किसी भी आयोजन की योजना बनाना तब और मुश्किल हो जाता है जब यह पता न हो कि वास्तव में कितने लोग आएँगे। छपी हुई रिप्लाई पर्चियाँ खो जाती हैं, ऑनलाइन फ़ॉर्म भरे नहीं जाते, और लोगों को एक-एक करके फ़ोन करना कुछ ही संपर्कों से आगे नहीं जाता। इसलिए ज़्यादातर आयोजक या तो ज़रूरत से ज़्यादा तैयारी कर लेते हैं, या कम तैयारी करते हैं, या आयोजन से पहले के दिन चिंता में अनुमान लगाते रहते हैं, और फिर भी गलत साबित होते हैं।
MsgOrb आने की पुष्टि को एक ही WhatsApp मैसेज में बदल देता है। आप सही ग्रुप में एक अनुरोध भेजते हैं, सदस्य YES जैसा एक सरल शब्द लिखकर जवाब देते हैं, और हर पुष्टि अपने-आप इकट्ठी होकर गिन ली जाती है। चूँकि यह WhatsApp के अंदर होता है, इसलिए जवाब की दर ईमेल या कागज़ी तरीकों से कहीं ज़्यादा होती है। लोग उसी चैट से जवाब देते हैं जिसमें उन्होंने मैसेज पढ़ा है, और यह कुछ ही सेकंड में हो जाता है।
WhatsApp पर RSVP फ़ॉर्म और फ़ोन कॉल से बेहतर क्यों है
सबसे अच्छा पुष्टि का तरीका वही है जिसे लोग सच में इस्तेमाल करें। किसी बाहरी फ़ॉर्म का लिंक अड़चन डालता है: एक टैप, पेज लोड होना, कई फ़ील्ड भरना। इसलिए बहुत से लोग बीच में ही छोड़ देते हैं। फ़ोन कॉल में आपका और उनका, दोनों का समय लगता है। जो चैट पहले से खुली है, उसमें YES लिख देना लगभग कुछ भी माँगता नहीं, और इसी वजह से यह तरीका काम करता है।
MsgOrb अनुरोध को आधिकारिक WhatsApp Business Platform के ज़रिए, आपकी अपनी संस्था के नंबर से भेजता है। इससे संदेश भरोसेमंद लगता है और सही तरीके से पहुँचता है। सदस्यों को कोई ऐप इंस्टॉल नहीं करना पड़ता और कोई अकाउंट नहीं बनाना पड़ता।
उपस्थिति कैसे ट्रैक होती है
पुष्टि उसी वर्कफ़्लो में बनी है जिसे आप रिमाइंडर के लिए इस्तेमाल करते हैं। इसलिए आप इवेंट की घोषणा वाले संदेश के साथ ही RSVP माँग सकते हैं।
अनुरोध भेजें
कोई ग्रुप और ऐसा टेम्पलेट चुनें जो सदस्यों से पुष्टि माँगे। यह किसी सेवा, अभिभावक-शिक्षक बैठक, आउटरीच दिवस या किसी भी प्रोग्राम के लिए हो सकता है।
सदस्य एक टैप में जवाब दें
YES या CONFIRM जैसा छोटा जवाब उनकी उपस्थिति दर्ज कर देता है। कोई फ़ॉर्म नहीं, कोई लिंक नहीं, कोई लॉगिन नहीं।
गिनती बढ़ते हुए देखें
पुष्टियाँ आपके लिए इकट्ठी होती रहती हैं, इसलिए दिन से पहले आपके पास अनुमानित उपस्थिति की लाइव तस्वीर रहती है।
पुष्टियों से बेहतर लॉजिस्टिक्स बनाएँ
जब आपको पता होता है कि कौन आ रहा है, तो आगे का सारा काम आसान हो जाता है। उपस्थित व्यवस्थापक सही संख्या में कुर्सियाँ लगवा सकते हैं, केटरर सही मात्रा में सामान मँगवा सकते हैं, और आयोजक उन लोगों को व्यक्तिगत रूप से याद दिला सकते हैं जिन्होंने अभी तक जवाब नहीं दिया। हर जवाब 24 घंटे की बातचीत की विंडो खोलता है, इसलिए आप अपनी संस्था के नंबर से सीधे सवालों के जवाब भी दे सकते हैं, जैसे खान-पान की ज़रूरतें, रास्ता, या साथ आने वाले मेहमान।
नियमित इवेंट्स के लिए उपस्थिति का डेटा समय के साथ जमा होता है। इससे आपको आम उपस्थिति का यथार्थ अंदाज़ा मिलता है, और आगे की योजना अंदाज़े के बजाय तथ्यों पर बनती है।
पुष्टि के अनुरोध जिनका लोग सच में जवाब देते हैं
पुष्टि अनुरोध के शब्द चुपचाप तय करते हैं कि कितने लोग जवाब देंगे। केवल इवेंट की घोषणा करने वाला धुंधला संदेश जवाब को बुलाता ही नहीं; साफ़ माँग, जैसे “आने की पुष्टि के लिए YES लिखें”, सदस्य को एक स्पष्ट और आसान काम देती है। MsgOrb के टेम्पलेट इसी एक, असंदिग्ध निर्देश के आसपास लिखे गए हैं, ताकि जवाब देने के लिए सोचना न पड़े।
अनुरोध को एक ही काम तक सीमित रखने से आपके नतीजे भी साफ़ रहते हैं। जब सब एक ही शब्द से जवाब देते हैं, तो गिनती आसान होती है और यह भ्रम नहीं रहता कि कौन पुष्ट है। अगर हाँ या ना से ज़्यादा कुछ चाहिए, जैसे सत्र का चुनाव या भोजन की पसंद, तो पहले संदेश में सारे विकल्प ठूँसने के बजाय पुष्टि के बाद बातचीत की विंडो में एक छोटा सवाल पूछा जा सकता है। इससे गिनती गड़बड़ नहीं होती।
समय भी मायने रखता है। पुष्टि का अनुरोध रिमाइंडर के साथ, उस घंटे पर भेजा गया जब आपके दर्शक सबसे आसानी से पहुँच में हों, किसी शुरुआती घोषणा में दबे अनुरोध से लगातार बेहतर परिणाम देता है। चूँकि MsgOrb यह अनुरोध आपके लिए शेड्यूल करता है, आप इसे उस क्षण भेज सकते हैं जब लोग सबसे ज़्यादा जवाब देने वाले हों, और पूरे ग्रुप को परेशान किए बिना, जिन्होंने जवाब नहीं दिया उन्हें हल्का-सा याद दिला सकते हैं।