعة. يكون الناس أكثر استجابة للرسالة الموجهة إليهم، ولا يُعرض وضع سداد أحد أمام الآخرين.

الخطوة 4: ذكّر بلطف ثم توقف

بعض الأعضاء لن يشتركوا من أول رسالة. تذكير أو اثنان ودّيان لا بأس بهما. أكثر من ذلك يبدو ضغطاً. نمط جيد هو تذكير بعد أيام قليلة من الرسالة الأولى، وتذكير آخر بعد أسبوع، ثم لا شيء. ومن يطلب منك التوقف عن مراسلته فلا تراسله مرة أخرى أبداً.

الخطوة 5: تعامل مع البطاقات المرفوضة دون ضجة

تنتهي صلاحية البطاقات وتُستبدل. عندما يفشل تجديد، ينبغي أن يتلقى العضو رسالة خاصة قصيرة فيها رابط لتحديث بطاقته. وبمجرد أن يفعل، يمكن تسديد الرسوم المتأخرة بالبطاقة الجديدة. لا حاجة إطلاقاً لتدخل أمين الصندوق.

ما التكلفة؟

تحمل الدفعات بالبطاقة دائماً رسوم معالجة من مزود الدفع. كثير من الأدوات تضيف رسومها الخاصة أيضاً. ينبغي أن تنتبه إلى أمرين:

• من يتحمل الرسوم. بعض الأدوات تخصمها من رسومك. وأخرى تضيفها فوق المبلغ، فيدفعها العضو، وتتلقى منظمتك المبلغ كاملاً، ناقص رسوم مزود الدفع.
• أين تذهب الأموال. فضّل الأدوات التي تُودع الأموال في حساب منظمتك مباشرة، لا التي تحتفظ بها ثم تدفعها لك لاحقاً.

الرسوم ليست تبرعات

سطر مهم: رسوم العضوية دفعة مقابل العضوية. أما التبرعات والعشور والتقدمات فأمر مختلف. عادةً ما تحتاج إلى إيصالات عطاء لأغراض ضريبية، وإرسال طلبات التبرع للناس عبر WhatsApp تخضع لقواعد مختلفة. فاصل بين الأمرين، واستخدم منصة عطاء مخصصة للتبرعات.

كيف تعمل MsgOrb في ذلك

تتبع رسوم العضوية في MsgOrb الخطوات أعلاه عبر WhatsApp:

• تنشئ خطة رسوم بمبلغ محدد، شهرية أو سنوية، وتختار مجموعة WhatsApp التي تنتمي إليها.
• يرسل خيار Send to group لكل عضو رابط دفع خاصاً به في رسالة WhatsApp خاصة.
• يدفع الأعضاء الشهر الأول أو السنة الأولى في صفحة Stripe آمنة، ثم تُخصم بطاقاتهم تلقائياً كاشتراك في حساب Stripe الخاص بمنظمتك. ولا تحتفظ MsgOrb بالأموال أبداً.
• يصل إيصال عبر WhatsApp بعد كل دفعة. وإذا فشلت بطاقة، يتلقى العضو رابطاً لتحديثها.
• يتلقى الأعضاء الذين لم يشتركوا تذكيراً بعد 3 أيام و7 أيام، ثم لا شيء بعد ذلك. ولا يُراسَل أي شخص أرسل STOP أبداً.
• يستطيع الأعضاء التوقف من صفحة العضو الخاصة بهم، وتنتهي الخصومات بعد الفترة التي دفعوها مسبقاً.

رسم الحجز 2% من كل دفعة زائد 0.50 دولار، يُضاف فوق المبلغ ويدفعه العضو، فتصبح رسوم 20 دولاراً شهرياً 20.90 دولاراً للعضو. ورسوم معالجة البطاقات من Stripe تُخصم من مدفوعاتك، كما في أي دفعة عبر Stripe.

هل تريد تحصيل رسوم لمرة واحدة لصف أو مخيم أو دورة بدلاً من ذلك؟ تتيح رسوم البرامج للناس أن يدفعوا كاملاً أو على 2 إلى 4 أقساط شهرية، يُخصم كل قسط تلقائياً.

قائمة مراجعة

• اختر شهرية أو سنوية، ودوّن ما تغطيه الرسوم.
• استخدم الدفع التلقائي بالبطاقة إلى حساب منظمتك.
• أرسل لكل عضو رابطاً شخصياً، في رسالة خاصة.
• ذكّر مرتين كحد أقصى، ثم توقف.
• أرسل إيصالاً بعد كل دفعة، واجعل التوقف سهلاً.
• فصل التبرعات عن الرسوم.