📅 Biaya program & cicilan · 6 menit baca

Spreadsheet Biaya Malam Minggu

Bayangkan ini malam Minggu di bulan Juli. Anda adalah direktur sebuah camp musim panas, dan pendaftaran ditutup minggu lalu. Anda membuka laptop dan melihat spreadsheet dengan 40 keluarga. Separuh dari mereka memilih membayar dengan cicilan bulanan. Anda juga membuka aplikasi bank di tab lain. Anda mencoba mencocokkan transfer $50 dari tiga hari lalu atas nama seorang orang tua bernama Lisa. Ada tiga transfer $50 pada hari itu. Anda tidak tahu mana yang milik Lisa. Sementara itu, ponsel Anda berbunyi. Seorang orang tua mengirim pesan: “Kartu saya ditolak. Apa yang harus saya lakukan?” Anda menghela napas. Anda masih harus mengirim pengingat ke lima keluarga lain. Ini sudah ketiga kalinya minggu ini Anda melakukan hal ini. Anda tidak pernah mendaftar untuk menjadi detektif pembayaran.

Mengapa Cara yang Biasa Tidak Berhasil

Saat Anda mengumpulkan biaya dengan cicilan, uang dan pengingat berada di tempat yang berbeda. Anda mungkin memakai spreadsheet untuk mencatat siapa membayar berapa. Anda mungkin memakai aplikasi bank untuk memeriksa transfer. Anda mungkin mengirim pesan kepada orang tua dari ponsel pribadi Anda. Tidak ada satu tempat yang menampilkan semuanya. Jadi Anda menghabiskan berjam-jam untuk mencocokkan pembayaran dengan orang. Dan Anda harus ingat untuk mengirim setiap pengingat sendiri.

Jika kartu gagal, Anda harus mengejar orang tua tersebut. Anda harus mencari informasinya, mencari tahu mengapa gagal, dan berharap mereka membayar sebelum tanggal jatuh tempo berikutnya. Jika mereka membayar tunai atau dengan cek, Anda harus ingat untuk mencatatnya. Jika Anda lupa, Anda harus menelepon mereka. Tidak ada sistem otomatis. Semuanya menjadi tanggung jawab Anda. Dan ketika Anda menjalankan camp, Anda punya hal yang lebih penting untuk dikerjakan daripada mengejar pembayaran.

Orang tua juga menjadi bingung. Mereka tidak tahu kapan pembayaran berikutnya jatuh tempo. Mereka tidak tahu apakah pembayaran mereka sudah masuk. Akhirnya mereka mengirimi Anda tangkapan layar dari aplikasi perbankan mereka. Anda pun harus menggulir pesan demi pesan untuk mencocokkan nama dengan jumlah. Semua orang jadi repot.

Cara Melakukannya dengan MsgOrb di WhatsApp

Dengan MsgOrb, Anda bisa mengumpulkan biaya camp atau program dengan cicilan, mengirim pengingat, dan melacak siapa yang sudah membayar, semuanya dari satu dasbor, menggunakan nomor WhatsApp Business Anda sendiri. Begini cara kerjanya:

