Merencanakan acara apa pun jauh lebih sulit jika Anda tidak tahu berapa orang yang benar-benar akan datang. Lembar balasan cetak hilang, formulir daring tidak diisi, dan menelepon orang satu per satu tidak bisa dilakukan untuk banyak kontak. Karena itu, kebanyakan penyelenggara menyiapkan terlalu banyak, terlalu sedikit, atau menghabiskan hari-hari sebelum acara dengan menebak-nebak dengan cemas, dan tetap saja keliru.
MsgOrb mengubah konfirmasi kehadiran menjadi satu pesan WhatsApp. Anda mengirim permintaan ke grup yang tepat, anggota membalas dengan satu kata sederhana seperti YES, dan setiap konfirmasi dikumpulkan serta dihitung secara otomatis untuk Anda. Karena prosesnya berlangsung di dalam WhatsApp, tingkat respons jauh lebih tinggi dibandingkan email atau surat cetak. Orang membalas dari obrolan yang sama tempat mereka membaca pesan, dalam hitungan detik.
Mengapa RSVP lewat WhatsApp lebih baik daripada formulir dan telepon
Metode konfirmasi terbaik adalah yang benar-benar akan digunakan orang. Tautan ke formulir eksternal menambah hambatan: harus mengetuk, menunggu memuat, dan mengisi beberapa kolom, sehingga banyak yang berhenti di tengah jalan. Menelepon membutuhkan waktu Anda dan waktu mereka. Membalas YES di obrolan yang sudah mereka buka hampir tidak membutuhkan usaha, dan itulah alasan utama cara ini berhasil.
MsgOrb mengirim permintaan melalui WhatsApp Business Platform resmi dari nomor organisasi Anda sendiri, sehingga permintaan terlihat dapat dipercaya dan sampai dengan andal. Anggota tidak perlu memasang aplikasi apa pun dan tidak perlu membuat akun.
Cara kerja pelacakan kehadiran
Konfirmasi sudah termasuk dalam alur kerja yang sama dengan pengingat Anda, sehingga Anda dapat meminta RSVP sebagai bagian dari pesan yang mengumumkan acara.
Kirim permintaan
Pilih grup dan template yang meminta anggota untuk mengonfirmasi, baik untuk ibadah, pertemuan orang tua dan guru, hari penjangkauan, maupun program apa pun.
Anggota membalas dengan satu ketukan
Balasan singkat seperti YES atau CONFIRM mencatat kehadiran mereka. Tidak ada formulir, tautan, atau login.
Pantau jumlahnya bertambah
Konfirmasi dikumpulkan untuk Anda, sehingga Anda selalu memiliki gambaran langsung tentang perkiraan jumlah kehadiran sebelum hari H.
Jadikan konfirmasi sebagai logistik yang lebih baik
Setelah Anda tahu siapa yang akan datang, semua tahap berikutnya menjadi lebih mudah. Petugas penerima tamu dan koordinator dapat menyiapkan jumlah kursi yang tepat, penyedia katering dapat memesan jumlah yang sesuai, dan penyelenggara dapat menindaklanjuti secara pribadi siapa pun yang belum membalas. Karena setiap balasan membuka jendela percakapan 24 jam, Anda juga dapat menjawab pertanyaan, seperti kebutuhan diet, petunjuk arah, atau tamu tambahan, langsung dari nomor organisasi Anda.
Untuk acara yang berulang, data kehadiran terkumpul dari waktu ke waktu dan memberi Anda gambaran realistis tentang jumlah kehadiran yang lazim, sehingga perencanaan di masa depan berangkat dari bukti, bukan optimisme.
Permintaan konfirmasi yang benar-benar dibalas orang
Cara penulisan permintaan konfirmasi diam-diam menentukan berapa banyak orang yang akan membalas. Pesan yang samar dan hanya mengumumkan acara hampir tidak mendapat balasan. Permintaan yang jelas, misalnya “Balas YES untuk memberi tahu kami bahwa Anda akan datang”, memberi anggota tindakan yang spesifik dan mudah dilakukan. Template MsgOrb disusun di sekitar satu instruksi yang tunggal dan tidak ambigu, sehingga membalas tidak memerlukan banyak pikir.
Menjaga permintaan hanya pada satu tindakan juga membuat hasil Anda tetap rapi. Ketika semua orang membalas dengan kata yang sama, penghitungan menjadi mudah dan tidak ada keraguan tentang siapa yang sudah terkonfirmasi. Jika Anda membutuhkan lebih dari sekadar ya atau tidak, misalnya pilihan sesi atau preferensi makanan, Anda dapat menindaklanjuti konfirmasi dengan pertanyaan singkat di dalam jendela percakapan, alih-alih menjejalkan pilihan ke pesan pertama dan mengacaukan hitungan.
Waktu pengiriman juga berpengaruh. Permintaan konfirmasi yang dikirim bersama pengingat, pada jam ketika audiens Anda paling mudah dihubungi, secara konsisten mengungguli permintaan yang terselip dalam pengumuman awal. Karena MsgOrb menjadwalkan permintaan untuk Anda, Anda dapat mengirimkannya pada saat orang paling mungkin membalas, dan dengan lembut menindaklanjuti siapa pun yang belum membalas tanpa mengganggu seluruh grup.