Cara Membangun Daftar Kontak WhatsApp yang Benar-Benar Ingin Dimasukkan Orang

Hampir setiap organisasi memulai daftar WhatsApp mereka dengan cara yang sama. Seseorang membuka spreadsheet, atau menggulir ponselnya, atau menyalin nomor dari formulir pendaftaran lama, lalu menempelkan semuanya. Rasanya efisien. Anda sudah punya nomornya, jadi mengapa tidak dipakai?

Lalu beberapa minggu kemudian, masalah mulai muncul. Pesan tidak dibalas. Beberapa orang membalas dengan bertanya bagaimana Anda mendapatkan nomor mereka. Seseorang memblokir Anda. Dan diam-diam, di latar belakang, WhatsApp mulai menyadari bahwa orang-orang tidak senang menerima pesan dari Anda.

Kenyataannya, ukuran daftar Anda jauh kurang penting dibandingkan apakah orang-orang di dalamnya memang ingin berada di sana. Daftar berisi delapan puluh orang yang meminta untuk menerima pesan dari Anda akan lebih bermanfaat bagi gereja, sekolah, atau yayasan Anda daripada daftar berisi delapan ratus orang yang tidak memintanya. Panduan ini membahas cara membangun daftar jenis pertama.

Mengapa "tambahkan saja semua orang" berbalik merugikan

Ada baiknya memahami apa yang terjadi di balik layar. WhatsApp menyimpan peringkat kualitas untuk setiap nomor bisnis. Peringkat ini memantau bagaimana orang merespons pesan Anda. Ketika banyak orang memblokir Anda atau melaporkan pesan Anda, peringkat Anda turun. Jika peringkat Anda turun cukup jauh, WhatsApp dapat membatasi jumlah orang yang boleh Anda kirimi pesan, atau dalam kasus yang lebih serius, membatasi nomor tersebut sepenuhnya.

Artinya, satu kali pengiriman yang ceroboh ke daftar yang belum pernah berinteraksi dapat merusak kemampuan Anda menjangkau orang-orang yang benar-benar ingin menerima pembaruan dari Anda. Ini seperti reputasi bersama. Setiap pesan yang tidak diinginkan mengurangi sedikit reputasi itu.

Ada juga sisi manusiawinya yang sederhana. Tidak ada yang suka menerima pesan tak terduga dari organisasi yang tidak ia ingat pernah memberikan nomornya. Bahkan orang yang menyukai Anda bisa merasa sedikit tidak nyaman. Memulai dengan persetujuan berarti pesan pertama Anda disambut, bukan mengejutkan.

Apa arti "opt-in" sebenarnya

Opt-in berarti orang tersebut telah dengan jelas menyetujui untuk menerima pesan dari Anda melalui WhatsApp. Konsepnya tidak rumit, tetapi beberapa detail penting.

• Harus jelas apa yang mereka setujui. "Terima pengingat layanan dan kabar gereja melalui WhatsApp" sudah jelas. Kotak centang kecil yang tersembunyi dalam formulir tentang hal lain tidak.
• Harus spesifik untuk WhatsApp. Seseorang yang memberikan nomornya untuk panggilan telepon atau formulir kertas belum tentu setuju menerima pesan WhatsApp.
• Anda harus bisa membuktikannya. Jika ada yang bertanya, termasuk Meta, Anda perlu catatan tentang kapan dan bagaimana setiap orang bergabung.

Poin terakhir inilah yang paling sering terlewatkan oleh organisasi. Mudah untuk mengatakan "semua orang di daftar kami sudah setuju." Jauh lebih baik jika Anda bisa menunjukkan tanggal dan waktu setiap orang mendaftar.

Cara termudah: biarkan orang mendaftar sendiri

Cara paling sederhana dan paling menghormati untuk membangun daftar adalah dengan membiarkan orang bergabung atas kemauan mereka sendiri. Anda membagikan sebuah tautan. Mereka mengetuknya, mengetik nama dan nomor mereka, dan mereka sudah masuk. Tidak ada yang perlu menyalin nomor secara manual, tidak ada yang ditambahkan tanpa mereka ketahui, dan ada catatan otomatis untuk setiap pendaftaran.

