Les portes ouvrent à 6 heures. À 6h05, la file s’étend jusqu’au parking. Un bénévole tient un porte-bloc, un autre une liste imprimée en tout petits caractères, et chaque invité a droit à la même question : « Pardon, c’est quel nom déjà ? »

L’entrée, c’est là où l’on sent si un événement est bien organisé ou non. C’est aussi là que la plupart des événements fonctionnent encore avec du papier.

Pourquoi la liste papier ralentit tout

Chercher dans une liste imprimée prend du temps, et la file s’allonge à chaque « C’est avec un K ou un C ? »
Une seule personne peut tenir la liste, donc impossible d’ouvrir une deuxième file.
Les personnes qui ont changé d’avis y figurent encore, et les nouvelles confirmations de présence n’y sont pas.
Il ne reste aucune trace de qui est réellement venu.
Un tableur partagé sur un ordinateur portable oblige quelqu’un à surveiller l’ordinateur, et il affiche le numéro de téléphone de tout le monde.

Ce que vous voulez, c’est que chaque invité porte son propre billet sur son téléphone, et que votre équipe à l’entrée l’enregistre en une seconde avec ses propres téléphones.

Comment faire avec MsgOrb sur WhatsApp

Lorsque les invités confirment leur présence à votre événement via MsgOrb, chacun reçoit un billet d’entrée personnel avec un QR code sur WhatsApp. Le jour J, votre équipe à l’entrée utilise un lien d’entrée qui transforme son téléphone en scanner. Aucune application à installer, aucune connexion et aucun ordinateur portable.

1. Créez l’événement et partagez le lien de confirmation de présence

Ouvrez Confirmation de présence (RSVP) et enregistrement, cliquez sur Nouvel événement, indiquez la date, l’heure de début et le lieu, puis cliquez sur Commencer à recueillir le nombre de participants. Partagez le lien de confirmation de présence sur WhatsApp. Chaque invité qui confirme sa présence reçoit son billet d’entrée, avec un QR code et un code à 8 caractères comme K7Q2-XB9M.

2. Envoyez le lien d’entrée à votre équipe à l’entrée

Sur la page de l’événement, trouvez la section Enregistrement à l’entrée. Cliquez sur Envoyer sur WhatsApp pour envoyer le lien d’entrée directement à vos bénévoles, ou sur Copier le lien pour le coller où vous voulez.

Envoyez-le à toutes les personnes qui tiennent l’entrée. Elles peuvent toutes utiliser le même lien en même temps, ce qui vous permet d’ouvrir deux ou trois files quand il y a du monde.

3. Le jour J : scannez

Chaque bénévole ouvre le lien d’entrée sur son téléphone et appuie sur Commencer à scanner. Il autorise la caméra lorsque le téléphone le demande. Ensuite, pour chaque invité :

L’invité ouvre son billet avec le bouton Ouvrir le billet d’entrée dans son message WhatsApp.
Le bénévole pointe la caméra vers le QR code.
Le résultat s’affiche, et le bénévole appuie sur Scanner le suivant.

Voici ce que signifient les couleurs :

Vert avec le nom de l’invité et le nombre de personnes : laissez-les entrer.
Rouge, Déjà enregistré, avec l’heure : ce billet a déjà servi. Vérifiez avec l’hôte.
Rouge, A indiqué qu’il ne peut pas venir : l’invité a changé sa réponse. Vérifiez avec l’hôte.
Rouge, Pas sur la liste : le billet ne correspond pas à cet événement.

Chaque billet ne fonctionne qu’une fois, donc une capture d’écran ne peut pas être partagée pour faire entrer des personnes en plus.

4. Quand la caméra ne coopère pas

Un soleil éclatant, un écran fissuré, un téléphone plus ancien : cela arrive. Appuyez sur Saisir un code à la place, entrez le code à 8 caractères imprimé sous le QR code de l’invité (les tirets et les majuscules n’ont pas d’importance) et appuyez sur Vérifier.

5. Réglez les petits problèmes depuis votre tableau de bord

Un invité a perdu son billet ? Retrouvez-le sur la liste des invités et utilisez Lien du billet pour le renvoyer.
Quelqu’un a été enregistré par erreur ? Utilisez Annuler l’enregistrement et son billet fonctionne de nouveau.
Le lien d’entrée a été trop partagé ? Cliquez sur Remplacer le lien. L’ancien cesse de fonctionner immédiatement. Envoyez le nouveau à votre équipe.

Le lien d’entrée se ferme tout seul le lendemain de l’événement.

Ce que vos invités reçoivent

Juste après avoir confirmé leur présence, chaque invité reçoit son billet sur WhatsApp, en privé, avec son propre nom :

Hi David, your RSVP for Holiday Open House is confirmed for 3.
📅 Saturday, December 13
🕒 6:00 PM
📍 Oak Hill Community Hall
Tap Open entry pass below and show your pass at the door. You can change your answer on the same page.

Le soir venu, David n’épelle pas son nom. Il ouvre le message, appuie sur Ouvrir le billet d’entrée, montre son téléphone et entre avec sa famille.

Ce que votre équipe à l’entrée voit (et ne voit pas)

Le lien d’entrée est conçu pour les bénévoles :

Ils peuvent scanner un billet ou vérifier un code saisi, et voir le nom de l’invité et le nombre de personnes pour ce scan.
Ils ne peuvent pas voir la liste complète des invités ni le numéro de téléphone de qui que ce soit, ouvrir votre compte ou modifier la confirmation de présence de quelqu’un.

Vous pouvez donc confier la tâche à un adolescent de l’équipe jeunes ou à un bénévole débutant sans leur confier votre liste d’invités.

Ce qui change pour vous

Imaginez 6h05 de nouveau. Trois bénévoles scannent en même temps. Chaque invité prend quelques secondes. À 6h15, il n’y a plus de file. Pendant ce temps, sur votre tableau de bord, le nombre Arrivés augmente à mesure que les gens entrent, et le filtre Non arrivés montre exactement qui est encore en chemin.

Des files plus courtes, parce que scanner va plus vite que chercher dans une liste.
Plus de files quand vous en avez besoin, parce que le téléphone de chaque bénévole est un scanner.
Personne n’entre deux fois avec le même billet.
Votre liste d’invités reste privée.
Vous savez qui est réellement venu, ce qui vous aide à préparer le prochain événement.

Faites de l’entrée de votre prochain événement la partie la plus simple

Laissez chaque invité porter son propre billet sur WhatsApp, et laissez votre équipe les enregistrer avec les téléphones qu’elle a déjà dans la poche. Vous pouvez essayer MsgOrb gratuitement sur www.msgorb.com.

Comment enregistrer les invités à l’entrée avec des billets d’entrée WhatsApp