Vous envoyez l’annonce lundi. Dès mardi, vous avez répondu onze fois à « C’est à quelle heure ? », sept fois à « C’est où ? » et cinq fois à « Y a-t-il un parking ? ». À 23 h, quelqu’un demande quoi porter.

Chaque réponse figurait déjà dans l’annonce. Les gens ne lisent pas toujours jusqu’au bout, et il est plus facile de poser la question. C’est normal. Mais ce n’est pas à vous de répondre une par une aux mêmes cinq questions toute la semaine, depuis votre téléphone.

Pourquoi répondre à la main vous épuise

Les mêmes questions arrivent par vagues, juste après chaque annonce.
Elles arrivent à toute heure, et une question restée sans réponse peut se transformer en absence.
Copier-coller ne suffit pas. Il faut toujours ouvrir chaque conversation et répondre.
Si vous partagez la tâche, chacun répond un peu différemment, et quelqu’un donne l’ancienne heure.

Ce que vous voulez, c’est que les questions courantes trouvent leur réponse toutes seules, avec vos mots, pendant que les vraies questions continuent d’arriver à une personne.

Comment procéder avec MsgOrb sur WhatsApp

Lorsque vous créez une annonce dans MsgOrb, une section s’intitule Réponses automatiques intelligentes (Smart Replies). Vous activez les questions que vous attendez, vous rédigez votre réponse une seule fois, et MsgOrb l’envoie chaque fois qu’une personne répond à votre annonce avec cette question.

Rien n’est inventé et rien n’est deviné. MsgOrb n’envoie jamais que les réponses que vous avez écrites, mot pour mot.

1. Créez votre annonce

Ouvrez le constructeur de campagne depuis Automatisations (par exemple Organisation pour une église, une école ou un club, ou Événements pour un événement), choisissez le groupe, puis rédigez votre annonce ou sélectionnez le modèle approuvé.

2. Allez à la section 4, Réponses automatiques intelligentes

La section 4 est une liste d’interrupteurs, un pour chaque question courante :

Réponses sur l’heure et la date : « C’est à quelle heure ? » Vous indiquez l’heure et la date.
Réponses sur le lieu : « C’est où ? » Vous indiquez le lieu ou un lien.
Coordonnées de l’organisateur : « Qui contacter ? » Vous indiquez un nom et un numéro.
Confirmation de présence (RSVP) : « Je serai là ». Rien à saisir.
Accusé de réception des salutations : « Bonjour », « Bonsoir » et autres formules. Rien à saisir.
Tenue vestimentaire : « Qu’est-ce qu’on porte ? » Vous indiquez la tenue.
Stationnement / Itinéraire : « Où puis-je me garer ? » Vous indiquez les consignes de stationnement.
Coût / Prix du billet : « C’est combien ? » Vous indiquez le coût.
Programme : « Quel est le programme ? » Vous indiquez le déroulé.

3. Activez celles dont vous avez besoin et rédigez vos réponses

Écrivez chaque réponse comme vous la diriez à un ami. Par exemple, pour le stationnement : « Garez-vous sur le parking nord, rue de l’Orme. Le stationnement de débordement se trouve de l’autre côté de la route, près de la bibliothèque. » Pour la tenue : « Tenue soignée mais décontractée. L’événement se déroule en extérieur, prévoyez donc une veste. »

4. Définissez la durée des réponses

Par défaut, les réponses restent actives pendant 24 heures après l’arrivée de votre annonce chez chaque personne. Si vous annoncez un événement plusieurs jours à l’avance, réglez Arrêter de répondre à sur la fin de l’événement, afin que les gens puissent poser leurs questions sur l’heure ou le lieu toute la semaine.

5. Testez-le vous-même

Créez un groupe ne contenant que votre propre numéro, envoyez-y l’annonce, puis répondez « quelle heure ? » depuis votre téléphone. Votre réponse revient en quelques secondes. Vous savez alors exactement ce que verront vos proches.

6. Envoyez

Envoyez maintenant ou programmez l’envoi. Dès lors, les questions courantes trouvent leur réponse toutes seules.

Ce que reçoivent vos proches

Imaginez que vous organisez une ligue de football pour les jeunes et que vous envoyez les détails du lancement de la saison. Un parent répond :

Où on se gare ?

Quelques secondes plus tard, MsgOrb répond, avec vos mots, depuis votre numéro :

Garez-vous sur le parking nord, rue de l’Orme. Le stationnement de débordement se trouve de l’autre côté de la route, près de la bibliothèque.

Un autre parent demande « ça commence à quelle heure ? » et reçoit l’heure et la date que vous avez saisies. Quelqu’un d’autre demande : « Ma fille peut-elle changer d’équipe ? » Cette question ne figure pas dans votre liste, donc MsgOrb n’invente rien. Il envoie un court message indiquant qu’il n’a pas pu identifier la question (avec vos coordonnées, si vous avez activé Coordonnées de l’organisateur), et le message attend dans votre Boîte de réception.

Bon à savoir

Seules les réponses à votre annonce reçoivent une réponse automatique, et uniquement pendant que les réponses sont actives. Ensuite, les messages vont dans la Boîte de réception pour être traités par une personne.
« Ok », « merci » et le pouce levé ne reçoivent jamais de réponse automatique, car ce ne sont pas des questions.
Tout ce qu’il ne reconnaît pas vous revient. La personne reçoit un court message d’attente, et le message attend dans votre Boîte de réception. Vous gardez la main sur les vraies conversations.
Gardez chaque réponse courte. Une ou deux phrases contenant l’information dont les gens ont besoin. Si la réponse est longue, comme un programme complet, indiquez les points principaux et ajoutez « Tous les détails figurent sur le prospectus ».
La plupart des réponses ne coûtent rien à envoyer. Lorsqu’une personne vous écrit, WhatsApp ouvre une fenêtre de 24 heures pendant laquelle vous pouvez répondre sans modèle, et Meta inclut chaque mois 1 000 de ces réponses gratuites pour chaque numéro WhatsApp. Au-delà, chaque réponse est facturée au tarif Utility de Meta, nettement inférieur à un centime aux États-Unis.

Ce qui change pour vous

Imaginez la semaine suivant votre prochaine annonce. Le téléphone vibre toujours, mais la plupart de ces notifications ont déjà leur réponse : l’heure, le lieu, le stationnement, la tenue, le coût. Ce qui reste dans votre Boîte de réception, ce sont les questions qui ont vraiment besoin de vous.

Les gens obtiennent une réponse immédiatement, à 23 h comme à 6 h, si bien que moins d’entre eux renoncent et restent chez eux.
Tout le monde reçoit la même réponse, juste, parce que vous l’avez rédigée une seule fois.
Vous retrouvez vos soirées.
Votre équipe arrête de copier-coller. Bénévoles et salariés peuvent se concentrer sur les questions qui demandent une intervention humaine.

Laissez les questions courantes trouver leur réponse toutes seules

Rédigez vos réponses une fois, activez-les, et laissez MsgOrb gérer les questions « à quelle heure ? » et « où puis-je me garer ? » sur WhatsApp. Vous pouvez l’essayer gratuitement sur www.msgorb.com.

Comment répondre automatiquement à « À quelle heure ça commence ? » et « Où puis-je me garer ? » sur WhatsApp