Como criar uma lista de contatos no WhatsApp que as pessoas realmente querem integrar

Quase toda organização começa a lista no WhatsApp do mesmo jeito. Alguém abre uma planilha, ou rola a agenda do celular, ou copia números de um antigo formulário de cadastro, e cola tudo de uma vez. Parece eficiente. Você já tem os números, então por que não usá-los?

Aí, algumas semanas depois, os problemas começam. As mensagens ficam sem resposta. Algumas pessoas respondem perguntando como você conseguiu o número delas. Alguém bloqueia você. E, discretamente, o WhatsApp começa a perceber que as pessoas não estão satisfeitas em receber suas mensagens.

A verdade é que o tamanho da sua lista importa bem menos do que o fato de as pessoas nela realmente quererem estar ali. Uma lista de oitenta pessoas que pediram para receber suas mensagens fará mais pela sua igreja, escola ou instituição de caridade do que uma lista de oitocentas que não pediram. Este guia é sobre construir o primeiro tipo.

Por que "adicionar todo mundo" dá errado

Vale entender o que acontece nos bastidores. O WhatsApp mantém uma classificação de qualidade para cada número comercial. Ele acompanha como as pessoas reagem às suas mensagens. Quando muita gente bloqueia você ou denuncia suas mensagens, sua classificação cai. Se ela cair o suficiente, o WhatsApp pode limitar quantas pessoas você pode contatar ou, em casos mais graves, restringir o número por completo.

Isso significa que um único envio descuidado para uma lista de contatos frios pode prejudicar sua capacidade de alcançar as pessoas que realmente querem receber suas atualizações. É um pouco como uma reputação compartilhada. Cada mensagem indesejada consome um pouco dela.

Há também o lado humano e simples. Ninguém gosta de receber uma mensagem inesperada de uma organização de que não se lembra ter fornecido o número. Até as pessoas que gostam de você podem se sentir um pouco incomodadas. Começar com o consentimento garante que sua primeira mensagem seja bem-vinda, e não uma surpresa.

O que "consentimento" realmente significa

Consentimento (opt-in) quer dizer apenas que a pessoa concordou claramente em receber mensagens suas pelo WhatsApp. Não é complicado, mas alguns detalhes importam.

• Deve ficar claro ao que a pessoa está concordando. "Receber lembretes de cultos e atualizações da igreja pelo WhatsApp" é claro. Uma caixinha minúscula escondida em um formulário sobre outro assunto não é.
• Deve ser específico para o WhatsApp. Quem deu o número para uma ligação telefônica ou em um formulário de papel não necessariamente concordou em receber mensagens no WhatsApp.
• Você deve conseguir comprovar. Se alguém perguntar, inclusive a Meta, você precisa ter um registro de quando e como cada pessoa entrou.

Esse último ponto é o que a maioria das organizações deixa passar. É fácil dizer "todos da nossa lista concordaram". É muito melhor conseguir mostrar a data e a hora em que cada pessoa se cadastrou.

O jeito mais fácil: deixe as pessoas se adicionarem

A forma mais simples e respeitosa de montar uma lista é deixar que as pessoas entrem por conta própria. Você compartilha um link. Elas tocam nele, digitam nome e número, e pronto, estão dentro. Ninguém precisa copiar números à mão, ninguém é adicionado sem saber, e há um registro automático de cada cadastro.

O MsgOrb oferece a cada organização um link de entrada exatamente para isso. Quando alguém entra por ele, o horário do cadastro e a origem são registrados, o que lhe dá a prova de consentimento que a Meta espera. Você pode até criar um link separado para cada grupo, de modo que os pais de uma turma, ou os voluntários de uma equipe, cheguem automaticamente ao lugar certo. Se preferir verificar cada nova pessoa antes que ela comece a receber mensagens, você pode desativar a aceitação automática e aprová-las uma a uma.

Onde divulgar seu link de entrada

Um link de entrada só funciona se as pessoas o virem. Aqui estão alguns lugares onde ele costuma funcionar bem, dependendo do tipo da sua organização.

Para igrejas e grupos religiosos

• Imprima um QR code no boletim semanal com uma frase como "Receba lembretes de cultos pelo WhatsApp."
• Coloque uma pequena placa com o QR code na recepção ou na entrada.
• Mencione durante os avisos. Dez segundos de "escaneie o código do boletim" funcionam surpreendentemente bem.
• Compartilhe uma vez no grupo de WhatsApp que já existe, para que os membros atuais possam migrar.

Para escolas

• Inclua o link no kit de boas-vindas para as famílias novas.
• Adicione-o à lista de inscrição nas reuniões de pais e nos dias de portas abertas.
• Envie-o para casa no boletim informativo, com uma breve nota sobre o que os pais vão receber, como avisos de fechamento, lembretes e comunicados de eventos.