Buka Program Fees, klik New program. Pilih grup WhatsApp yang dituju. (Ingat: grup di MsgOrb adalah daftar kontak, bukan obrolan grup WhatsApp.) Tambahkan nama, tanggal, waktu dan lokasi pertemuan, jumlah tempat yang tersedia, harga, serta cara orang bisa membayar: In full only (lunas saja), atau In full, or in 2, 3 or 4 monthly parts (lunas, atau dalam 2, 3 atau 4 cicilan bulanan). Ini memberi orang tua fleksibilitas tanpa menambah pekerjaan bagi Anda.
Klik Create program, lalu Send to group. Setiap anggota mendapat tautan pembayaran pribadi di WhatsApp dengan nama dan nomor mereka sudah terisi. Tidak ada yang perlu mengetik informasi mereka. Artinya lebih sedikit kesalahan dan lebih sedikit bolak-balik pesan. Tautannya bersifat pribadi, sehingga setiap orang tua hanya melihat halaman pembayaran mereka sendiri.
Cicilan pertama dibayar saat pendaftaran dan kartu disimpan. Tiga hari sebelum setiap cicilan berikutnya, pengingat WhatsApp dikirim. Pada tanggal jatuh tempo, kartu didebet secara otomatis dan kuitansi tiba di WhatsApp. Ini terjadi untuk setiap cicilan. Anda tidak perlu melakukan apa pun. Semuanya otomatis, sehingga Anda tidak perlu lagi mengingat tanggal jatuh tempo.
Jika kartu ditolak, orang tersebut ditandai Payment late dan menerima tautan WhatsApp untuk membayar atau memakai kartu lain. Jadi mereka bisa langsung memperbaikinya, dan Anda tidak perlu mengejar mereka. Tautannya aman dan hanya dikirim kepada mereka. Anda dapat melihat siapa yang terlambat di tab People.
Tab People menampilkan apa yang sudah dibayar dan masih harus dibayar setiap orang. Anda bisa melihat siapa yang sudah lunas dan siapa yang terlambat. Anda juga bisa melihat informasi kontak dan riwayat pembayaran mereka. Semuanya ada di satu tempat, jadi Anda tidak perlu membuka spreadsheet. Ketika anggota panitia bertanya bagaimana perkembangan pengumpulan dana, Anda cukup membuka tab itu dan membaca angkanya.
Pengaturan sekali saja: klik Add the payment messages di halaman program. Di sinilah Anda menambahkan pesan pembayaran dan mengirimkannya ke Meta untuk persetujuan. Biasanya butuh 15 sampai 30 menit. Anda melakukannya sekali, sebelum program pertama. Setelah itu, pesan-pesannya siap digunakan.
Pembayaran kartu diproses oleh Stripe dan masuk ke akun Stripe Anda sendiri. Biaya pemesanan MsgOrb adalah 2% + $0.50 per pembayaran, dibayar oleh pembayar di atas harga yang Anda tetapkan. Artinya Anda menerima penuh biaya yang Anda tetapkan, dan pembayar menanggung biaya pemesanan. Anda tidak kehilangan uang pada setiap transaksi.

Apa yang Diterima Keluarga Anda

Pesan dikirim ke setiap orang secara pribadi lewat WhatsApp, dengan nama depan mereka. Pesan itu tidak pernah masuk ke obrolan grup tempat semua orang bisa melihatnya. Segera setelah pembayaran pertama, seorang orang tua mungkin menerima pesan seperti ini:

Hi Maria!

Your first payment for Summer Camp was received. Amount: $50.00.
Your next payment of $50.00 is due on August 15.
We’ll remind you 3 days before.
If you need to use a different card, just reply to this message.
Thanks!

Tiga hari sebelum tanggal jatuh tempo berikutnya, Maria menerima pengingat di WhatsApp. Pada tanggal jatuh tempo, kartu yang tersimpan didebet secara otomatis, dan kuitansi tiba. Jika kartunya ditolak, ia menerima tautan untuk membayar atau memakai kartu lain. Ia tidak perlu menelepon Anda atau mencari cara baru untuk membayar. Ia cukup mengetuk tautan, memperbarui kartunya, dan selesai. Pesan-pesannya bersifat pribadi, sehingga orang tua tidak melihat informasi pembayaran satu sama lain. Mereka merasa diperhatikan, bukan dikejar.

Apa yang Berubah untuk Anda

Anda berhenti mengejar pembayaran. Pengingat dan penagihan berjalan dengan sendirinya. Anda tidak perlu mencocokkan transfer bank dengan nama di spreadsheet. Anda cukup membuka tab People dan melihat siapa yang sudah membayar dan siapa yang masih berutang. Jika ada yang terlambat, Anda bisa langsung melihatnya. Anda bisa menghabiskan waktu untuk menjalankan camp atau program, bukan menjadi detektif pembayaran.

Orang tua menghargai pesan yang jelas dan pengingat otomatis. Mereka juga tidak perlu mengingat tanggal jatuh tempo. Mereka menerima kuitansi setiap kali pembayaran berhasil. Jika ada yang tidak beres, mereka bisa memperbaikinya sendiri dengan tautan. Ini pengalaman yang lebih tenang bagi semua orang.

Anda juga terlihat lebih profesional. Pesan dikirim dari nomor WhatsApp Business Anda, sehingga mudah dikenali. Mereka melihat nama camp Anda dan nama anak mereka. Rasanya personal, bukan seperti sistem pembayaran generik. Dan karena semuanya lewat WhatsApp, mereka tidak perlu mengunduh aplikasi lain atau memeriksa email.

Siap Mencobanya?

Anda bisa mengatur program pertama dan mulai mengumpulkan biaya lewat WhatsApp secara gratis. Kunjungi www.msgorb.com untuk membuat akun gratis Anda. Hanya butuh beberapa menit untuk mulai.

Buat akun MsgOrb gratis Anda →