दरवाज़े 6 बजे खुलते हैं. 6:05 बजे तक पार्किंग लॉट तक लाइन लग जाती है. एक वॉलंटियर के पास क्लिपबोर्ड है, दूसरे के पास छोटे फ़ॉन्ट में छपी सूची, और हर मेहमान से एक ही सवाल पूछा जाता है: "माफ़ कीजिए, उपनाम क्या था?"

दरवाज़ा ही वह जगह है जहाँ महसूस होता है कि इवेंट व्यवस्थित है या नहीं. यह भी वह जगह है जहाँ ज़्यादातर इवेंट अब भी कागज़ पर चलते हैं.

कागज़ की सूची सब कुछ धीमा क्यों कर देती है

छपी हुई सूची में खोजना समय लेता है, और हर "K है या C?" पर लाइन लंबी होती जाती है.
सूची एक ही व्यक्ति के पास हो सकती है, इसलिए आप दूसरी लाइन नहीं खोल सकते.
जिन्होंने योजना बदल दी है वे अब भी उसमें हैं, और नई RSVP (आने की पुष्टियाँ) उसमें नहीं हैं.
बाद में कोई रिकॉर्ड नहीं रहता कि असल में कौन आया.
लैपटॉप पर एक साझा स्प्रेडशीट का मतलब है किसी को लैपटॉप की निगरानी करनी पड़ती है, और उसमें सबके फ़ोन नंबर दिखते हैं.

आप चाहते हैं कि हर मेहमान अपना एंट्री पास अपने फ़ोन पर रखे, और आपकी डोर टीम अपने फ़ोन से उसे एक सेकंड में चेक-इन कर सके.

WhatsApp पर MsgOrb से यह कैसे करें

जब मेहमान MsgOrb के ज़रिए आपके इवेंट के लिए RSVP (आने की पुष्टि) करते हैं, तो हर एक को WhatsApp पर QR कोड वाला निजी एंट्री पास मिलता है. इवेंट के दिन, आपकी डोर टीम एक डोर लिंक इस्तेमाल करती है जो उनके फ़ोन को स्कैनर बना देता है. कोई ऐप इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं, कोई लॉगिन नहीं और कोई लैपटॉप नहीं.

1. इवेंट सेट करें और RSVP लिंक शेयर करें

RSVP और चेक-इन खोलें, नया इवेंट पर क्लिक करें, तारीख, शुरू होने का समय और जगह भरें, और हैडकाउंट जमा करना शुरू करें पर क्लिक करें. RSVP लिंक WhatsApp पर शेयर करें. जो भी मेहमान RSVP करता है, उसे QR कोड और K7Q2-XB9M जैसे 8 अक्षरों वाले कोड के साथ अपना एंट्री पास मिलता है.

2. अपनी डोर टीम को डोर लिंक भेजें

इवेंट के पेज पर डोर चेक-इन सेक्शन खोजें. डोर लिंक सीधे अपने वॉलंटियर्स को भेजने के लिए WhatsApp पर भेजें पर क्लिक करें, या कहीं भी पेस्ट करने के लिए लिंक कॉपी करें पर क्लिक करें.

इसे दरवाज़े पर काम करने वाले हर व्यक्ति को भेजें. वे सभी एक ही समय पर एक ही लिंक इस्तेमाल कर सकते हैं, इसलिए भीड़ बढ़ने पर आप दो या तीन लाइनें खोल सकते हैं.

3. इवेंट के दिन: स्कैन करें

हर वॉलंटियर अपने फ़ोन पर डोर लिंक खोलता है और स्कैनिंग शुरू करें पर टैप करता है. जब फ़ोन पूछे तो वे कैमरा की अनुमति देते हैं. फिर हर मेहमान के लिए:

मेहमान अपने WhatsApp मैसेज में एंट्री पास खोलें बटन से अपना पास खोलता है.
वॉलंटियर कैमरा QR कोड की ओर करता है.
नतीजा दिखता है, और वॉलंटियर अगला स्कैन करें पर टैप करता है.

रंगों का मतलब यह है:

हरा, मेहमान का नाम और साथ आने वालों की संख्या के साथ: उन्हें अंदर आने दें.
लाल, पहले ही चेक-इन हो चुका, समय के साथ: यह पास पहले इस्तेमाल हो चुका है. होस्ट से जाँच करें.
लाल, कहा कि वे नहीं आ सकते: मेहमान ने अपना जवाब बदल दिया है. होस्ट से जाँच करें.
लाल, सूची में नहीं: यह पास इस इवेंट के लिए नहीं है.

