Les parents inscrivent leurs enfants une seule fois. Au dépôt, un bénévole les enregistre depuis son propre téléphone, et le code de retrait du parent arrive dans son clavardage WhatsApp avec vous. Au retrait, un enfant n’est remis que si le code correspond.
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Kids Room check-in
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Scan with your phone camera
WhatsApp opens with “Check in” typed. Press send.
Un bloc-notes à la porte indique qui s’est présenté, pas qui est autorisé à venir chercher l’enfant. Les notes sur les allergies se perdent entre les bénévoles, la file s’allonge au retrait, et personne ne peut être certain que la personne qui repart avec un enfant est la bonne.
MsgOrb remet à chaque famille un code de retrait au dépôt, l’envoie au parent sur WhatsApp, et ne remet les enfants que lorsque ce code est saisi au retrait. Les bénévoles voient les allergies et les notes du personnel au moment où ils en ont besoin, et vous savez qui se trouve dans la salle en ce moment.
Quatre étapes, de l’inscription au retrait. Les parents et les bénévoles n’ont rien à télécharger.
Partagez votre lien d’inscription dans vos groupes WhatsApp. Les parents ajoutent leurs enfants, leur groupe d’âge et toute allergie ou tout besoin particulier. Cela prend une minute.
Au dépôt, les parents scannent l’affiche sur votre comptoir et appuient sur envoyer. Le code QR de leur famille leur revient dans WhatsApp.
Un bénévole scanne le code QR de la famille avec son propre téléphone et coche les enfants présents. Les allergies et les notes du personnel s’affichent à l’écran.
Le code de retrait du parent arrive dans le même clavardage WhatsApp. Au retrait, les enfants ne sont remis que si le code correspond.
Le bénévole saisit le code de retrait du parent. S’il correspond, le poste affiche les enfants rattachés à ce code et toute note du personnel. Sinon, il indique « Ne pas remettre ». Pas de devinettes, pas de bloc-notes.
Code K7M2 matches
Checked in by Emily Carter
Staff note
Only Emily or Mark may collect.
Wrong code? The station says “Do not release.”
Le bénévole saisit le code de retrait du parent. Une correspondance affiche les enfants rattachés à ce code; sinon, on voit « Aucune correspondance. Ne pas remettre. »
Chaque famille reçoit un nouveau code de retrait de 4 caractères à chaque enregistrement, de sorte que le code de la semaine dernière ne peut pas servir à récupérer un enfant aujourd’hui.
Les bénévoles ouvrent le lien du poste du jour et saisissent un NIP à 6 chiffres que vous leur remettez en personne. Les deux cessent de fonctionner à minuit.
Les notes, par exemple qui peut venir chercher un enfant, n’apparaissent qu’au dépôt et au retrait. Elles ne figurent jamais sur une étiquette ni dans un message.
Les allergies et les besoins particuliers sont mis en évidence pour les bénévoles au moment de l’enregistrement et dans la liste de la salle, et ne sont jamais envoyés sur WhatsApp.
Chaque bénévole saisit son nom, qui est enregistré avec chaque enregistrement et chaque retrait. L’historique est conservé pendant 12 mois.
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MsgOrb crée une affiche imprimable pour votre comptoir d’enregistrement. Les parents la scannent avec l’appareil photo de leur téléphone et appuient sur envoyer. Comme ils vous ont écrit en premier, les réponses, y compris le code de retrait du jour, n’ont pas besoin de modèle et comptent dans les 1 000 réponses gratuites que Meta inclut chaque mois pour votre numéro WhatsApp.
Code QR familial pour les parents inscrits
Leur code d’enregistrement familial revient directement, prêt à être scanné par le bénévole.
Un bouton d’inscription pour les nouvelles familles
Un parent qui ne s’est pas encore inscrit reçoit un bouton qui ouvre votre lien d’inscription.
Code de retrait du jour après l’enregistrement
Il arrive dans le même clavardage, avec un bouton qui ouvre leur laissez-passer de retrait pour la journée.
Une solution de rechange facultative
Pour les parents qui ne vous ont pas écrit ce jour-là, vous pouvez activer un modèle WhatsApp (un message Meta payant), ou laisser les bénévoles écrire le code sur l’autocollant.
La page Kids Check-in affiche les chiffres du jour, et l’onglet Salle du poste répertorie chaque enfant présent, avec les allergies et les besoins particuliers en évidence. Les familles, les enfants et les notes sont tous au même endroit.
Les familles dans une seule liste
Ajoutez ou retirez des enfants, ajoutez des notes du personnel ou confirmez le numéro d’un parent en personne.
Un poste pour chaque jour
Ouvrez-le en un clic les jours où vous tenez l’enregistrement. NIP perdu? Ouvrez-en un nouveau et l’ancien lien cessera de fonctionner.
Déjà enregistré?
Le poste l’indique et peut renvoyer au parent son code de retrait.
Plus d’un programme
Gérez « Enfants du dimanche », « Camp d’été » et d’autres, chacun avec son propre lien, son affiche et son poste.
