Você envia o comunicado na segunda-feira. Na terça, já respondeu "A que horas?" onze vezes, "Onde fica?" sete vezes e "Tem estacionamento?" cinco vezes. Às 23h alguém pergunta o que vestir.

Todas as respostas já estavam no comunicado. As pessoas nem sempre leem até o fim, e perguntar é mais fácil. Tudo bem. Só não deveria ser sua função responder as mesmas cinco perguntas, uma por uma, durante a semana inteira, do seu próprio celular.

Por que responder manualmente desgasta tanto

As mesmas perguntas chegam em ondas, logo depois de cada comunicado.
Elas chegam a qualquer hora, e uma pergunta sem resposta pode virar uma falta.
Copiar e colar só ajuda até certo ponto. Você ainda precisa abrir cada conversa e responder.
Se a tarefa for dividida, cada pessoa responde de um jeito, e alguém acaba passando o horário antigo.

O que você quer é que as perguntas mais comuns se respondam sozinhas, com as suas palavras, enquanto as perguntas de verdade continuam chegando a uma pessoa.

Como fazer isso com o MsgOrb no WhatsApp

Ao criar um comunicado no MsgOrb, existe uma seção chamada Respostas automáticas inteligentes. Você ativa as perguntas que espera receber, digita sua resposta uma única vez, e o MsgOrb envia essa resposta sempre que alguém responde ao seu comunicado com aquela pergunta.

Nada é inventado e nada é adivinhado. O MsgOrb envia apenas as respostas que você escreveu, palavra por palavra.

1. Crie o seu comunicado

Abra o criador de campanhas em Automações (por exemplo, Organização para uma igreja, escola ou clube, ou Eventos para um evento), escolha o grupo e escreva seu comunicado ou selecione o modelo aprovado.

2. Vá até a seção 4, Respostas automáticas inteligentes

A seção 4 é uma lista de chaves, uma para cada pergunta comum:

Respostas sobre horário / data: "A que horas?" Você digita o horário e a data.
Respostas sobre local / endereço: "Onde?" Você digita o local ou um link.
Dados do organizador: "Com quem falo?" Você digita um nome e um número.
Confirmação de presença (RSVP): "Vou comparecer". Nada para digitar.
Confirmação de saudações: "Olá", "Bom dia" e outras saudações. Nada para digitar.
Código de vestimenta: "O que devo vestir?" Você digita o código de vestimenta.
Estacionamento / Como chegar: "Onde estaciono?" Você digita as informações sobre o estacionamento.
Custo / Preço do ingresso: "Quanto custa?" Você digita o custo.
Programação / Agenda: "Qual é a programação?" Você digita o resumo.

3. Ative as que você precisa e digite suas respostas

Escreva cada resposta como falaria com um amigo. Por exemplo, para o estacionamento: "Estacione no pátio norte, na Rua Elm. O estacionamento extra fica do outro lado da rua, na biblioteca." Para o código de vestimenta: "Esporte fino. É ao ar livre, então traga um casaco."

4. Defina por quanto tempo as respostas ficam ativas

Por padrão, as respostas ficam ativas por 24 horas depois que o comunicado chega a cada pessoa. Se você está anunciando um evento com dias de antecedência, defina Parar de responder em para o momento em que o evento terminar, assim as pessoas podem perguntar sobre o horário ou o local durante toda a semana.

5. Teste com você mesmo

Crie um grupo somente com o seu número, envie o comunicado para ele e responda "que horas?" pelo seu celular. A resposta volta em segundos. Agora você sabe exatamente o que as suas pessoas vão ver.

6. Envie

Envie agora ou agende. A partir daí, as perguntas mais comuns se respondem sozinhas.

O que as suas pessoas recebem

Imagine que você organiza uma liga de futebol juvenil e envia os detalhes do início da temporada. Um pai responde:

Onde a gente estaciona?

Alguns segundos depois, o MsgOrb responde, com as suas palavras, a partir do seu número:

Estacione no pátio norte, na Rua Elm. O estacionamento extra fica do outro lado da rua, na biblioteca.

Outro pai pergunta "a que horas começa?" e recebe o horário e a data que você digitou. Alguém mais pergunta: "Minha filha pode trocar de time?" Isso não está na sua lista, então o MsgOrb não inventa uma resposta. Ele envia uma nota curta dizendo que não conseguiu identificar a pergunta (com o seu contato, se você tiver ativado Dados do organizador), e a mensagem fica esperando por você na sua Caixa de entrada.

Bom saber

Só as respostas ao seu comunicado são respondidas, e somente enquanto as respostas estiverem ativas. Depois disso, as mensagens vão para a Caixa de entrada para uma pessoa responder.
"Ok", "obrigado" e um joinha nunca recebem resposta automática, porque não são perguntas.
O que ele não reconhece chega até você. A pessoa recebe uma resposta curta de espera, e a mensagem fica na sua Caixa de entrada. Você continua no controle das conversas reais.
Mantenha cada resposta curta. Uma ou duas frases com o detalhe que as pessoas precisam. Se a resposta for longa, como uma programação completa, inclua os pontos principais e acrescente "Detalhes completos no panfleto."
A maioria das respostas não tem custo de envio. Quando alguém escreve para você, o WhatsApp abre uma janela de 24 horas em que você pode responder sem usar um modelo, e a Meta inclui 1.000 dessas respostas gratuitas por mês para cada número de WhatsApp. Depois disso, cada resposta é cobrada pela tarifa de Utilidade da Meta, bem abaixo de um centavo de dólar nos EUA.

O que muda para você

Imagine a semana depois do seu próximo comunicado. O celular ainda vibra, mas a maioria dessas notificações já está respondida: horário, local, estacionamento, código de vestimenta, custo. O que sobra na sua Caixa de entrada são as perguntas que realmente precisam de você.

As pessoas recebem respostas na hora, às 23h ou às 6h, então menos gente desiste e fica em casa.
Todos recebem a mesma resposta correta, porque você a escreveu uma vez.
Você recupera as suas noites.
Sua equipe deixa de copiar e colar. Voluntários e funcionários podem se concentrar nas perguntas que exigem uma pessoa.

Deixe as perguntas mais comuns se responderem sozinhas

Escreva suas respostas uma única vez, ative-as e deixe o MsgOrb cuidar das perguntas "A que horas?" e "Onde estaciono?" no WhatsApp. Você pode testar gratuitamente em www.msgorb.com.

Como responder automaticamente "A que horas começa?" e "Onde eu estaciono?" no WhatsApp