Um guia para tesoureiros com mensalidades que se cobram sozinhas: mensais ou anuais, pagamentos automáticos com cartão, links de pagamento pessoais no WhatsApp, lembretes gentis e taxas justas.

Pergunte a qualquer tesoureiro de clube qual é a parte mais difícil do trabalho, e a resposta raramente é a contabilidade. É a cobrança. O mesmo lembrete no grupo todo mês. Transferências sem nome. Uma planilha com quem está em atraso. E a mensagem constrangedora para um amigo sobre os US$ 20 que ele ainda deve.

Se seus membros já falam com você pelo WhatsApp, esse também é o melhor lugar para cobrar as mensalidades. Este guia mostra como configurar as mensalidades para que elas se cobrem sozinhas, quanto custa e como manter isso justo para os membros.

Passo 1: defina o valor e a periodicidade

A maioria dos grupos escolhe um de dois modelos:

Mensalidades funcionam bem para clubes que se reúnem toda semana, como grupos de corrida, corais e times esportivos. Valores menores são mais fáceis para os membros, e novos membros podem entrar a qualquer momento.
Anuidades funcionam bem para associações, grupos de ex-alunos e núcleos profissionais, em que a filiação é renovada uma vez por ano.

Escreva exatamente o que a mensalidade cobre. "Filiação: US$ 20 por mês, inclui treinos, inscrições em corridas e o jantar de encerramento da temporada" é muito mais fácil de pagar do que "as mensalidades estão vencidas".

Passo 2: use pagamentos automáticos, não lembretes

A mudança mais importante que você pode fazer é parar de pedir que os membros paguem todo mês e, em vez disso, deixar que paguem uma vez e sejam cobrados automaticamente depois. É assim que academias e serviços de streaming funcionam, e isso elimina quase toda a cobrança.

A forma usual de fazer isso é uma assinatura no cartão por meio de um processador de pagamentos, como o Stripe. O membro informa o cartão uma vez, e a cobrança acontece no mesmo dia de cada mês ou ano. Ele recebe um recibo a cada cobrança e pode cancelar quando quiser.

Algumas regras mantêm isso justo:

Mostre o valor total antes do pagamento, incluindo eventuais taxas.
Envie um recibo após cada cobrança, para que ninguém se surpreenda com o extrato do banco.
Facilite o cancelamento. Um membro que queira sair deve conseguir fazê-lo sozinho, sem uma conversa constrangedora.
Mantenha o dinheiro na conta da sua própria organização, para que o tesoureiro veja todos os pagamentos e repasses.

Passo 3: envie a cada membro um link pessoal

Publicar um único link de pagamento no grupo funciona, mas dificulta saber quem pagou. Um link pessoal para cada membro, com nome e número já preenchidos, faz com que cada pagamento seja associado automaticamente a uma pessoa. Chega de transferências sem nenhuma referência.

Envie o link em uma mensagem privada no WhatsApp, e não no grupo. As pessoas tendem a agir mais quando a mensagem é dirigida a elas, e a situação de pagamento de ninguém fica exposta.

Passo 4: lembre com gentileza e depois pare

Alguns membros não vão aderir na primeira mensagem. Um ou dois lembretes amigáveis são adequados. Mais do que isso começa a parecer pressão. Um bom padrão é um lembrete alguns dias depois da primeira mensagem e outro uma semana depois, e então nada mais. Quem pedir para você parar de enviar mensagens nunca deve voltar a receber nenhuma.

Passo 5: lide com cartões recusados sem drama

Cartões vencem e são substituídos. Quando uma renovação falha, o membro deve receber uma mensagem curta e privada com um link para atualizar o cartão. Assim que fizer isso, as mensalidades em atraso podem ser pagas com o novo cartão. O tesoureiro não precisa se envolver de forma alguma.

Quanto custa

Pagamentos com cartão sempre geram uma taxa de processamento cobrada pelo processador de pagamentos. Muitas ferramentas também acrescentam a própria taxa. Dois pontos para observar:

Quem paga a taxa. Algumas ferramentas a descontam das suas mensalidades. Outras a acrescentam por cima, de modo que o membro paga a taxa e sua organização recebe o valor integral, descontada apenas a taxa do processador.
Para onde vai o dinheiro. Prefira ferramentas que paguem na conta da sua própria organização, em vez de reter o dinheiro e repassá-lo a você depois.

Mensalidades não são doações

Uma distinção importante: a mensalidade é o pagamento pela filiação. Doações, dízimos e ofertas são outra coisa. Em geral, exigem recibos de contribuição para fins fiscais, e pedir doações pelo WhatsApp segue regras diferentes. Mantenha os dois separados e use uma plataforma de contribuições para as doações.

Como a MsgOrb faz

A Membership Dues da MsgOrb segue os passos acima pelo WhatsApp:

Você cria um plano de mensalidades com um valor, mensal ou anual, e escolhe o grupo do WhatsApp ao qual ele pertence.
Enviar ao grupo envia a cada membro o próprio link de pagamento em uma mensagem privada no WhatsApp.
Os membros pagam o primeiro mês ou ano em uma página segura do Stripe, e o cartão é cobrado automaticamente a partir daí, como uma assinatura na conta Stripe da sua própria organização. A MsgOrb nunca retém o dinheiro.
Um recibo chega pelo WhatsApp após cada pagamento. Se um cartão for recusado, o membro recebe um link para atualizá-lo.
Membros que ainda não aderiram recebem um lembrete 3 dias e 7 dias depois, e depois nada mais. Quem respondeu STOP nunca recebe mensagens.
Os membros podem cancelar pela própria página de membro, e as cobranças terminam após o período já pago.

A taxa de reserva é de 2% de cada pagamento mais US$ 0,50, acrescentada por cima e paga pelo membro. Assim, uma mensalidade de US$ 20 fica em US$ 20,90 para o membro. A taxa de processamento de cartão do Stripe é descontada do seu repasse, como em qualquer pagamento pelo Stripe.

Quer cobrar uma taxa única para uma aula, acampamento ou curso? A Program Fees permite que as pessoas paguem à vista ou em 2 a 4 parcelas mensais, cada uma cobrada automaticamente.

Checklist

Escolha mensal ou anual e escreva o que a mensalidade cobre.
Use pagamentos automáticos com cartão na sua própria conta.
Envie a cada membro um link pessoal, em particular.
Lembre no máximo duas vezes e depois pare.
Envie um recibo após cada pagamento e facilite o cancelamento.
Mantenha as doações separadas.

Como cobrar mensalidades de associados pelo WhatsApp sem ficar cobrando ninguém