Cara Mengirim Pengingat WhatsApp Otomatis ke Semua yang Sudah RSVP

Tiga minggu lalu, 80 orang bilang akan datang. Pada hari acara, 52 orang yang benar-benar hadir. Yang lain tidak bermaksud untuk absen. Mereka lupa, salah ingat tanggalnya, atau pergi ke alamat lama setelah Anda pindah tempat.

Ketidakhadiran jarang disebabkan oleh orang yang tidak peduli. Penyebabnya adalah jarak waktu antara hari ketika seseorang menyatakan akan hadir dan hari acara itu sendiri. Solusinya adalah mengingatkan mereka, tetapi mengingatkan 80 orang satu per satu adalah pekerjaan yang tidak sempat dilakukan siapa pun.

Mengapa mengingatkan secara manual tidak berhasil

• Pengingat di grup chat hanya sampai ke orang yang kebetulan membukanya hari itu.
• Mengirim pesan ke setiap tamu sendiri memakan waktu satu malam penuh, dan tetap saja ada yang terlewat.
• Anda juga bisa lupa. Minggu sebelum acara adalah minggu paling sibuk, dan pengingat biasanya yang pertama terlewat.
• Ketika rencana berubah, Anda harus memberi tahu semua orang lagi, dan sebagian orang hanya melihat pesan pertama.

Yang berhasil adalah pengingat yang terkirim secara pribadi ke setiap tamu, pada waktu yang tepat, tanpa Anda harus melakukan apa pun di hari H.

Cara melakukannya dengan MsgOrb di WhatsApp

Ketika tamu melakukan RSVP lewat tautan MsgOrb Anda, MsgOrb mengetahui siapa saja yang akan hadir. Artinya, MsgOrb dapat mengirim pesan yang tepat kepada masing-masing dari mereka, pada waktu yang tepat, di WhatsApp, dan hanya kepada mereka.

1. Buka acara Anda

Buka RSVP & Check-in dan pilih acara Anda. (Baru pertama kali? Klik Acara baru, isi tanggal, jam mulai dan tempat, lalu klik Mulai kumpulkan jumlah kehadiran. Setelah itu, bagikan tautan RSVP.)

2. Temukan kartu Pesan WhatsApp otomatis

Di halaman acara, kartu Pesan WhatsApp otomatis mencantumkan setiap pesan yang dapat dikirim MsgOrb kepada tamu Anda setelah mereka RSVP. Setiap pesan diisi otomatis dari detail acara Anda, jadi Anda tidak perlu mengetik apa pun.

3. Aktifkan pesan yang Anda inginkan

Berikut isi kartunya:

• Pass masuk. Dikirim saat tamu RSVP, berisi pass pribadi mereka. Sudah aktif secara default.
• Pemeriksaan jumlah kehadiran. Dikirim 2 sampai 14 hari sebelumnya, pukul 10.00. Tamu membalas YES atau NO, dan jika NO, mereka langsung dihapus dari daftar tamu.
• Pengingat. Dikirim 1 sampai 7 hari sebelumnya, pukul 10.00, berisi tanggal, jam dan tempat.
• Detail hari H. Dikirim pada hari acara, pada jam yang Anda pilih, berisi jam mulai, alamat, dan kontak penyelenggara yang Anda ketik sendiri.
• Perubahan jadwal. Digunakan ketika Anda mengubah tanggal, jam atau tempat.

Aktifkan pesan yang Anda inginkan, pilih waktunya, lalu klik Simpan pesan. Selesai. Pesan-pesan itu sekarang berjalan sendiri.

Titik awal yang baik untuk sebagian besar acara: Pengingat sehari sebelumnya dan Detail hari H beberapa jam sebelum acara dimulai.

4. Jika ada yang berubah, beri tahu semua orang dalam sekali klik

Tempat terendam banjir. Jam mulai bergeser. Buka detail acara, lakukan perubahan, dan saat menyimpan Anda akan melihat kotak untuk memberi tahu tamu yang akan hadir tentang tanggal, jam, atau tempat yang baru di WhatsApp. Biarkan kotak itu tercentang, simpan, dan setiap tamu yang akan hadir akan menerima pembaruannya.

