Mengapa Pengumuman di Grup WhatsApp Anda Terlewat (dan Apa yang Sebaiknya Dilakukan)

Jika Anda pernah menjadi orang yang bertanggung jawab atas pengumuman, Anda pasti tahu perasaannya. Anda menulis pemberitahuan dengan cermat. Anda memeriksa tanggalnya dua kali. Anda mengirimkannya ke grup pada jam yang wajar. Lalu pada hari H, seseorang menghampiri Anda dan berkata, "Lho, itu hari ini? Tidak ada yang memberi tahu kami."

Anda sudah memberi tahu mereka. Pesannya ada di grup chat. Hanya saja tertimbun di antara empat puluh dua stiker selamat pagi, sebuah video yang diteruskan sepupu seseorang, tiga orang yang bertanya apakah pertemuannya masih berlangsung, dan utas panjang tentang siapa yang membawa beras.

Ini bukan masalah pada orang-orangnya. Anggota Anda tidak ceroboh. Ini masalah saluran, dan begitu Anda melihatnya seperti itu, memperbaikinya jadi jauh lebih mudah.

Grup chat sebenarnya tidak dirancang untuk pengumuman

Grup WhatsApp sangat bagus untuk percakapan. Di sanalah sebuah pelayanan remaja saling bercanda, para orang tua di satu kelas bertukar catatan, dan para relawan berkoordinasi pada hari kegiatan penjangkauan. Itulah tujuan rancangannya: banyak orang berbicara kepada banyak orang.

Pengumuman bekerja sebaliknya. Satu orang perlu menyampaikan satu hal kepada banyak orang, dengan jelas, dan pesan itu harus sampai. Ketika Anda memasukkan pengumuman ke grup yang ramai, Anda meminta pengumuman itu bersaing dengan setiap pesan lain di dalamnya. Dan biasanya ia kalah.

Inilah yang biasanya terjadi di grup dengan jumlah anggota yang cukup besar:

• Orang-orang membisukannya. Hampir semua orang dalam grup besar akhirnya membisukannya, sering kali dalam minggu pertama. Itu wajar ketika ponsel mereka bergetar delapan puluh kali sehari. Artinya, pemberitahuan penting Anda masuk tanpa bunyi, bersama semua hal lain yang sudah mereka putuskan untuk diabaikan.
• Pesan tergulir ke atas. Saat seseorang membuka chat pada malam hari, pengumuman Anda sudah berada dua ratus pesan di atas. Kebanyakan orang hanya membaca beberapa pesan terakhir lalu menutupnya.
• Balasan menimbun pesan asli. Sepuluh orang membalas "Noted" atau "Amin" atau mengirim jempol. Lima orang lagi bertanya "Jam berapa?" padahal jamnya sudah tertulis di pesan. Sekarang informasi yang sebenarnya hilang di antara balasan-balasan tentang pesan itu.
• Semua orang bisa melihat nomor semua orang. Dalam grup biasa, anggota umumnya bisa melihat nomor telepon satu sama lain. Bagi gereja, sekolah, atau lembaga amal, ini menjadi persoalan privasi yang diam-diam dikhawatirkan banyak orang, dan sebagian akan keluar dari grup karenanya.

Tidak satu pun dari ini salah siapa pun. Anda hanya menggunakan alat percakapan untuk pekerjaan menyiarkan informasi.

Yang benar-benar dibaca: pesan yang terasa personal

Pikirkan pesan-pesan yang Anda sendiri tidak pernah lewatkan. Pesan dari sekolah anak Anda yang memberi tahu bahwa jemputan lebih awal. Pengingat dari dokter gigi sehari sebelum janji temu Anda. Surat dari bank Anda. Apa kesamaannya?

Pesan-pesan itu datang langsung kepada Anda. Ditujukan kepada Anda. Muncul di daftar chat Anda sebagai percakapan tersendiri, bukan sebagai satu baris di dalam grup yang ramai. Dan cukup singkat untuk dibaca dari notifikasi tanpa perlu membuka aplikasi.

