📅 Cuotas de programas y pagos a plazos · 6 min de lectura

La hoja de cálculo de cuotas del domingo por la noche

Imagine que es un domingo por la noche de julio. Usted es el director de un campamento de verano, y las inscripciones cerraron la semana pasada. Abre su computadora y ve una hoja de cálculo con 40 familias. La mitad eligió pagar en cuotas mensuales. Además, tiene abierta la aplicación de su banco en otra pestaña. Intenta identificar una transferencia de $50 de hace tres días hecha por una madre llamada Lisa. Ese día hubo tres transferencias de $50. No sabe cuál es la de ella. Mientras tanto, su teléfono vibra. Una madre le escribe: «Mi tarjeta fue rechazada. ¿Qué hago?». Usted suspira. Todavía tiene que enviar recordatorios a otras cinco familias. Es la tercera vez esta semana que hace esto. No se inscribió para ser detective de pagos.

Por qué el método habitual fracasa

Cuando se cobran las cuotas en cuotas, el dinero y los recordatorios están en lugares distintos. Quizá usa una hoja de cálculo para registrar quién pagó qué. Quizá usa la aplicación del banco para revisar las transferencias. Quizá escribe a los padres desde su teléfono personal. No existe un único lugar que muestre todo. Así que pasa horas haciendo coincidir pagos con personas. Y tiene que acordarse de enviar cada recordatorio manualmente.

Si una tarjeta falla, usted tiene que perseguir al padre o madre. Debe buscar sus datos, averiguar por qué falló y esperar que pague antes de la siguiente fecha de vencimiento. Si pagan en efectivo o con cheque, tiene que acordarse de anotarlo. Si lo olvida, debe llamarlos. No hay un sistema automático. Todo recae en usted. Y cuando dirige un campamento, tiene cosas más importantes que hacer que perseguir pagos.

Además, los padres se confunden. No saben cuándo vence el siguiente pago. No saben si su pago se procesó. Terminan enviándole capturas de pantalla de la aplicación de su banco. Y usted termina revisando mensajes para cruzar nombres con montos. Es un desorden para todos.

Cómo hacerlo con MsgOrb en WhatsApp

Con MsgOrb, puede cobrar las cuotas del campamento o del programa en cuotas, enviar recordatorios y llevar el registro de quién pagó, todo desde un solo panel, usando su propio número de WhatsApp Business. Así funciona:

Abra Cuotas de programas y haga clic en Nuevo programa. Elija el grupo de WhatsApp al que va dirigido. (Recuerde: un grupo en MsgOrb es una lista de contactos, no un chat de grupo de WhatsApp). Agregue el nombre, las fechas, cuándo y dónde se reúne, los lugares disponibles, el precio y la forma de pago: Solo pago completo, o Pago completo, o en 2, 3 o 4 partes mensuales. Así los padres tienen flexibilidad sin darle más trabajo a usted.
Haga clic en Crear programa y luego en Enviar al grupo. Cada miembro recibe su propio enlace de pago por WhatsApp con su nombre y número ya completados. Nadie tiene que escribir sus datos. Eso significa menos errores y menos idas y vueltas. El enlace es privado, así que cada padre o madre ve solo su propia página de pago.
La primera parte se paga al inscribirse y la tarjeta queda guardada. Tres días antes de cada parte posterior, se envía un recordatorio por WhatsApp. En la fecha de vencimiento, el cobro se realiza automáticamente y llega un recibo por WhatsApp. Esto ocurre en cada cuota. Usted no tiene que hacer nada. Todo es automático, así que nunca más tiene que acordarse de una fecha de vencimiento.
Si una tarjeta es rechazada, la persona aparece como Pago atrasado y recibe un enlace por WhatsApp para pagar o usar otra tarjeta. Así puede solucionarlo de inmediato, y usted no tiene que perseguirla. El enlace es seguro y va solo a esa persona. Puede ver quién está atrasado en la pestaña Personas.
La pestaña Personas muestra lo que cada uno ha pagado y lo que debe. Puede ver quién está al día y quién está atrasado. También puede ver sus datos de contacto y su historial de pagos. Todo está en un solo lugar, así que no necesita abrir una hoja de cálculo. Cuando un miembro del comité pregunta cómo van los cobros, usted solo abre la pestaña y lee las cifras.
Configuración única: haga clic en Agregar los mensajes de pago en la página del programa. Aquí agrega los mensajes de pago y los envía a Meta para su aprobación. Normalmente toma entre 15 y 30 minutos. Lo hace una sola vez, antes de su primer programa. Después, los mensajes quedan listos para usarse.
Los pagos con tarjeta son procesados por Stripe y se depositan en su propia cuenta de Stripe. La tarifa de reserva de MsgOrb es de 2% + $0.50 por pago, que paga quien paga, además del monto. Es decir, usted recibe la tarifa completa que fijó, y quien paga cubre la tarifa de reserva. Usted no pierde dinero en cada transacción.

Lo que reciben sus familias

Los mensajes llegan a cada persona de forma privada por WhatsApp, con su nombre de pila. Nunca aparecen en un chat de grupo donde todos los vean. Justo después del primer pago, un padre o madre podría recibir un mensaje como este:

¡Hola Maria!

Recibimos su primer pago para el Campamento de Verano. Monto: $50.00.
Su siguiente pago de $50.00 vence el 15 de agosto.
Le enviaremos un recordatorio 3 días antes.
Si necesita usar otra tarjeta, solo responda a este mensaje.
¡Gracias!

Tres días antes de la siguiente fecha de vencimiento, Maria recibe un recordatorio por WhatsApp. En la fecha de vencimiento, la tarjeta registrada se cobra automáticamente y llega un recibo. Si su tarjeta es rechazada, recibe un enlace para pagar o usar otra tarjeta. No tiene que llamarle a usted ni buscar otra forma de pagar. Solo toca el enlace, actualiza su tarjeta y listo. Los mensajes son privados, así que los padres no ven los datos de pago de los demás. Se sienten atendidos, no perseguidos.

Lo que cambia para usted

Deja de perseguir pagos. Los recordatorios y los cobros ocurren solos. No tiene que cruzar transferencias bancarias con nombres en una hoja de cálculo. Solo abre la pestaña Personas y ve quién ha pagado y quién debe. Si alguien está atrasado, lo ve de inmediato. Puede dedicar su tiempo a dirigir el campamento o el programa, en lugar de jugar a ser detective de pagos.

Los padres aprecian los mensajes claros y los recordatorios automáticos. Tampoco tienen que acordarse de las fechas de vencimiento. Reciben un recibo cada vez que un pago se procesa. Si algo sale mal, pueden resolverlo ellos mismos con un enlace. Es una experiencia más tranquila para todos.

Además, usted se ve más profesional. Los mensajes llegan desde su número de WhatsApp Business, así que lo reconocen. Ven el nombre de su campamento y el nombre de su hijo o hija. Se siente personal, no como un sistema de pagos genérico. Y como todo está en WhatsApp, nunca tienen que descargar otra aplicación ni revisar el correo.

¿Listo para probarlo?

Puede configurar su primer programa y empezar a cobrar las cuotas por WhatsApp sin costo. Visite www.msgorb.com para crear su cuenta gratuita. Solo toma unos minutos empezar.

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