Hace tres semanas, 80 personas dijeron que sí. El día del evento llegan 52. Los demás no tenían intención de faltar. Se les olvidó, confundieron la fecha o fueron a la dirección antigua después de que cambió el lugar.

Las ausencias casi nunca tienen que ver con que a la gente no le importe. Tienen que ver con el tiempo que pasa entre el día en que alguien dice que sí y el día del evento. La solución es recordárselo, pero recordárselo a 80 personas una por una es una tarea que nadie tiene tiempo de hacer.

Por qué recordar a mano no funciona

Un recordatorio en el chat del grupo llega solo a quienes miran el chat ese día.
Escribirle a cada invitado lleva una tarde entera, y aun así se le escapan algunos.
Usted también se olvida. La semana anterior al evento es la más ocupada, y el recordatorio es lo primero que se pospone.
Cuando cambian los planes, hay que avisar otra vez a todos, y algunos solo ven el primer mensaje.

Lo que funciona es un recordatorio que llegue a cada invitado en privado, en el momento oportuno, sin que usted tenga que hacer nada el día del evento.

Cómo hacerlo con MsgOrb en WhatsApp

Cuando los invitados confirman asistencia a través de su enlace de MsgOrb, MsgOrb sabe quién va a asistir. Eso significa que puede enviarle a cada uno el mensaje adecuado en el momento justo por WhatsApp, y solo a ellos.

1. Abra su evento

Vaya a RSVP y registro de entrada y abra su evento. (¿Es nuevo en esto? Haga clic en Nuevo evento, complete la fecha, la hora de inicio y el lugar, y haga clic en Empezar a recopilar asistentes. Luego comparta el enlace de confirmación de asistencia).

2. Busque la tarjeta de mensajes automáticos de WhatsApp

En la página del evento, la tarjeta Mensajes automáticos de WhatsApp muestra cada mensaje que MsgOrb puede enviar a sus invitados después de que confirman asistencia. Cada uno se completa con los datos de su evento, así que no tiene que escribir nada.

3. Active los mensajes que quiera

Esto es lo que contiene la tarjeta:

Pase de entrada. Se envía cuando un invitado confirma, con su pase personal. Viene activado por defecto.
Verificación de asistentes. Se envía entre 2 y 14 días antes, a las 10:00 AM. Los invitados responden SÍ o NO, y un NO los quita de la lista de invitados de inmediato.
Recordatorio. Se envía entre 1 y 7 días antes, a las 10:00 AM, con la fecha, la hora y el lugar.
Detalles del día. Se envía el mismo día, a la hora que elija, con la hora de inicio, la dirección y un contacto de anfitrión que usted escribe.
Cambio de programa. Se usa cuando cambia la fecha, la hora o el lugar.

Active los que quiera, elija el momento y haga clic en Guardar mensajes. Eso es todo. Ahora funcionan solos.

Un buen punto de partida para la mayoría de los eventos: un Recordatorio el día anterior y Detalles del día unas horas antes del inicio.

4. Si algo cambia, avise a todos con un solo clic

Se inunda el lugar. La hora de inicio se mueve. Abra los datos del evento, haga el cambio y, al guardar, verá un cuadro para avisar a los invitados que asistirán sobre la nueva fecha, hora o lugar por WhatsApp. Déjelo marcado, guarde, y cada invitado que vaya a asistir recibirá la actualización.

5. Agregue los mensajes una sola vez

Estos recordatorios llegan a personas que quizá no le han escrito recientemente, por eso usan plantillas de mensajes que Meta aprueba primero. Esto se configura una sola vez:

Vaya a Plantillas, haga clic en Biblioteca integrada y elija RSVP.
Marque las que necesite (Recordatorio de evento RSVP, Verificación de asistentes RSVP, Detalles del día RSVP, Cambio de programa RSVP) y envíelas juntas a Meta.
Cada una también tiene una versión con imagen que muestra su volante del evento en la parte superior y agrega un botón Abrir pase de entrada.

La aprobación suele tardar entre 15 y 30 minutos. Una vez aprobadas, cada evento que cree las usará automáticamente, y la tarjeta mostrará Listo junto a cada una.

Lo que reciben sus invitados

El día antes de su evento, cada invitado recibe esto en privado, con su propio nombre:

Hola Sarah, un recordatorio sobre el Festival Comunitario de Otoño, para el que confirmó asistencia.
📅 Sábado 25 de octubre
🕒 2:00 p. m.
📍 Centro Comunitario de Maple Street
Responda YES para confirmar que sigue viniendo. Su pase de entrada está a un toque, abajo.

Y en la mañana del evento:

Hola Sarah, detalles del Festival Comunitario de Otoño de hoy.
🕒 2:00 p. m.
📍 Centro Comunitario de Maple Street
👤 Contacto del anfitrión: Denise, 469-555-0142
Muestre su pase de entrada en la puerta. Responda HELP si necesita indicaciones.

Sarah no tiene que buscar en un chat la hora o la dirección. Todo está en un mensaje, con su pase a un toque.

Algunas cosas que lo mantienen amable

Solo reciben mensajes los invitados que van a asistir. Las personas que dijeron que no podrán ir quedan fuera.
Cada mensaje se envía una vez por invitado. Nadie recibe el mismo recordatorio dos veces.
Quien haya respondido STOP nunca los recibe.
Las respuestas llegan a usted. Si alguien responde a un recordatorio con una pregunta, llega a su Bandeja de entrada de MsgOrb.

Lo que cambia para usted

Imagine la semana de su evento. Está ocupado con el lugar, la comida y los voluntarios. No ha enviado ni un solo recordatorio, y no necesita hacerlo. El viernes a las 10:00 AM, cada invitado recibe su recordatorio. El sábado por la mañana recibe la hora, la dirección y a quién llamar. Cuando la hora de inicio cambió, todos se enteraron con una sola casilla.

Menos ausencias, porque se recuerda a la gente en el momento que importa.
Ninguna noche de recordatorios. Lo configura una vez y funciona para cada evento posterior.
Los cambios llegan a todos, no solo a quienes miran el chat del grupo.
Sus invitados se sienten atendidos. Un mensaje personal con su nombre y su pase se siente muy distinto a una publicación en grupo.

Configúrelo y olvídese

Sus invitados dijeron que sí. Facilíteles llegar. Active los recordatorios una vez, y MsgOrb se encarga de cada evento posterior. Puede probarlo gratis en www.msgorb.com.

Cómo enviar recordatorios automáticos por WhatsApp a todos los que confirmaron asistencia