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Como fazer o Kids Check-in com códigos de retirada enviados pelo WhatsApp
Os dez minutos antes de a sala infantil abrir
A sala infantil abre em cinco minutos, e as crianças pequenas já estão correndo em volta das mesas. Um pai que você nunca viu está parado na mesa com uma criança de três anos, e seu voluntário tenta ler a lista de saída do mês passado, uma folha de papel com a letra de alguém. Duas crianças na sala têm o mesmo primeiro nome. Seu celular vibra com uma mãe perguntando se o filho dela já fez o check-in. Você deveria estar lá dentro com as crianças, não organizando papéis na porta.
Por que o método tradicional deixa a desejar
Uma lista em papel não consegue dizer quem deve levar a criança para casa. Ela mostra um nome e um visto. Assim, quando alguém chega no fim e diz que veio buscar uma criança, seu voluntário precisa tomar uma decisão que não deveria ser dele.
Quando duas crianças compartilham o primeiro nome, a lista fica arriscada. Um adulto diz "vim buscar a Emma", e o voluntário precisa adivinhar qual Emma, ou sair da mesa para te procurar. Enquanto isso, a fila cresce, e ninguém quer ser quem atrasa tudo.
As informações mais importantes, como alergias e cuidados especiais, geralmente ficam numa prancheta que quem está na porta não consegue ver. Os pais também sentem isso. Entregam uma criança pequena e vão embora torcendo para que quem está na mesa saiba exatamente quem pode levá-la para casa.
Como fazer isso com o MsgOrb no WhatsApp
Com o MsgOrb, o check-in na porta, o código de retirada no final e a lista da sala ficam todos em um só lugar, e tudo funciona pelo WhatsApp. Veja como configurar:
- Abra o Kids Check-in, dê um nome ao programa e clique em Criar. Escolha um nome que os pais reconheçam, como Crianças de domingo ou Acampamento de verão. Esta é a página para a qual você voltará toda semana.
- Compartilhe o link de inscrição no WhatsApp. Os pais se inscrevem uma vez com os dados dos filhos, incluindo alergias e observações de cuidado. Depois disso, os dados ficam salvos, então você não precisa coletar as mesmas informações todo domingo.
- Imprima a placa da mesa. Os pais escaneiam com a câmera do celular e enviam Check in pelo WhatsApp. Na mesma conversa, recebem o QR code da família. Não há nada para baixar nem para imprimir em casa. Tudo acontece no aplicativo que eles já têm aberto.
- No dia, clique em Abrir estação de hoje e envie o link da estação aos seus voluntários. Passe o PIN de 6 dígitos pessoalmente, e não num grupo, para que um link encaminhado não sirva a mais ninguém. O link e o PIN deixam de funcionar à meia-noite, então você abre uma nova estação em cada dia de check-in.
- Os voluntários escaneiam o QR code da família, marcam as crianças que estão presentes e tocam em Fazer check-in. Leva alguns segundos por família. A estação mostra o código de retirada de 4 caracteres da família, que o voluntário escreve na etiqueta de cada criança, e o pai recebe o mesmo código no WhatsApp na hora.
- Na retirada, o voluntário digita o código na aba Retirada. Se o código coincidir, a estação lista as crianças vinculadas a ele e elas são liberadas. Se não coincidir, a estação mostra Sem correspondência. Não liberar. Não há adivinhação nem discussão na porta. A regra é a mesma para todos, o que facilita para o voluntário mantê-la.
- Use a aba Sala durante a atividade. Ela lista as crianças que estão na sala naquele momento, agrupadas por idade, com alertas de alergia e cuidados em destaque. Se um pai voltar mais cedo ou outro líder assumir, a informação estará à vista, e não numa prancheta no corredor.
Os pais que escaneiam a placa da mesa recebem as mensagens como respostas, porque enviaram a primeira mensagem para você, e essas respostas contam para as 1.000 respostas gratuitas que a Meta inclui todo mês para o seu número do WhatsApp. Para os pais que não fizeram isso, você pode adicionar uma vez a mensagem Confirmação do Kids Check-in da Biblioteca integrada, em Modelos, para que a Meta a aprove. O Kids Check-in funciona sem ela: o voluntário simplesmente escreve o código num papelzinho para aquele pai.
O que os seus pais recebem
Cada mensagem vai para cada pai em particular, no WhatsApp, com o primeiro nome dele. Quando a Dana escaneia a placa da mesa e envia "Check in", esta resposta chega na hora:
Oi, Dana! 👋 Mostre o QR code da sua família na mesa de check-in das Crianças de domingo.
Assim que seus filhos fizerem o check-in, seu passe de retirada chegará a esta conversa.
Ela toca em Abrir QR da família e mostra na mesa. Logo depois de o voluntário registrar as crianças, chega uma segunda mensagem:
✅ Emma e Noah fizeram o check-in no Crianças de domingo.
Seu código de retirada: K7Q2
Mostre seu passe de retirada ao buscá-los. Compartilhe o código somente com quem vai buscar.
No fim da atividade, a Dana abre o passe de retirada e mostra o código. O voluntário o digita na aba Retirada, ele coincide, e as crianças vão para casa. Se alguém chegar sem o código, a estação mostra Sem correspondência. Não liberar. Ninguém precisa decidir nada na hora.
O que muda para você
A porta fica mais tranquila. Em vez de um voluntário com uma folha escrita à mão e uma fila crescendo, você tem uma leitura e um toque. O código de retirada decide quem leva cada criança para casa, então o momento mais difícil da manhã se torna o mais fácil. Você deixa de ser a pessoa que todos precisam procurar quando algo não está claro.
Você também tem à mão as informações de que precisa. A aba Sala mostra quem está na sala, com alertas de alergia e cuidados, então ninguém fica procurando uma prancheta. E os pais param de perguntar se o filho fez o check-in, porque a resposta já chegou ao celular deles.
Melhor de tudo, você pode ficar dentro da sala em vez de ficar na mesa. O check-in funciona sozinho, a retirada acontece por código, e as regras de segurança não dependem de um voluntário lembrar de algo que aconteceu no mês passado.
Quer experimentar?
Você pode configurar seu primeiro programa infantil e fazer o check-in pelo WhatsApp gratuitamente. Acesse www.msgorb.com para criar sua conta gratuita. Leva apenas alguns minutos para começar.