Today in Kids Room
Pickup codes reset every day
18
In the room
42
Families
3
Not confirmed
Olivia · Preschool (3–5)
Peanut allergyNoah · Elementary (6–10)
Ava · Preschool (3–5)
Liam · Nursery (0–2)
Needs a nap at 11Check-in records · Sunday Kids
Download CSV| Date | Child | Parent | Checked in | Picked up |
|---|---|---|---|---|
| Sun, Oct 19 | Olivia Carter Preschool | Dana Carter | 9:42 AM by Megan | 11:08 AM Picked up · Chris |
| Sun, Oct 19 | Noah Brooks Elementary | Marcus Brooks | 9:47 AM by Megan | 11:12 AM Picked up · Chris |
| Sun, Oct 12 | Olivia Carter Preschool | Dana Carter | 9:39 AM by Ruth | 11:05 AM Picked up · Ruth |
| Sun, Oct 12 | Ava Martinez Preschool | Sofia Martinez | 9:51 AM by Ruth | 11:15 AM Picked up · Daniel |
Chaque enregistrement est conservé pendant 12 mois. Choisissez une période, recherchez un enfant ou un parent, et voyez qui est venu quel jour, qui l’a enregistré, et quel bénévole l’a remis avec le code de retrait de la famille. Téléchargez-le en CSV pour vos registres de présence et de sécurité.
Toute période
Les 30 derniers jours par défaut, ou toute période allant jusqu’à un an.
Historique d’un enfant
Recherchez par le nom de l’enfant ou du parent pour voir chaque visite.
Télécharger le CSV
Date, enfant, groupe d’âge, parent et téléphone, heures d’arrivée et de départ, bénévoles et statut.
Remis avec le code
Chaque retrait est consigné avec le bénévole qui a remis l’enfant selon le code de la famille.
Toute organisation qui s’occupe d’enfants pendant quelques heures peut utiliser Kids Check-in.
Ministère jeunesse, garderie et groupes de jeunes pendant les cultes et les programmes en milieu de semaine.
Clubs périscolaires, programmes de vacances et événements scolaires avec de jeunes enfants.
Camps de jour et programmes d’été avec dépôt et récupération quotidiens.
Séances d’entraînement, cours et tournois où les parents vont et viennent.
Conférences, mariages et festivals avec une salle ou un espace de jeux pour enfants.
Une aide pas à pas se trouve dans les guides Kids Check-in.
Non. Les parents s’inscrivent une seule fois grâce à un lien ouvert dans le navigateur de leur téléphone, et tout le reste se passe dans WhatsApp : ils scannent le panneau de l’accueil, appuient sur envoyer, et le code QR de leur famille ainsi que leur code de récupération arrivent dans leur conversation avec vous.
Non. L’inscription se fait une seule fois. Le code QR familial reste le même, et les parents peuvent l’enregistrer ou en faire une capture d’écran. Seul le code de récupération change, un nouveau étant créé à chaque enregistrement.
Non. Vous ouvrez un poste pour la journée et envoyez le lien aux bénévoles. Ils saisissent leur nom et le code PIN à 6 chiffres que vous leur communiquez en personne. Le poste sert uniquement à enregistrer l’arrivée et le départ des enfants, et il cesse de fonctionner à minuit.
Lorsque le parent vous a écrit au cours des 24 dernières heures, le billet est envoyé en réponse, ce qui compte dans les 1 000 réponses gratuites que Meta inclut chaque mois pour votre numéro WhatsApp. Le panneau de l’accueil fait de ce cas la situation normale : les parents le scannent et appuient sur envoyer au moment de déposer leur enfant. Pour les parents qui ne vous ont pas écrit ce jour-là, vous pouvez activer un modèle WhatsApp de secours, qui est un message Meta payant, ou le désactiver et laisser les bénévoles inscrire le code sur l’autocollant de l’enfant.
Les bénévoles inscrivent le code de récupération sur l’autocollant de chaque enfant au moment du dépôt, et peuvent aussi l’écrire sur un papier pour le parent. Ce qui compte, c’est le code de récupération, peu importe d’où il vient.
Oui. Chaque programme, par exemple « Enfants du dimanche » ou « Camp d’été », dispose de son propre lien d’inscription, de son panneau d’accueil, de son poste et de sa liste de familles.
Oui. Sur la page Kids Check-in, chaque programme dispose d’Enregistrements : choisissez une période d’un an maximum et appuyez sur Télécharger CSV. Le fichier contient une ligne par enregistrement, avec la date, l’enfant, la tranche d’âge, le parent et son téléphone, l’heure d’arrivée et le bénévole, l’heure de départ et le bénévole qui a remis l’enfant, ainsi que le statut. Les enregistrements sont conservés pendant 12 mois.
Oui. Saisissez le nom de l’enfant ou du parent dans la recherche des enregistrements : vous voyez chaque arrivée de cette famille sur la période choisie, jour par jour, avec la personne qui l’a enregistrée et celle qui l’a remise à un parent.
Il est inclus dans chaque forfait MsgOrb, y compris le forfait gratuit. Chaque parent compte pour 1 membre de votre forfait, et les enfants ne comptent pas. Le forfait gratuit couvre jusqu’à 60 membres. Voir les tarifs
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Connectez votre numéro WhatsApp Business, configurez un programme et partagez le lien d’inscription. Gratuit pour commencer, sans carte bancaire.
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