RSVP करने वाले सभी लोगों को अपने-आप WhatsApp रिमाइंडर कैसे भेजें

तीन हफ़्ते पहले 80 लोगों ने हाँ कहा था। इवेंट वाले दिन 52 लोग ही आए। बाकी लोगों ने जान-बूझकर नहीं आने का फ़ैसला नहीं किया था। वे भूल गए, तारीख़ गड़बड़ा गई, या आपने जगह बदली तो वे पुरानी जगह पहुँच गए।

नो-शो की वजह शायद ही कभी यह होती है कि लोगों को परवाह नहीं। असल वजह वह अंतर है जो उस दिन के बीच होता है जब कोई हाँ कहता है और जिस दिन इवेंट होता है। इसका हल है उन्हें रिमाइंडर भेजना, लेकिन 80 लोगों को एक-एक करके याद दिलाना ऐसा काम है जिसके लिए किसी के पास समय नहीं होता।

हाथ से रिमाइंडर भेजना क्यों नहीं चलता

• ग्रुप चैट में रिमाइंडर सिर्फ़ उन्हीं लोगों तक पहुँचता है जो उस दिन संयोग से स्क्रॉल करते हैं।
• हर मेहमान को ख़ुद मैसेज करना एक शाम ले लेता है, और फिर भी कुछ लोग छूट जाते हैं।
• आप भी भूल जाते हैं। इवेंट से पहले का हफ़्ता सबसे व्यस्त होता है, और रिमाइंडर सबसे पहले छूटता है।
• जब प्लान बदलते हैं, तो सबको दोबारा बताना पड़ता है, और कुछ लोग सिर्फ़ पहला मैसेज ही देख पाते हैं।

जो तरीका काम करता है वह है ऐसा रिमाइंडर जो हर मेहमान को निजी तौर पर, सही समय पर पहुँचे, और इवेंट वाले दिन आपको कुछ न करना पड़े।

WhatsApp पर MsgOrb से यह कैसे करें

जब मेहमान आपके MsgOrb लिंक से RSVP करते हैं, तो MsgOrb को पता चल जाता है कि कौन आ रहा है। इसलिए वह हर किसी को सही समय पर सही मैसेज WhatsApp पर भेज सकता है, और सिर्फ़ उन्हीं को।

1. अपना इवेंट खोलें

RSVP और चेक-इन पर जाएँ और अपना इवेंट खोलें। (नए हैं? नया इवेंट पर क्लिक करें, तारीख़, शुरू होने का समय और जगह भरें, और उपस्थिति जुटाना शुरू करें पर क्लिक करें। फिर RSVP लिंक शेयर करें।)

2. स्वचालित WhatsApp मैसेज वाला कार्ड ढूँढें

इवेंट के पेज पर स्वचालित WhatsApp मैसेज कार्ड में वे सारे मैसेज दिखते हैं जो MsgOrb RSVP के बाद आपके मेहमानों को भेज सकता है। हर मैसेज आपके इवेंट की जानकारी से अपने-आप भरा होता है, इसलिए आपको कुछ टाइप नहीं करना पड़ता।

3. जो मैसेज चाहिए उन्हें चालू करें

कार्ड में यह सब है:

• एंट्री पास। जब कोई मेहमान RSVP करता है, तब उसका निजी एंट्री पास भेजा जाता है। यह डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है।
• हेडकाउंट चेक। कार्यक्रम से 2 से 14 दिन पहले, सुबह 10:00 बजे भेजा जाता है। मेहमान YES या NO लिखकर जवाब देते हैं, और NO लिखने पर उन्हें तुरंत मेहमान सूची से हटा दिया जाता है।
• रिमाइंडर। कार्यक्रम से 1 से 7 दिन पहले, सुबह 10:00 बजे, तारीख, समय और स्थान के साथ भेजा जाता है।
• दिन-विशेष की जानकारी। कार्यक्रम के दिन, आपके चुने हुए समय पर भेजा जाता है, जिसमें शुरुआत का समय, पता और आपके लिखे होस्ट का संपर्क शामिल होता है।
• समय-सारणी में बदलाव। तारीख, समय या स्थान बदलने पर इसका इस्तेमाल होता है।

जिन संदेशों की आपको ज़रूरत है, उन्हें चालू करें, समय चुनें, और Save messages पर क्लिक करें। बस इतना ही। अब ये अपने-आप चलेंगे।

ज़्यादातर कार्यक्रमों के लिए एक अच्छी शुरुआत यह है: एक दिन पहले रिमाइंडर, और शुरू होने से कुछ घंटे पहले दिन-विशेष की जानकारी।

4. कुछ बदले तो एक क्लिक में सबको बताएं

स्थान में बाढ़ आ गई। शुरुआत का समय बदल गया। कार्यक्रम का विवरण खोलें, बदलाव करें, और सेव करते समय आपको एक बॉक्स दिखेगा जिससे आप आने वाले मेहमानों को WhatsApp पर नई तारीख, समय या स्थान की सूचना दे सकते हैं। उसे चिह्नित रहने दें, सेव करें, और आने वाले हर मेहमान को अपडेट मिल जाएगा।