Para ONGs e grupos comunitários

• Tenha um QR code em uma mesa ou banner em cada evento ou ação de alcance.
• Adicione-o ao seu formulário de cadastro de voluntários.
• Coloque-o no rodapé dos seus e-mails e na página de contato do seu site.

Seja qual for o caminho, diga com clareza às pessoas no que estão se inscrevendo e com que frequência vão ouvir de você. "Cerca de uma mensagem por semana, principalmente lembretes" é tranquilizador. Ninguém quer entrar em algo que possa se tornar barulhento.

E os números que você já tem?

Você não precisa jogar fora sua lista antiga. Só precisa dar a essas pessoas a chance de dizer sim.

Uma abordagem gentil é compartilhar seu link de entrada pelos canais que você já usa, como o grupo existente, o e-mail ou um aviso impresso, e convidar as pessoas a se cadastrarem se quiserem continuar recebendo atualizações. Quem se importa vai entrar. Quem não se importa provavelmente nunca leria suas mensagens de qualquer forma.

Se você importar contatos de uma planilha, e há bons motivos para isso, lembre-se de que eles não terão o mesmo registro automático de cadastro. Tenha cuidado especial com eles e faça da sua primeira mensagem algo claramente relacionado a algo que eles estão esperando.

Acertando os detalhes

Algumas pequenas coisas evitam muita frustração depois.

Use sempre números internacionais completos. Um número deve começar com o sinal de mais e o código do país, como +1 para os EUA ou +233 para Gana. Um número local sem código do país é ambíguo e pode parecer correto na sua lista, mas nunca receber uma única mensagem. O MsgOrb não adivinha o país para você, justamente para evitar isso. Se algum número de uma importação não puder ser lido, ele indica qual é para que você possa corrigi-lo.

Organize as pessoas em grupos sensatos. Pais de uma mesma série. O coral. Voluntários de fim de semana. Os grupos permitem enviar a mensagem certa para as pessoas certas, e não um único aviso para todo mundo. As pessoas percebem quando as mensagens são relevantes e percebem ainda mais quando não são.

Não se preocupe com duplicados. Se alguém se cadastrar duas vezes, ou aparecer em duas importações, o MsgOrb identifica a pessoa pelo número e mantém um único registro, para que você não envie mensagens duplicadas para a mesma pessoa.

Faça a saída ser tão fácil quanto a entrada

Isso pode parecer estranho no começo. Por que facilitar a saída das pessoas? Porque quem se sente livre para sair fica muito mais à vontade para permanecer.

Cada mensagem que você enviar deve respeitar uma resposta simples de STOP. No MsgOrb, se alguém responder "stop", "sair" ou "remover", a pessoa é marcada como fora da lista e deixada de fora de todos os envios futuros automaticamente. Você não precisa fazer nada, e não consegue contatá-la novamente por engano.

É muito melhor que alguém saia discretamente do que fique irritado e bloqueie ou denuncie você. Uma saída é um adeus educado. Um bloqueio afeta a reputação do seu número.

Mantenha a lista saudável ao longo do tempo

Montar uma boa lista não é uma tarefa única. Alguns hábitos a mantêm em boa forma:

• Envie mensagens apenas sobre coisas para as quais a pessoa se cadastrou.
• Mantenha suas mensagens curtas e úteis. Se cada mensagem vale a pena ser lida, as pessoas continuam lendo.
• Acompanhe os resultados de entrega. Se um número continua falhando, talvez ele não esteja mais no WhatsApp.
• Não envie com mais frequência do que o prometido no momento do cadastro.

Um novo número do WhatsApp Business também começa com um limite de quantas novas pessoas pode contatar por dia. Esse limite cresce conforme sua conta é verificada e conforme as pessoas respondem bem ao que você envia. Mais um bom motivo para crescer de forma constante com quem quer ouvir de você, em vez de disparar uma lista enorme no primeiro dia.

Resumo

Uma ótima lista no WhatsApp não é uma questão de volume. É uma questão de confiança. Quando as pessoas escolhem entrar, sabem o que esperar e podem sair com uma única palavra, elas leem o que você envia e respondem a isso.

Comece com um link de entrada. Compartilhe-o onde suas pessoas já estão. Mantenha os grupos organizados e as mensagens relevantes. Respeite todo STOP. Faça isso, e sua lista vai crescer um pouco mais devagar do que numa importação de planilha, mas vai funcionar muito melhor.

Para os detalhes passo a passo, veja nossos guias sobre links de entrada e autocadastro, como adicionar contatos e status do contato e cancelamentos.