Anda mengirim pengumuman pada Senin. Pada Selasa, Anda sudah menjawab "Jam berapa?" sebelas kali, "Di mana lokasinya?" tujuh kali, dan "Ada parkir?" lima kali. Pukul 23.00 seseorang bertanya apa yang harus dipakai.

Setiap jawabannya sebenarnya sudah ada di pengumuman. Orang tidak selalu membaca sampai habis, dan bertanya memang lebih mudah. Itu wajar. Hanya saja, bukan tugas Anda untuk menjawab lima pertanyaan yang sama satu per satu, sepanjang minggu, dari ponsel Anda sendiri.

Mengapa menjawab secara manual melelahkan

Pertanyaan yang sama datang bergelombang, tepat setelah setiap pengumuman.
Pertanyaan masuk kapan saja, dan pertanyaan yang tidak terjawab bisa berujung pada orang yang tidak datang.
Salin dan tempel hanya membantu sampai batas tertentu. Anda tetap harus membuka setiap chat dan membalasnya.
Jika pekerjaan ini dibagi, setiap orang menjawab sedikit berbeda, dan ada yang memberi jam yang sudah tidak berlaku.

Yang Anda inginkan adalah agar pertanyaan umum terjawab dengan sendirinya, dengan kata-kata Anda, sementara pertanyaan yang benar-benar perlu ditangani tetap sampai ke seseorang.

Cara melakukannya dengan MsgOrb di WhatsApp

Saat membuat pengumuman di MsgOrb, ada bagian bernama Smart Replies (Balasan Pintar). Anda mengaktifkan pertanyaan yang Anda perkirakan akan muncul, mengetik jawabannya sekali, dan MsgOrb mengirimkan jawaban itu setiap kali seseorang membalas pengumuman Anda dengan pertanyaan tersebut.

Tidak ada yang dikarang dan tidak ada yang ditebak. MsgOrb hanya mengirimkan jawaban yang Anda tulis, persis seperti yang Anda tulis.

1. Susun pengumuman Anda

Buka pembuat kampanye dari Automations (misalnya Organisation untuk gereja, sekolah, atau klub, atau Events untuk acara), pilih grup, lalu tulis pengumuman Anda atau pilih template yang sudah disetujui.

2. Buka bagian 4, Smart Replies

Bagian 4 berisi daftar sakelar, satu untuk setiap pertanyaan umum:

Jawaban waktu / tanggal: "Jam berapa?" Anda mengetik jam dan tanggalnya.
Jawaban tempat / lokasi: "Di mana?" Anda mengetik tempat atau tautannya.
Detail penyelenggara: "Saya harus hubungi siapa?" Anda mengetik nama dan nomor.
Konfirmasi RSVP: "Saya akan hadir". Tidak perlu mengetik apa pun.
Tanggapan sapaan: "Halo", "Selamat pagi" dan sapaan lainnya. Tidak perlu mengetik apa pun.
Dress code: "Harus pakai baju apa?" Anda mengetik ketentuan pakaiannya.
Parkir / Petunjuk arah: "Di mana saya bisa parkir?" Anda mengetik catatan parkirnya.
Biaya / Harga tiket: "Berapa biayanya?" Anda mengetik biayanya.
Agenda / Program: "Acaranya apa saja?" Anda mengetik garis besarnya.

3. Aktifkan yang Anda perlukan dan ketik jawabannya

Tulislah setiap jawaban seperti saat Anda mengatakannya kepada teman. Misalnya untuk parkir: "Parkir di area utara dari Jalan Elm. Parkir tambahan ada di seberang jalan, dekat perpustakaan." Untuk dress code: "Smart casual. Acaranya di luar ruangan, jadi bawa jaket."

4. Tentukan berapa lama jawaban berjalan

Secara default, jawaban berjalan selama 24 jam setelah pengumuman sampai ke masing-masing orang. Jika Anda mengumumkan acara beberapa hari sebelumnya, atur Stop answering at ke waktu berakhirnya acara, agar orang tetap bisa bertanya soal jam atau lokasi sepanjang minggu.