Itulah pergeseran yang patut dilakukan. Alih-alih mengirim satu pesan ke grup berisi tiga ratus orang, Anda mengirim tiga ratus pesan individual, masing-masing masuk ke chat pribadi orang tersebut, idealnya dimulai dengan nama depannya. Kedengarannya lebih banyak pekerjaan. Dengan pengaturan yang tepat, justru lebih sedikit, karena Anda menulis pesannya sekali dan pengirimannya dilakukan untuk Anda.

Bayangkan Grace, yang mengurus komunikasi untuk sebuah gereja berukuran menengah. Setiap Kamis, ia dulu memposting jadwal akhir pekan di grup utama, lalu menghabiskan hari Sabtu menjawab pertanyaan yang sama lewat pesan pribadi: jam berapa mulainya, apakah ada parkir, apakah ibadah remaja masih di aula. Sekarang pengingat dikirim ke setiap anggota secara individual pada Kamis malam. Isinya: "Hai Daniel, pengingat singkat tentang ibadah Minggu ini pukul 09.00." Orang-orang membalasnya, dan balasan itu kembali kepadanya, bukan ke seluruh jemaat. Grup utama bisa kembali menjadi tempat persekutuan.

Seperti apa pengumuman yang baik

Apa pun alat yang Anda gunakan, beberapa kebiasaan membuat perbedaan besar pada apakah sebuah pesan dibaca dan ditindaklanjuti.

Mulai dengan satu hal yang paling penting

Baris pertama adalah yang muncul di notifikasi. Taruh acara dan waktunya di sana. "Pertemuan orang tua dan guru, Selasa pukul 17.00 di aula utama" jauh lebih baik daripada "Kepada para orang tua yang terhormat, semoga pesan ini sampai dengan baik". Simpan basa-basinya untuk baris kedua, jika Anda memang memakainya.

Buat cukup singkat untuk dibaca di layar kunci

Jika orang harus membuka aplikasi dan menggulir untuk menemukan tanggalnya, sebagian dari mereka tidak akan melakukannya. Tiga atau empat baris pendek sudah cukup untuk kebanyakan pemberitahuan. Jika ada banyak detail, seperti rangkaian acara lengkap atau daftar apa saja yang perlu dibawa, tawarkan sebagai tindak lanjut, jangan dijejalkan ke pesan pertama.

Berikan cara mudah bagi orang untuk merespons

Salah satu hal paling berguna dari WhatsApp bagi bisnis dan organisasi adalah tombol balasan cepat. Alih-alih berharap orang mengetik balasan, Anda memberi mereka tombol seperti "Saya akan hadir", "Tidak bisa hadir", atau "Info lebih lanjut". Cukup satu ketukan, selesai. Anda mendapat gambaran yang jauh lebih baik tentang siapa yang akan datang, dan anggota tidak perlu memikirkan apa yang harus ditulis.

Jawab pertanyaan yang jelas sebelum ditanyakan

Anda sudah tahu apa yang akan ditanyakan orang. Jam berapa. Di mana. Di mana bisa parkir. Harus pakai baju apa. Berapa biayanya. Siapa yang harus dihubungi jika terlambat. Di MsgOrb, Anda bisa mengetik jawaban-jawaban itu saat menyiapkan pengumuman, dan ketika seseorang membalas dengan "di mana lokasinya?", mereka langsung mendapat alamat tempatnya secara otomatis. Tidak ada tebakan atau kecerdasan buatan yang terlibat. Sistem ini hanya mencocokkan pertanyaan umum dengan jawaban yang sudah Anda tulis. Apa pun yang tidak dikenalinya akan masuk ke kotak masuk Anda untuk dijawab oleh orang sungguhan.