5. संदेश एक बार जोड़ें

ये रिमाइंडर उन लोगों तक पहुंचते हैं जिन्होंने शायद हाल में आपको संदेश न भेजा हो, इसलिए इनमें Meta द्वारा पहले से मंज़ूर किए गए मैसेज टेम्पलेट इस्तेमाल होते हैं। यह आपको एक बार सेट करना होगा:

1. Templates पर जाएं, Built-In Library पर क्लिक करें और RSVP चुनें।
2. जिनकी आपको ज़रूरत है उन्हें चिह्नित करें (RSVP Event Reminder, RSVP Headcount Check, RSVP Day-Of Details, RSVP Schedule Change) और उन्हें एक साथ Meta को भेजें।
3. इनमें से हर एक का with Picture वाला संस्करण भी है, जिसमें आपका इवेंट फ़्लायर सबसे ऊपर लगता है और Open entry pass बटन जुड़ता है।

अनुमोदन में आमतौर पर 15 से 30 मिनट लगते हैं। एक बार वे स्वीकृत हो जाएँ, तो आपके बनाए हर इवेंट में वे अपने-आप इस्तेमाल होते हैं, और हर कार्ड पर उनके आगे Ready दिखता है।

आपके मेहमानों को क्या मिलता है

इवेंट से एक दिन पहले, हर मेहमान को यह उसके अपने नाम के साथ निजी तौर पर मिलता है:

नमस्ते Sarah, Neighborhood Fall Festival के लिए एक रिमाइंडर, जिसके लिए आपने RSVP (आने की पुष्टि) की थी।

📅 शनिवार, 25 अक्टूबर
🕒 दोपहर 2:00 बजे
📍 Maple Street Community Center

क्या आप अब भी आ रही हैं, यह पक्का करने के लिए YES लिखकर जवाब दें। आपका एंट्री पास नीचे एक टैप की दूरी पर है।

और इवेंट की सुबह:

नमस्ते Sarah, आज के Neighborhood Fall Festival का विवरण।

🕒 दोपहर 2:00 बजे
📍 Maple Street Community Center
👤 होस्ट संपर्क: Denise, 469-555-0142

दरवाज़े पर अपना एंट्री पास दिखाएँ। रास्ता चाहिए तो HELP लिखकर जवाब दें।

Sarah को समय या पता ढूँढने के लिए चैट में नहीं खोजना पड़ता। सब कुछ एक ही मैसेज में है, और उनका पास एक टैप की दूरी पर है।

कुछ बातें जो इसे सहज रखती हैं

• इन्हें सिर्फ़ वही मेहमान पाते हैं जो आ रहे हैं। जिन लोगों ने कहा है कि वे नहीं आ पाएँगे, उन्हें कुछ नहीं भेजा जाता।
• हर मेहमान को हर मैसेज एक बार ही जाता है। किसी को एक ही रिमाइंडर दो बार नहीं मिलता।
• जिसने STOP लिखा है, उसे ये कभी नहीं मिलते।
• जवाब आपके पास लौटते हैं। अगर कोई रिमाइंडर का जवाब सवाल के साथ देता है, तो वह आपके MsgOrb Inbox में आता है।

आपके लिए क्या बदलता है

अपने इवेंट वाले हफ़्ते की कल्पना कीजिए। आप वेन्यू, खाने और स्वयंसेवकों में व्यस्त हैं। आपने एक भी रिमाइंडर नहीं भेजा, और भेजने की ज़रूरत भी नहीं है। शुक्रवार सुबह 10:00 बजे, हर मेहमान को उसका रिमाइंडर मिल जाता है। शनिवार सुबह उन्हें समय, पता और किससे संपर्क करना है, यह मिलता है। जब शुरुआत का समय बदला, तो एक चेकबॉक्स से सबको खबर पहुँच गई।

• कम नो-शो, क्योंकि लोगों को ठीक उसी समय याद दिलाया जाता है जब यह मायने रखता है।
• कोई रिमाइंडर वाली रात नहीं। आप इसे एक बार सेट करते हैं, और उसके बाद हर इवेंट के लिए यह चलता रहता है।
• बदलाव सभी तक पहुँचते हैं, सिर्फ़ उन लोगों तक नहीं जो ग्रुप चैट स्क्रॉल करते हैं।
• आपके मेहमानों को लगता है कि उनका ख़याल रखा जा रहा है। उनके नाम और उनके पास के साथ आया एक निजी मैसेज, ग्रुप पोस्ट से बिल्कुल अलग महसूस होता है।

एक बार सेट करें और भूल जाएँ

आपके मेहमानों ने हाँ कह दी है। अब उनके लिए आना आसान बनाएँ। रिमाइंडर एक बार चालू करें, और उसके बाद हर इवेंट के लिए MsgOrb संभाल लेगा। आप इसे मुफ़्त में www.msgorb.com पर आज़मा सकते हैं।