Cara Mengumpulkan Iuran Anggota lewat WhatsApp Tanpa Harus Menagih

Tanyakan kepada bendahara klub mana bagian tersulit dari pekerjaannya, dan jawabannya jarang soal pembukuan. Yang paling melelahkan adalah menagih. Pengingat yang sama di grup obrolan setiap bulan. Transfer tanpa nama pengirim. Spreadsheet berisi siapa yang masih menunggak. Dan pesan canggung kepada teman yang masih berutang $20.

Jika anggota Anda sudah berkomunikasi dengan Anda lewat WhatsApp, di sanalah juga tempat terbaik untuk mengumpulkan iuran mereka. Panduan ini menjelaskan cara mengatur iuran agar terkumpul dengan sendirinya, berapa biayanya, dan cara menjaganya tetap adil bagi anggota.

Langkah 1: tentukan jumlah dan frekuensinya

Sebagian besar grup memilih salah satu dari dua pola berikut:

• Iuran bulanan cocok untuk klub yang bertemu setiap minggu, seperti klub lari, paduan suara, dan tim olahraga. Jumlah yang lebih kecil lebih mudah dibayar anggota, dan anggota baru bisa bergabung kapan saja.
• Iuran tahunan cocok untuk asosiasi, grup alumni, dan cabang profesi, yang keanggotaannya diperpanjang setahun sekali.

Tuliskan dengan jelas apa saja yang ditanggung iuran. "Keanggotaan: $20 per bulan, mencakup pelatihan, pendaftaran lomba, dan makan malam akhir musim" jauh lebih mudah dibayar daripada "iuran sudah jatuh tempo".

Langkah 2: gunakan pembayaran otomatis, bukan pengingat

Perubahan terbesar yang bisa Anda lakukan adalah berhenti meminta anggota membayar setiap bulan. Sebagai gantinya, biarkan mereka membayar sekali lalu ditagih secara otomatis setelahnya. Cara ini sudah dipakai pusat kebugaran dan layanan streaming, dan hampir semua urusan menagih pun hilang.

Cara yang umum adalah langganan kartu melalui pemroses pembayaran seperti Stripe. Anggota memasukkan kartunya sekali saja, lalu kartu itu ditagih pada tanggal yang sama setiap bulan atau tahun. Mereka mendapat kwitansi setiap kali pembayaran, dan bisa berhenti kapan saja.

Beberapa aturan berikut menjaga agar sistem ini tetap adil:

• Tampilkan jumlah lengkap sebelum mereka membayar, termasuk biaya tambahan apa pun.
• Kirim kwitansi setelah setiap tagihan, agar tidak ada yang terkejut melihat mutasi rekeningnya.
• Buat berhenti menjadi mudah. Anggota yang ingin berhenti harus bisa melakukannya sendiri, tanpa percakapan yang canggung.
• Simpan uang di rekening organisasi Anda sendiri, agar bendahara bisa melihat setiap pembayaran dan pencairan.

Langkah 3: kirim tautan pribadi kepada setiap anggota

Memasang satu tautan pembayaran di grup obrolan memang bisa, tetapi sulit untuk melihat siapa yang sudah membayar. Tautan pribadi untuk setiap anggota, dengan nama dan nomor mereka sudah terisi, berarti setiap pembayaran otomatis dicocokkan dengan orangnya. Tidak ada lagi transfer tanpa keterangan.

Kirimkan tautan melalui pesan pribadi WhatsApp, bukan di grup. Orang lebih cenderung menindaklanjuti pesan yang ditujukan kepada mereka, dan status pembayaran anggota lain tidak terlihat.

Langkah 4: ingatkan dengan sopan, lalu berhenti

Ada anggota yang tidak mendaftar dari pesan pertama. Satu atau dua pengingat yang ramah masih wajar. Lebih dari itu mulai terasa seperti tekanan. Pola yang baik adalah mengirim pengingat beberapa hari setelah pesan pertama dan satu lagi seminggu kemudian, lalu berhenti. Siapa pun yang meminta Anda berhenti mengirim pesan tidak boleh dihubungi lagi.

