Il y a trois semaines, 80 personnes ont dit oui. Le jour J, 52 se présentent. Les autres n’avaient pas l’intention de sécher. Ils ont oublié, confondu la date ou se sont rendus à l’ancienne adresse après que vous avez changé de lieu.

Les absences sont rarement une question d’indifférence. Elles tiennent à l’écart entre le jour où quelqu’un dit oui et le jour de l’événement. La solution est de leur rappeler, mais rappeler 80 personnes une par une est une tâche dont personne n’a le temps.

Pourquoi les rappels manuels finissent par échouer

Un rappel dans la conversation de groupe joint les personnes qui font défiler le fil ce jour-là, par hasard.
Envoyer un texto à chaque invité vous-même prend une soirée, et vous en oubliez encore quelques-uns.
Vous oubliez aussi. La semaine qui précède un événement est la plus chargée, et le rappel est la première chose qui passe à la trappe.
Quand les plans changent, vous devez prévenir tout le monde à nouveau, et certaines personnes ne voient que le premier message.

Ce qui fonctionne, c’est un rappel envoyé à chaque invité en privé, au bon moment, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit le jour J.

Comment faire avec MsgOrb sur WhatsApp

Quand les invités confirment leur présence (RSVP) via votre lien MsgOrb, MsgOrb sait qui vient. Cela signifie qu’il peut envoyer à chacun le bon message au bon moment sur WhatsApp, et à eux seulement.

1. Ouvrez votre événement

Allez dans Confirmation de présence (RSVP) et enregistrement et ouvrez votre événement. (Vous débutez ? Cliquez sur Nouvel événement, renseignez la date, l’heure de début et le lieu, puis cliquez sur Commencer à recueillir le nombre de participants. Partagez ensuite le lien de confirmation de présence (RSVP).)

2. Trouvez la carte Messages WhatsApp automatiques

Sur la page de l’événement, la carte Messages WhatsApp automatiques répertorie chaque message que MsgOrb peut envoyer à vos invités après leur confirmation de présence (RSVP). Chacun est prérempli à partir des détails de votre événement, vous n’avez donc rien à taper.

3. Activez les messages souhaités

Voici ce que contient la carte :

Billet d’entrée. Envoyé quand un invité confirme sa présence (RSVP), avec son billet personnel. Il est activé par défaut.
Vérification du nombre de participants. Envoyée 2 à 14 jours avant, à 10h00. Les invités répondent YES ou NO, et un NO les retire immédiatement de la liste des invités.
Rappel. Envoyé 1 à 7 jours avant, à 10h00, avec la date, l’heure et le lieu.
Détails du jour J. Envoyés le jour même, à l’heure de votre choix, avec l’heure de début, l’adresse et un contact de l’hôte que vous saisissez.
Changement de programme. Utilisé lorsque vous modifiez la date, l’heure ou le lieu.

Activez ceux que vous voulez, choisissez le moment d’envoi et cliquez sur Enregistrer les messages. C’est tout. Ils fonctionnent désormais tout seuls.

Un bon point de départ pour la plupart des événements : un Rappel la veille et les Détails du jour J quelques heures avant le début.

4. Si quelque chose change, prévenez tout le monde en un clic

Le lieu est inondé. L’heure de début change. Ouvrez les détails de l’événement, faites la modification et, au moment d’enregistrer, vous verrez une case pour informer les invités qui viennent de la nouvelle date, de la nouvelle heure ou du nouveau lieu sur WhatsApp. Laissez-la cochée, enregistrez, et chaque invité qui vient reçoit la mise à jour.

5. Ajoutez les messages une seule fois

Ces rappels atteignent des personnes qui ne vous ont peut-être pas écrit récemment ; ils utilisent donc des modèles de message que Meta approuve au préalable. Vous configurez cela une seule fois :

Allez dans Modèles, cliquez sur Bibliothèque intégrée et choisissez Confirmation de présence (RSVP).
Cochez ceux dont vous avez besoin (Rappel d’événement avec confirmation de présence (RSVP), Vérification du nombre de participants (RSVP), Détails du jour J (RSVP), Changement de programme (RSVP)) et soumettez-les à Meta ensemble.
Chacun dispose aussi d’une version avec image qui place votre flyer d’événement en haut et ajoute un bouton Ouvrir le billet d’entrée.

L’approbation prend généralement 15 à 30 minutes. Une fois approuvés, chaque événement que vous créez les utilise automatiquement, et la carte affiche Prêt à côté de chacun.

Ce que reçoivent vos invités

La veille de votre événement, chaque invité reçoit ceci en privé, avec son propre nom :

Hi Sarah, a reminder about Neighborhood Fall Festival, which you RSVP'd for.
📅 Saturday, October 25
🕒 2:00 PM
📍 Maple Street Community Center
Reply YES to confirm you are still coming. Your entry pass is one tap away below.

Et le matin de l’événement :

Hi Sarah, details for today's Neighborhood Fall Festival.
🕒 2:00 PM
📍 Maple Street Community Center
👤 Host contact: Denise, 469-555-0142
Show your entry pass at the door. Reply HELP if you need directions.

Sarah n’a pas besoin de fouiller une conversation pour trouver l’heure ou l’adresse. Tout est dans un seul message, avec son billet à portée de main.

Quelques points qui gardent le ton sympathique

Seuls les invités qui viennent les reçoivent. Les personnes qui ont dit ne pas pouvoir venir ne sont pas dérangées.
Chaque message est envoyé une seule fois par invité. Personne ne reçoit deux fois le même rappel.
Toute personne ayant répondu STOP ne les reçoit jamais.
Les réponses vous reviennent. Si quelqu’un répond à un rappel par une question, elle arrive dans votre boîte de réception MsgOrb.

Ce qui change pour vous

Imaginez la semaine de votre événement. Vous êtes occupé par le lieu, la nourriture et les bénévoles. Vous n’avez pas envoyé un seul rappel, et vous n’avez pas besoin de le faire. Le vendredi à 10h00, chaque invité reçoit son rappel. Le samedi matin, ils reçoivent l’heure, l’adresse et le nom de la personne à appeler. Quand l’heure de début a changé, tout le monde l’a appris grâce à une seule case à cocher.

Moins d’absences, parce que les personnes sont rappelées au moment où cela compte.
Fini la soirée de rappels. Vous le configurez une fois, et cela fonctionne pour chaque événement ensuite.
Les changements touchent tout le monde, pas seulement les personnes qui font défiler la conversation de groupe.
Vos invités se sentent pris en considération. Un message personnel avec leur nom et leur billet, cela fait une vraie différence par rapport à une publication dans le groupe.

Configurez une fois, n’y pensez plus

Vos invités ont dit oui. Facilitez-leur la venue. Activez les rappels une fois, et MsgOrb s’occupe de chaque événement ensuite. Vous pouvez l’essayer gratuitement sur www.msgorb.com.

Comment envoyer des rappels WhatsApp automatiques à tous ceux qui ont confirmé leur présence (RSVP)