MsgOrb menyediakan tautan gabung untuk setiap organisasi untuk keperluan ini. Ketika seseorang bergabung melalui tautan tersebut, waktu pendaftarannya dan sumber asalnya dicatat, sehingga Anda memiliki bukti persetujuan yang diharapkan oleh Meta. Anda bahkan bisa membuat tautan terpisah untuk setiap grup, sehingga orang tua dari satu kelas, atau relawan untuk satu tim, otomatis masuk ke grup yang tepat. Jika Anda lebih suka memeriksa setiap orang baru sebelum mereka mulai menerima pesan, Anda dapat mematikan penerimaan otomatis dan menyetujui mereka satu per satu.

Di mana membagikan tautan gabung Anda

Tautan gabung hanya berguna jika orang melihatnya. Berikut beberapa tempat yang biasanya efektif, tergantung jenis organisasi Anda.

Untuk gereja dan kelompok keagamaan

• Cetak kode QR di buletin mingguan dengan kalimat seperti "Dapatkan pengingat ibadah melalui WhatsApp."
• Pasang papan kecil dengan kode QR di meja penyambutan atau pintu masuk.
• Sebutkan saat pengumuman. Ajakan sepuluh detik "pindai kode di buletin Anda" ternyata cukup efektif.
• Bagikan sekali di grup WhatsApp yang sudah ada, agar anggota yang sudah ada dapat ikut bergabung.

Untuk sekolah

• Sertakan tautan dalam paket selamat datang untuk keluarga baru.
• Tambahkan ke lembar pendaftaran pada pertemuan orang tua dan hari open house.
• Kirim ke rumah lewat buletin, dengan catatan singkat tentang apa yang akan diterima orang tua, seperti informasi libur, pengingat, dan pemberitahuan acara.

Untuk LSM dan kelompok komunitas

• Letakkan kode QR di meja atau spanduk di setiap acara atau kegiatan penjangkauan.
• Tambahkan ke formulir pendaftaran relawan Anda.
• Cantumkan di footer email dan halaman kontak situs web Anda.

Apa pun yang Anda lakukan, sampaikan dengan jelas kepada orang-orang apa yang mereka daftarkan dan seberapa sering mereka akan menerima pesan dari Anda. "Sekitar satu pesan seminggu, sebagian besar pengingat" terdengar menenangkan. Tidak ada yang ingin bergabung dengan sesuatu yang kemudian menjadi terlalu ramai.

Bagaimana dengan nomor yang sudah Anda miliki?

Anda tidak perlu membuang daftar lama Anda. Anda hanya perlu memberi orang-orang itu kesempatan untuk mengatakan ya.

Salah satu pendekatan yang lembut adalah membagikan tautan gabung Anda melalui saluran yang sudah Anda gunakan, seperti grup yang ada, email, atau pemberitahuan tercetak, dan mengajak orang untuk mendaftar jika mereka ingin terus menerima pembaruan. Orang-orang yang peduli akan bergabung. Orang-orang yang tidak peduli mungkin memang tidak akan pernah membaca pesan Anda.

Jika Anda mengimpor kontak dari spreadsheet, dan ada alasan baik untuk melakukannya, ingatlah bahwa kontak tersebut tidak memiliki catatan pendaftaran otomatis yang sama. Berhati-hatilah khususnya dengan mereka, dan pastikan pesan pertama Anda jelas tentang sesuatu yang memang mereka harapkan.

Memastikan detailnya benar

Beberapa hal kecil dapat menghemat banyak kekesalan di kemudian hari.