5. Coba sendiri

Buat grup yang hanya berisi nomor Anda sendiri, kirim pengumuman ke grup itu, lalu balas dengan "jam berapa?" dari ponsel Anda. Jawaban Anda akan muncul dalam hitungan detik. Dengan begitu, Anda tahu persis apa yang akan dilihat orang-orang Anda.

6. Kirim

Kirim sekarang atau jadwalkan. Mulai saat itu, pertanyaan umum akan terjawab dengan sendirinya.

Apa yang diterima orang-orang Anda

Bayangkan Anda mengelola liga sepak bola remaja dan mengirim detail pembukaan musim. Seorang orang tua membalas:

Di mana kami bisa parkir?

Beberapa detik kemudian, MsgOrb menjawab, dengan kata-kata Anda, dari nomor Anda:

Parkir di area utara dari Jalan Elm. Parkir tambahan ada di seberang jalan, dekat perpustakaan.

Orang tua lain membalas "jam berapa mulainya?" dan mendapat jam serta tanggal yang Anda ketik. Orang lain bertanya, "Bisakah anak saya pindah tim?" Pertanyaan itu tidak ada dalam daftar Anda, jadi MsgOrb tidak mengarang jawaban. Ia mengirim catatan singkat bahwa pertanyaan tersebut tidak bisa dicocokkan (dengan kontak Anda, jika Anda mengaktifkan Organizer details), dan pesan itu menunggu di Inbox untuk Anda.

Yang perlu diketahui

Hanya balasan terhadap pengumuman Anda yang dijawab, dan hanya selama jawabannya masih berjalan. Setelah itu, pesan masuk ke Inbox untuk ditangani orang.
"Ok", "terima kasih" dan jempol tidak pernah dijawab dengan balasan otomatis, karena bukan pertanyaan.
Apa pun yang tidak dikenali akan diteruskan kepada Anda. Orang tersebut mendapat balasan singkat penahanan, dan pesannya menunggu di Inbox. Anda tetap memegang kendali atas percakapan yang sungguh-sungguh.
Buat setiap jawaban singkat. Satu atau dua kalimat dengan detail yang dibutuhkan orang. Jika jawabannya panjang, seperti program lengkap, masukkan poin utamanya dan tambahkan "Detail lengkap ada di brosur."
Sebagian besar jawaban tidak dikenai biaya. Ketika seseorang menulis kepada Anda, WhatsApp membuka jendela 24 jam tempat Anda bisa membalas tanpa template, dan Meta menyertakan 1.000 balasan semacam ini secara gratis setiap bulan untuk setiap nomor WhatsApp. Setelah itu, setiap balasan dikenai tarif Utility dari Meta, jauh di bawah satu sen dolar AS.

Apa yang berubah bagi Anda

Bayangkan minggu setelah pengumuman berikutnya. Ponsel Anda tetap berbunyi, tetapi sebagian besar pesan itu sudah terjawab: jam, tempat, parkir, dress code, biaya. Yang tersisa di Inbox adalah pertanyaan yang memang membutuhkan Anda.

Orang mendapat jawaban seketika, pukul 23.00 atau pukul 06.00, sehingga lebih sedikit yang menyerah dan akhirnya tidak datang.
Semua orang mendapat jawaban yang sama dan benar, karena Anda menulisnya sekali.
Anda mendapatkan kembali malam-malam Anda.
Tim Anda berhenti menyalin dan menempel. Relawan dan staf bisa fokus pada pertanyaan yang memerlukan manusia.

Biarkan pertanyaan umum terjawab dengan sendirinya

Tulis jawaban Anda sekali, aktifkan, dan biarkan MsgOrb menangani pertanyaan "jam berapa?" dan "di mana saya parkir?" di WhatsApp. Anda bisa mencobanya gratis di www.msgorb.com.

Cara Menjawab Otomatis "Jam Berapa Mulainya?" dan "Di Mana Saya Parkir?" di WhatsApp