5. Tambahkan pesan-pesan ini sekali saja

Pengingat ini menjangkau orang yang mungkin sudah lama tidak mengirim pesan kepada Anda, jadi pesan ini menggunakan template yang disetujui Meta terlebih dahulu. Anda cukup menyiapkannya sekali:

1. Buka Template, klik Pustaka Bawaan, lalu pilih RSVP.
2. Centang template yang Anda butuhkan (RSVP Event Reminder, RSVP Headcount Check, RSVP Day-Of Details, RSVP Schedule Change) dan ajukan ke Meta sekaligus.
3. Setiap template juga memiliki versi with Picture yang menampilkan flyer acara Anda di bagian atas dan menambahkan tombol Buka pass masuk.

Persetujuan biasanya memakan waktu 15 sampai 30 menit. Setelah disetujui, setiap acara yang Anda buat akan menggunakannya secara otomatis, dan kartu akan menampilkan Siap di samping masing-masing pesan.

Apa yang diterima tamu Anda

Sehari sebelum acara, setiap tamu menerima pesan ini secara pribadi, dengan nama mereka sendiri:

Hai Sarah, pengingat untuk Neighborhood Fall Festival, yang Anda konfirmasi kehadirannya.

📅 Sabtu, 25 Oktober
🕒 14.00
📍 Maple Street Community Center

Balas YES untuk memastikan Anda tetap hadir. Pass masuk Anda bisa dibuka dengan satu ketukan di bawah.

Dan pada pagi hari acara:

Hai Sarah, detail untuk Neighborhood Fall Festival hari ini.

🕒 14.00
📍 Maple Street Community Center
👤 Kontak penyelenggara: Denise, 469-555-0142

Tunjukkan pass masuk Anda di pintu. Balas HELP jika Anda membutuhkan petunjuk arah.

Sarah tidak perlu mencari-cari di grup chat untuk mengetahui jam atau alamatnya. Semuanya ada dalam satu pesan, dengan pass-nya yang bisa dibuka dengan satu ketukan.

Beberapa hal yang membuatnya tetap ramah

• Hanya tamu yang akan hadir yang menerimanya. Orang yang menyatakan tidak bisa hadir tidak akan diganggu.
• Setiap pesan dikirim sekali per tamu. Tidak ada yang menerima pengingat yang sama dua kali.
• Siapa pun yang membalas STOP tidak akan pernah menerimanya.
• Balasan kembali kepada Anda. Jika seseorang membalas pengingat dengan pertanyaan, balasannya akan masuk ke Kotak masuk MsgOrb Anda.

Apa yang berubah bagi Anda

Bayangkan minggu acara Anda. Anda sibuk dengan tempat, makanan dan relawan. Anda belum mengirim satu pengingat pun, dan Anda tidak perlu melakukannya. Pada Jumat pukul 10.00, setiap tamu menerima pengingatnya. Pada Sabtu pagi, mereka mendapat jam, alamat, dan siapa yang bisa dihubungi. Ketika jam mulai berubah, semua orang mengetahuinya hanya dari satu kotak centang.

• Lebih sedikit yang absen, karena orang diingatkan tepat di saat itu penting.
• Tidak ada malam penuh pengingat. Anda menyiapkannya sekali, dan itu berjalan untuk setiap acara berikutnya.
• Perubahan sampai ke semua orang, bukan hanya mereka yang kebetulan membuka grup chat.
• Tamu Anda merasa diperhatikan. Pesan pribadi dengan nama dan pass mereka terasa sangat berbeda dibanding postingan grup.

Atur sekali, lalu biarkan berjalan

Tamu Anda sudah bilang akan datang. Buat mereka mudah untuk benar-benar hadir. Aktifkan pengingatnya sekali, dan MsgOrb mengurus setiap acara berikutnya. Anda bisa mencobanya secara gratis di www.msgorb.com.