हर पास एक बार ही काम करता है, इसलिए स्क्रीनशॉट शेयर करके ज़्यादा लोगों को अंदर नहीं लाया जा सकता.

4. जब कैमरा साथ न दे

तेज़ धूप, टूटी स्क्रीन, पुराना फ़ोन: ऐसा होता है. इसके बजाय कोड टाइप करें पर टैप करें, मेहमान के QR के नीचे छपा 8 अक्षरों का कोड डालें (डैश और बड़े अक्षरों से फ़र्क नहीं पड़ता) और चेक करें पर टैप करें.

5. अपने डैशबोर्ड से छोटी समस्याएँ ठीक करें

किसी मेहमान ने अपना पास खो दिया? उसे गेस्ट लिस्ट में खोजें और पास लिंक से उसे फिर से भेजें.
किसी का चेक-इन गलती से हो गया? चेक-इन पूर्ववत करें इस्तेमाल करें और उनका पास फिर से काम करेगा.
डोर लिंक बहुत ज़्यादा शेयर हो गया? लिंक बदलें पर क्लिक करें. पुराना लिंक तुरंत काम करना बंद कर देता है. नया लिंक अपनी टीम को भेजें.

डोर लिंक इवेंट के अगले दिन खुद बंद हो जाता है.

आपके मेहमानों को क्या मिलता है

RSVP करने के तुरंत बाद, हर मेहमान को WhatsApp पर निजी तौर पर अपने नाम के साथ अपना पास मिलता है:

Hi David, your RSVP for Holiday Open House is confirmed for 3.
📅 Saturday, December 13
🕒 6:00 PM
📍 Oak Hill Community Hall
Tap Open entry pass below and show your pass at the door. You can change your answer on the same page.

उस रात डेविड को अपना नाम स्पेल करना नहीं पड़ता. वह मैसेज खोलता है, एंट्री पास खोलें पर टैप करता है, अपना फ़ोन दिखाता है, और अपने परिवार के साथ अंदर चला जाता है.

आपकी डोर टीम क्या देखती है (और क्या नहीं)

डोर लिंक वॉलंटियर्स के लिए बनाया गया है:

वे पास स्कैन कर सकते हैं या टाइप किया गया कोड चेक कर सकते हैं, और उस स्कैन के लिए मेहमान का नाम और साथ आने वालों की संख्या देख सकते हैं.
वे पूरी गेस्ट लिस्ट या किसी का फ़ोन नंबर नहीं देख सकते, आपका अकाउंट नहीं खोल सकते, या किसी का RSVP नहीं बदल सकते.

इसलिए आप यह काम यूथ टीम के किसी टीनएजर या पहली बार वॉलंटियर कर रहे व्यक्ति को सौंप सकते हैं, बिना अपनी गेस्ट लिस्ट सौंपे.

आपके लिए क्या बदलता है

फिर से 6:05 बजे की कल्पना करें. तीन वॉलंटियर एक साथ स्कैन कर रहे हैं. हर मेहमान पर कुछ सेकंड लगते हैं. 6:15 बजे तक लाइन खत्म हो जाती है. इस बीच, आपके डैशबोर्ड पर आ चुके की संख्या बढ़ती जाती है जैसे-जैसे लोग अंदर आते हैं, और नहीं आए फ़िल्टर दिखाता है कि कौन अभी रास्ते में है.

छोटी लाइनें, क्योंकि स्कैन करना सूची में खोजने से तेज़ है.
ज़रूरत पड़ने पर और लाइनें, क्योंकि हर वॉलंटियर का फ़ोन एक स्कैनर है.
कोई एक ही पास से दो बार अंदर नहीं आ सकता.
आपकी गेस्ट लिस्ट निजी रहती है.
आपको पता चलता है कि असल में कौन आया, जिससे अगला इवेंट प्लान करने में मदद मिलती है.

अपने अगले इवेंट में दरवाज़े को सबसे आसान हिस्सा बनाएँ

हर मेहमान को WhatsApp पर अपना पास रखने दें, और अपनी टीम को उनकी जेब में पहले से मौजूद फ़ोन से उन्हें चेक-इन करने दें. आप www.msgorb.com पर MsgOrb मुफ़्त आज़मा सकते हैं.

WhatsApp एंट्री पास से दरवाज़े पर मेहमानों का चेक-इन कैसे करें