Há três semanas, 80 pessoas disseram que iriam. No dia, 52 aparecem. As outras não quiseram faltar. Esqueceram, confundiram a data ou foram ao endereço antigo depois que você mudou o local.

Faltas raramente acontecem porque as pessoas não se importam. Acontecem na distância entre o dia em que alguém diz que vai e o dia do evento. A solução é lembrar essas pessoas, mas mandar lembrete para 80 pessoas uma por uma é uma tarefa que ninguém tem tempo para fazer.

Por que lembrar as pessoas manualmente não funciona

Um lembrete no grupo chega apenas às pessoas que, por acaso, olham o grupo naquele dia.
Mandar mensagem para cada convidado leva uma noite inteira, e mesmo assim você deixa alguns de fora.
Você também esquece. A semana antes do evento é a mais corrida, e o lembrete é a primeira coisa a ficar para trás.
Quando os planos mudam, você precisa avisar todo mundo de novo, e algumas pessoas só veem a primeira mensagem.

O que funciona é um lembrete que chega a cada convidado em particular, na hora certa, sem que você precise fazer nada no dia.

Como fazer isso com o MsgOrb no WhatsApp

Quando os convidados confirmam presença pelo seu link do MsgOrb, o MsgOrb sabe quem vai. Isso significa que ele pode enviar a cada um a mensagem certa, na hora certa, pelo WhatsApp, e só para eles.

1. Abra seu evento

Vá em RSVP & Check-in e abra seu evento. (Se é a primeira vez, clique em New event, preencha a data, o horário de início e o local, e clique em Start collecting headcount. Depois, compartilhe o link de confirmação de presença.)

2. Encontre o cartão de mensagens automáticas do WhatsApp

Na página do evento, o cartão Automatic WhatsApp messages lista todas as mensagens que o MsgOrb pode enviar aos convidados depois que confirmam presença. Cada uma é preenchida com os dados do seu evento, então você não precisa digitar nada.

3. Ative as mensagens que você quer

Veja o que há no cartão:

Entry pass. É enviado quando o convidado confirma presença, com o passe de entrada pessoal dele. Já vem ativado.
Headcount check. É enviado de 2 a 14 dias antes, às 10:00 AM. Os convidados respondem YES ou NO, e um NO os retira da lista na hora.
Reminder. É enviado de 1 a 7 dias antes, às 10:00 AM, com data, horário e local.
Day-of details. É enviado no dia, no horário que você escolher, com o horário de início, o endereço e um contato do anfitrião que você digita.
Schedule change. Usado quando você muda a data, o horário ou o local.

Ative as que quiser, escolha o momento de envio e clique em Save messages. Pronto. Elas passam a funcionar sozinhas.

Um bom ponto de partida para a maioria dos eventos: um Reminder no dia anterior e Day-of details algumas horas antes do início.

4. Se algo mudar, avise todo mundo com um clique

A área alaga. O horário de início muda. Abra os detalhes do evento, faça a alteração e, ao salvar, você verá uma caixa para avisar os convidados que vão sobre a nova data, horário ou local pelo WhatsApp. Deixe marcada, salve, e cada convidado confirmado recebe a atualização.

5. Cadastre as mensagens uma única vez

Esses lembretes chegam a pessoas que podem não ter falado com você recentemente, por isso usam modelos de mensagem que a Meta aprova antes. Você configura isso uma vez só:

Vá em Templates, clique em Built-In Library e escolha RSVP.
Marque as que precisa (RSVP Event Reminder, RSVP Headcount Check, RSVP Day-Of Details, RSVP Schedule Change) e envie todas juntas para a Meta.
Cada uma também tem uma versão with Picture, que coloca o cartaz do seu evento no topo e adiciona um botão Open entry pass.

A aprovação costuma levar de 15 a 30 minutos. Depois de aprovadas, todo evento que você criar as usa automaticamente, e o cartão mostra Ready ao lado de cada uma.

O que seus convidados recebem

No dia anterior ao evento, cada convidado recebe isto em particular, com o próprio nome:

Oi Sarah, um lembrete sobre o Neighborhood Fall Festival, para o qual você confirmou presença.
📅 Sábado, 25 de outubro
🕒 14h00
📍 Maple Street Community Center
Responda YES para confirmar que ainda vai. Seu passe de entrada está a um toque, logo abaixo.

E na manhã do evento:

Oi Sarah, os detalhes do Neighborhood Fall Festival de hoje.
🕒 14h00
📍 Maple Street Community Center
👤 Contato do anfitrião: Denise, 469-555-0142
Mostre seu passe de entrada na porta. Responda HELP se precisar de orientação para chegar.

A Sarah não precisa procurar horário ou endereço no meio de um grupo. Está tudo numa mensagem só, com o passe a um toque de distância.

Algumas coisas que mantêm o envio cordial

Só recebem os convidados que vão. Quem disse que não pode ir fica de fora.
Cada mensagem é enviada uma vez por convidado. Ninguém recebe o mesmo lembrete duas vezes.
Quem respondeu STOP nunca recebe.
As respostas chegam até você. Se alguém responder a um lembrete com uma pergunta, ela cai na sua Inbox do MsgOrb.

O que muda para você

Imagine a semana do seu evento. Você está ocupado com o local, a comida e os voluntários. Não enviou nenhum lembrete e não precisa enviar. Na sexta-feira às 10:00 AM, cada convidado recebe o lembrete. Na manhã do sábado, recebem o horário, o endereço e quem procurar. Quando o horário de início mudou, todos ficaram sabendo com uma única caixa marcada.

Menos faltas, porque as pessoas são lembradas no momento em que isso importa.
Nenhuma noite de lembretes. Você configura uma vez, e isso funciona em todos os eventos seguintes.
As mudanças chegam a todos, não só a quem olha o grupo.
Seus convidados se sentem cuidados. Uma mensagem pessoal, com o nome e o passe deles, é muito diferente de uma publicação em grupo.

Configure uma vez e esqueça

Seus convidados disseram que iriam. Facilite a presença deles. Ative os lembretes uma vez, e o MsgOrb cuida de todos os eventos seguintes. Você pode testar grátis em www.msgorb.com.

Como enviar lembretes automáticos no WhatsApp para todos que confirmaram presença