Selalu gunakan nomor internasional lengkap. Nomor harus diawali tanda plus dan kode negara, seperti +1 untuk Amerika Serikat atau +233 untuk Ghana. Nomor lokal tanpa kode negara bisa membingungkan, dan mungkin terlihat baik-baik saja di daftar Anda tetapi tidak pernah menerima satu pesan pun. MsgOrb tidak akan menebak negara untuk Anda, justru untuk menghindari hal ini. Jika ada nomor dalam impor yang tidak dapat dibaca, sistem akan memberi tahu nomor mana yang perlu diperbaiki.

Atur orang ke dalam grup yang masuk akal. Orang tua dari satu tingkat kelas. Paduan suara. Relawan akhir pekan. Grup memungkinkan Anda mengirim pesan yang tepat kepada orang yang tepat, bukan satu pemberitahuan kepada semua orang. Orang memperhatikan ketika pesan relevan, dan mereka lebih memperhatikan lagi ketika tidak relevan.

Jangan khawatir tentang data ganda. Jika seseorang mendaftar dua kali, atau muncul di dua impor, MsgOrb mencocokkannya berdasarkan nomor dan menyimpan satu catatan, sehingga Anda tidak akan mengirim pesan dua kali kepada orang yang sama.

Buat keluar semudah bergabung

Ini mungkin terasa aneh pada awalnya. Mengapa Anda harus membuat orang mudah keluar? Karena orang yang merasa bebas untuk keluar akan lebih nyaman untuk tetap tinggal.

Setiap pesan yang Anda kirim harus menghormati balasan STOP yang sederhana. Di MsgOrb, jika seseorang membalas "stop," "berhenti," atau "hapus saya," mereka ditandai sebagai berhenti berlangganan dan otomatis dikeluarkan dari setiap pengiriman berikutnya. Anda tidak perlu melakukan apa pun, dan Anda tidak mungkin mengirim pesan kepada mereka lagi secara tidak sengaja.

Jauh lebih baik jika seseorang diam-diam berhenti daripada merasa kesal lalu memblokir atau melaporkan Anda. Berhenti berlangganan adalah ucapan selamat tinggal yang sopan. Pemblokiran merusak reputasi nomor Anda.

Menjaga daftar tetap sehat dari waktu ke waktu

Membangun daftar yang baik bukanlah pekerjaan sekali jadi. Beberapa kebiasaan menjaganya tetap dalam kondisi baik:

• Hanya kirim pesan tentang hal-hal yang mereka daftarkan.
• Buat pesan Anda singkat dan bermanfaat. Jika setiap pesan layak dibaca, orang akan terus membacanya.
• Pantau hasil pengiriman Anda. Jika sebuah nomor terus gagal, nomor itu mungkin sudah tidak aktif di WhatsApp.
• Jangan mengirim lebih sering daripada yang Anda janjikan saat mereka bergabung.

Nomor WhatsApp Business baru juga dibatasi jumlah orang baru yang dapat dikirimi pesan dalam sehari. Batas ini meningkat seiring verifikasi bisnis Anda dan ketika orang merespons dengan baik pesan yang Anda kirim. Alasan lain yang baik untuk berkembang secara bertahap bersama orang-orang yang ingin mendengar dari Anda, bukan mengirim pesan massal ke daftar besar sejak hari pertama.

Intinya

Daftar WhatsApp yang baik bukan soal jumlah. Ini soal kepercayaan. Ketika orang memilih untuk bergabung, tahu apa yang bisa diharapkan, dan bisa keluar hanya dengan satu kata, mereka membaca apa yang Anda kirim dan meresponsnya.

Mulailah dengan tautan join. Bagikan di tempat orang-orang Anda sudah berada. Jaga grup tetap rapi dan pesan tetap relevan. Hormati setiap STOP. Lakukan itu, dan daftar Anda mungkin bertambah sedikit lebih lambat daripada impor spreadsheet, tetapi hasilnya akan jauh lebih baik.

Untuk panduan langkah demi langkah, lihat panduan kami tentang tautan join dan pendaftaran mandiri, menambahkan kontak, dan status kontak dan opt-out.