Cómo cobrar las cuotas de membresía por WhatsApp sin perseguir a nadie

Pregunte a cualquier tesorero de un club cuál es la parte más difícil del trabajo, y la respuesta rara vez es la contabilidad. Es el seguimiento. El mismo recordatorio en el chat del grupo cada mes. Transferencias sin nombre. Una hoja de cálculo con quién está atrasado. Y el mensaje incómodo a un amigo sobre los $20 que todavía debe.

Si sus miembros ya se comunican con usted por WhatsApp, ese también es el mejor lugar para cobrar las cuotas. Esta guía explica cómo configurar las cuotas para que se cobren solas, cuánto cuesta y cómo mantenerlo justo para los miembros.

Paso 1: defina el monto y la frecuencia

La mayoría de los grupos elige uno de dos esquemas:

• Cuotas mensuales son adecuadas para clubes que se reúnen cada semana, como grupos de corredores, coros y equipos deportivos. Los montos pequeños son más fáciles para los miembros, y los nuevos pueden unirse en cualquier momento.
• Cuotas anuales son adecuadas para asociaciones, grupos de exalumnos y capítulos profesionales, donde la membresía se renueva una vez al año.

Escriba exactamente lo que cubren las cuotas. "Membresía: $20 al mes, incluye entrenamiento, inscripciones a carreras y la cena de fin de temporada" es mucho más fácil de pagar que "las cuotas vencen hoy".

Paso 2: use pagos automáticos, no recordatorios

El cambio más importante que puede hacer es dejar de pedir a los miembros que paguen cada mes y, en cambio, permitir que paguen una vez y luego se les cobre automáticamente. Así funcionan los gimnasios y los servicios de streaming, y elimina casi todo el seguimiento.

La forma habitual de hacerlo es una suscripción con tarjeta a través de un procesador de pagos como Stripe. El miembro introduce su tarjeta una sola vez, y se le cobra el mismo día cada mes o cada año. Recibe un recibo cada vez y puede cancelar cuando quiera.

Algunas reglas mantienen esto justo:

• Muestre el monto total antes de que pague, incluidas las comisiones.
• Envíe un recibo después de cada cobro, para que nadie se sorprenda con su estado de cuenta bancario.
• Facilite la cancelación. Un miembro que quiera dejar de pagar debe poder hacerlo por sí mismo, sin una conversación incómoda.
• Mantenga el dinero en la cuenta propia de su organización, para que el tesorero pueda ver cada pago y cada desembolso.

Paso 3: envíe a cada miembro un enlace personal

Publicar un solo enlace de pago en el chat del grupo funciona, pero dificulta saber quién ha pagado. Un enlace personal para cada miembro, con su nombre y número ya completados, significa que cada pago se asocia automáticamente a una persona. Se acabaron las transferencias sin referencia.

Envíe el enlace en un mensaje privado de WhatsApp en lugar de hacerlo en el grupo. Las personas son más propensas a actuar sobre un mensaje dirigido a ellas, y el estado de pago de nadie queda a la vista.

Paso 4: recuerde con amabilidad y luego deje de hacerlo

Algunos miembros no se inscribirán con el primer mensaje. Uno o dos recordatorios amables están bien. Más que eso empieza a sentirse como presión. Un buen esquema es un recordatorio unos días después del primer mensaje y otro una semana más tarde, y después nada. A quien le pida que deje de escribirle, nunca más se le debe escribir.

Paso 5: maneje las tarjetas rechazadas sin dramatismo

Las tarjetas vencen y se reemplazan. Cuando una renovación falla, el miembro debe recibir un mensaje breve y privado con un enlace para actualizar su tarjeta. Una vez hecho esto, las cuotas pendientes pueden pagarse con la nueva tarjeta. No hace falta que el tesorero intervenga en absoluto.

Lo que cuesta

Los pagos con tarjeta siempre conllevan una comisión de procesamiento del procesador de pagos. Muchas herramientas también añaden su propia comisión. Dos cosas que conviene revisar:

• Quién paga la comisión. Algunas herramientas la descuentan de sus cuotas. Otras la añaden encima, de modo que el miembro la paga y su organización recibe el monto completo, menos la comisión del procesador.
• Adónde va el dinero. Prefiera herramientas que paguen a la cuenta propia de su organización, en lugar de retener el dinero y pagarle más tarde.

Las cuotas no son donativos

Una distinción importante: las cuotas de membresía son un pago por ser miembro. Los donativos, los diezmos y las ofrendas son otra cosa. Por lo general necesitan recibos de donación para efectos fiscales, y pedir donativos por WhatsApp se rige por reglas distintas. Mantenga ambos conceptos separados y use una plataforma de ofrendas y donativos para las donaciones.

Cómo lo hace MsgOrb

Las Cuotas de membresía de MsgOrb siguen los pasos anteriores por WhatsApp:

• Usted crea un plan de cuotas con un monto, mensual o anual, y elige el grupo de WhatsApp al que pertenece.
• Enviar al grupo envía a cada miembro su propio enlace de pago en un mensaje privado de WhatsApp.
• Los miembros pagan el primer mes o año en una página segura de Stripe, y después su tarjeta se carga automáticamente, como una suscripción en la cuenta de Stripe propia de su organización. MsgOrb nunca retiene el dinero.
• Después de cada pago llega un recibo por WhatsApp. Si una tarjeta falla, el miembro recibe un enlace para actualizarla.
• Los miembros que aún no se han inscrito reciben un recordatorio 3 días y 7 días después, y nada más. A quien haya respondido STOP nunca se le escribe.
• Los miembros pueden cancelar desde su propia página de miembro, y los cobros terminan después del periodo que ya han pagado.

La comisión de reserva es del 2 % de cada pago más $0.50, que se añade encima y la paga el miembro; así, una cuota mensual de $20 le cuesta al miembro $20.90. La comisión de procesamiento con tarjeta de Stripe se descuenta de su desembolso, como en cualquier pago con Stripe.

¿Quiere cobrar una cuota única por una clase, un campamento o un curso? Las Cuotas de programas permiten pagar en una sola vez o en 2 a 4 partes mensuales, y cada parte se cobra automáticamente.

Lista de verificación

• Elija mensual o anual, y escriba lo que cubren las cuotas.
• Use pagos automáticos con tarjeta a la cuenta propia de su organización.
• Envíe a cada miembro un enlace personal, en privado.
• Recuerde dos veces como máximo, y luego deje de hacerlo.
• Envíe un recibo después de cada pago y facilite la cancelación.
• Mantenga separados los donativos.