Comment collecter les cotisations des membres sur WhatsApp sans relancer personne

Demandez à n’importe quel trésorier d’association quelle est la partie la plus difficile de sa fonction, et la réponse n’est presque jamais la comptabilité. C’est la relance. Le même rappel dans le groupe chaque mois. Des virements sans nom. Un tableur qui recense qui est en retard. Et le message gênant à un ami pour les 20 $ qu’il doit encore.

Si vos membres vous parlent déjà sur WhatsApp, c’est aussi le meilleur endroit pour collecter leurs cotisations. Ce guide vous explique comment mettre en place des cotisations qui se collectent toutes seules, ce que cela coûte et comment rester équitable envers les membres.

Étape 1 : fixer le montant et la fréquence

La plupart des groupes choisissent l’un de deux modèles :

• Cotisations mensuelles : elles conviennent aux clubs qui se réunissent chaque semaine, comme les clubs de course à pied, les chorales et les équipes sportives. Les petits montants sont plus faciles à payer pour les membres, et les nouveaux peuvent adhérer à tout moment.
• Cotisations annuelles : elles conviennent aux associations, aux anciens élèves et aux sections professionnelles, dont l’adhésion se renouvelle une fois par an.

Indiquez clairement ce que couvrent les cotisations. « Adhésion : 20 $ par mois, couvre le coaching, les inscriptions aux courses et le dîner de fin de saison » est beaucoup plus facile à payer que « les cotisations sont dues ».

Étape 2 : utiliser les paiements automatiques plutôt que les rappels

Le changement le plus important consiste à ne plus demander aux membres de payer chaque mois, mais à leur faire payer une fois, puis à prélever automatiquement les montants suivants. C’est le fonctionnement des salles de sport et des services de streaming, et cela supprime presque toute la relance.

La méthode habituelle est un abonnement par carte passant par un prestataire de paiement comme Stripe. Le membre saisit sa carte une seule fois, et elle est débitée le même jour chaque mois ou chaque année. Il reçoit un reçu à chaque paiement et peut arrêter quand il le souhaite.

Quelques règles permettent de rester équitable :

• Affichez le montant total avant le paiement, frais compris.
• Envoyez un reçu après chaque prélèvement, pour que personne ne soit surpris par son relevé bancaire.
• Facilitez l’arrêt. Un membre qui souhaite arrêter doit pouvoir le faire lui-même, sans conversation gênante.
• Gardez l’argent sur le compte propre de votre organisation, afin que le trésorier puisse voir chaque paiement et chaque versement.

Étape 3 : envoyer à chaque membre un lien personnel

Publier un seul lien de paiement dans le groupe fonctionne, mais il est difficile de savoir qui a payé. Un lien personnel pour chaque membre, avec son nom et son numéro déjà renseignés, permet de rattacher chaque paiement à une personne automatiquement. Fini les virements sans référence.

Envoyez le lien dans un message WhatsApp privé plutôt que dans le groupe. Les gens réagissent davantage à un message qui leur est adressé, et le statut de paiement de chacun ne s’affiche pas aux yeux de tous.

Étape 4 : relancer avec tact, puis s’arrêter

Certains membres ne s’inscriront pas au premier message. Un ou deux rappels amicaux sont acceptables. Au-delà, cela devient une pression. Un bon rythme consiste à envoyer un rappel quelques jours après le premier message, puis un autre une semaine plus tard, et ensuite plus rien. Toute personne qui vous demande de ne plus lui écrire ne doit plus jamais être contactée.

Étape 5 : gérer les cartes refusées sans drame

Les cartes expirent et sont remplacées. Lorsqu’un renouvellement échoue, le membre doit recevoir un court message privé contenant un lien pour mettre à jour sa carte. Une fois fait, les cotisations manquantes peuvent être payées avec la nouvelle carte. Le trésorier n’a pas besoin d’intervenir.

Ce que cela coûte

Les paiements par carte donnent toujours lieu à des frais de traitement facturés par le prestataire de paiement. De nombreux outils ajoutent aussi leurs propres frais. Deux points à vérifier :

• Qui paie les frais. Certains outils les prélèvent sur vos cotisations. D’autres les ajoutent en plus, de sorte que le membre les paie et que votre organisation reçoit le montant intégral, déduction faite des frais du prestataire.
• Où va l’argent. Privilégiez les outils qui versent les fonds sur le compte propre de votre organisation, plutôt que ceux qui les conservent et vous paient ensuite.

Les cotisations ne sont pas des dons

Un point important : les cotisations sont le paiement d’une adhésion. Les dons, les dîmes et les offrandes sont différents. Ils nécessitent généralement des reçus de don à des fins fiscales, et la sollicitation de dons sur WhatsApp obéit à des règles différentes. Séparez les deux, et utilisez une plateforme de dons pour les dons.

Comment MsgOrb procède

La fonctionnalité Cotisations des membres de MsgOrb suit les étapes ci-dessus sur WhatsApp :

• Vous créez un plan de cotisations avec un montant, mensuel ou annuel, et choisissez le groupe WhatsApp auquel il se rattache.
• Envoyer au groupe transmet à chaque membre son propre lien de paiement, dans un message WhatsApp privé.
• Les membres règlent le premier mois ou la première année sur une page Stripe sécurisée, puis leur carte est débitée automatiquement, sous forme d’abonnement, sur le compte Stripe propre à votre organisation. MsgOrb ne détient jamais les fonds.
• Un reçu arrive sur WhatsApp après chaque paiement. Si une carte est refusée, le membre reçoit un lien pour la mettre à jour.
• Les membres qui ne se sont pas inscrits reçoivent un rappel 3 jours puis 7 jours plus tard, et rien de plus ensuite. Toute personne ayant répondu STOP ne reçoit plus aucun message.
• Les membres peuvent arrêter depuis leur propre page membre, et les prélèvements cessent à la fin de la période déjà payée.

Les frais de réservation représentent 2 % de chaque paiement plus 0,50 $, ajoutés au montant et payés par le membre. Ainsi, une cotisation mensuelle de 20 $ revient à 20,90 $ pour le membre. Les frais de traitement des cartes par Stripe sont déduits de votre versement, comme pour tout paiement Stripe.

Vous souhaitez plutôt collecter des frais ponctuels pour un cours, un camp ou une formation ? Les Frais d’inscription aux programmes permettent de payer en une fois ou en 2 à 4 mensualités, chaque échéance étant prélevée automatiquement.

Liste de contrôle

• Choisissez mensuel ou annuel, et précisez ce que couvrent les cotisations.
• Utilisez des paiements automatiques par carte vers votre propre compte.
• Envoyez à chaque membre un lien personnel, en privé.
• Relancez deux fois au maximum, puis arrêtez.
• Envoyez un reçu après chaque paiement, et facilitez l’arrêt.
• Gardez les dons séparés.