Jangan memaksakan selebaran kepada semua orang

Selebaran yang didesain indah itu bagus. Mengirim gambar besar kepada tiga ratus orang yang hanya perlu tanggalnya kurang bagus. Pendekatan yang lebih baik adalah mengirim teks dulu dan membiarkan orang meminta selebaran jika mereka mau. Mereka yang membalas "kirim selebarannya" akan mendapatkannya. Yang lain mendapat pesan yang bersih dan ringkas.

"Tapi semua orang sudah ada di grup"

Ini kekhawatiran yang paling umum, dan wajar. Anda sudah bertahun-tahun membangun grup itu. Anda tidak ingin mulai dari awal.

Kabar baiknya, Anda tidak harus memilih. Pertahankan grup untuk hal yang memang dikerjakannya dengan baik, yaitu komunitas dan percakapan. Pindahkan pengumuman, pengingat, dan apa pun yang mendesak ke pesan langsung. Kebanyakan organisasi yang melakukan perubahan ini mendapati grupnya justru menjadi lebih ramah, karena ia tidak lagi berfungsi sebagai papan pengumuman yang membuat orang merasa harus terus menggulir.

Memindahkan orang ke daftar langsung Anda juga lebih mudah daripada kelihatannya. Anda bisa membagikan tautan bergabung di grup yang sudah ada, mencetaknya di buletin mingguan, atau memasang kode QR di pintu masuk. Orang-orang menambahkan nama dan nomor mereka sendiri, yang juga memberi Anda catatan jelas bahwa mereka meminta untuk menerima pesan dari Anda. Itu lebih penting daripada yang disadari kebanyakan orang, dan akan kami bahas lebih dalam dalam panduan terpisah.

Catatan tentang rasa hormat

Beralih ke pesan langsung memberi Anda jalur yang lebih baik untuk menjangkau orang, dan itu layak diperlakukan dengan hati-hati. Cara tercepat untuk kehilangan perhatian anggota adalah mengirim pesan terlalu sering atau tentang hal-hal yang tidak berkaitan dengan mereka.

Beberapa aturan sederhana sangat membantu. Kirim pengingat hanya untuk hal yang benar-benar sudah mereka daftarkan diri atau menjadi bagiannya. Bagi kontak Anda ke dalam kelompok yang masuk akal, misalnya orang tua dari satu tingkat kelas atau relawan dari satu tim, agar tidak ada yang menerima pemberitahuan yang ditujukan untuk orang lain. Dan selalu buat agar mudah untuk berhenti. Jika seseorang membalas STOP, itu harus menjadi akhirnya, tanpa tindak lanjut yang canggung. Di MsgOrb, balasan seperti "stop" atau "berhenti" dicatat dan orang tersebut otomatis dikeluarkan dari setiap pengiriman berikutnya.

Ketika orang percaya bahwa Anda hanya mengirim pesan saat itu penting, mereka mulai membaca semua yang Anda kirim. Kepercayaan itu jauh lebih berharga daripada pengumuman mana pun.

Ringkasannya

Jika pengumuman Anda terus terlewat, hampir pasti bukan karena anggota Anda tidak peduli. Melainkan karena grup chat yang ramai adalah tempat yang sulit bagi satu pesan untuk diperhatikan.

Kirim pemberitahuan penting langsung, satu orang per satu. Letakkan detail utama di baris pertama. Berikan tombol agar orang bisa merespons. Jawab pertanyaan yang sudah bisa diperkirakan sebelumnya. Biarkan grup untuk percakapan. Dengan melakukan semua itu, Anda akan jauh lebih sedikit menghabiskan hari Sabtu untuk menjawab "sebenarnya jam berapa?"

Jika Anda ingin melihat cara kerjanya untuk jenis organisasi Anda, lihat bagaimana MsgOrb disiapkan untuk gereja, sekolah dan LSM dan kelompok komunitas, atau baca panduan mengirim kampanye pertama Anda.