Langkah 5: tangani kartu yang gagal tanpa ribut

Kartu bisa kedaluwarsa dan diganti. Saat perpanjangan gagal, anggota sebaiknya menerima pesan pribadi singkat berisi tautan untuk memperbarui kartunya. Setelah itu, iuran yang tertunggak bisa dibayar dengan kartu baru. Bendahara tidak perlu terlibat sama sekali.

Berapa biayanya

Pembayaran kartu selalu disertai biaya pemrosesan dari pemroses pembayaran. Banyak alat juga menambahkan biayanya sendiri. Ada dua hal yang perlu diperiksa:

• Siapa yang menanggung biaya. Sebagian alat memotongnya dari iuran Anda. Yang lain menambahkannya di atas, sehingga anggota yang membayarnya dan organisasi Anda menerima jumlah penuh, dikurangi biaya pemroses.
• Ke mana uangnya masuk. Pilih alat yang menyalurkan dana ke rekening organisasi Anda sendiri, bukan yang menahan uang lalu membayarkannya kepada Anda nanti.

Iuran bukan donasi

Satu hal penting: iuran keanggotaan adalah pembayaran untuk keanggotaan. Donasi, persepuluhan, dan persembahan berbeda. Biasanya diperlukan kwitansi persembahan untuk keperluan pajak, dan aturan mengirim pesan untuk meminta donasi di WhatsApp juga berbeda. Pisahkan keduanya, dan gunakan platform persembahan untuk donasi.

Bagaimana MsgOrb melakukannya

Iuran Anggota di MsgOrb mengikuti langkah-langkah di atas melalui WhatsApp:

• Anda membuat paket iuran dengan jumlah, bulanan atau tahunan, dan memilih grup WhatsApp yang sesuai.
• Kirim ke grup akan mengirimkan setiap anggota tautan bayar pribadinya dalam pesan WhatsApp pribadi.
• Anggota membayar bulan atau tahun pertama di halaman Stripe yang aman, dan kartunya ditagih otomatis setelah itu, sebagai langganan di rekening Stripe milik organisasi Anda sendiri. MsgOrb tidak pernah menahan uang.
• Kwitansi dikirim lewat WhatsApp setelah setiap pembayaran. Jika kartu gagal, anggota mendapat tautan untuk memperbaruinya.
• Anggota yang belum mendaftar menerima pengingat 3 hari dan 7 hari kemudian, lalu tidak ada lagi. Siapa pun yang membalas STOP tidak akan dihubungi lagi.
• Anggota bisa berhenti dari halaman anggota mereka sendiri, dan tagihan berakhir setelah periode yang sudah mereka bayar.

Biaya pemesanan adalah 2% dari setiap pembayaran ditambah $0,50, ditambahkan di atas dan dibayar oleh anggota, sehingga iuran bulanan $20 menjadi $20,90 bagi anggota. Biaya pemrosesan kartu Stripe dipotong dari pencairan Anda, sama seperti pembayaran Stripe lainnya.

Ingin mengumpulkan biaya satu kali untuk kelas, perkemahan, atau kursus? Biaya Program memungkinkan orang membayar penuh atau dalam 2 sampai 4 cicilan bulanan, dengan setiap cicilan ditagih otomatis.

Daftar periksa

• Pilih bulanan atau tahunan, dan tuliskan apa saja yang ditanggung iuran.
• Gunakan pembayaran kartu otomatis ke rekening organisasi Anda sendiri.
• Kirim setiap anggota tautan pribadi, secara pribadi.
• Ingatkan paling banyak dua kali, lalu berhenti.
• Kirim kwitansi setelah setiap pembayaran, dan buat berhenti menjadi mudah.
• Pisahkan donasi dari iuran.