« Tout le monde a-t-il reçu le message ? »

Imaginez un jeudi après-midi. Vous avez envoyé lundi la mise à jour sur le changement de lieu de samedi, et maintenant trois personnes vous demandent où se déroule l'événement. L'ont-elles manqué, ou le message ne leur est-il jamais parvenu ? Vous faites défiler votre téléphone, mais un message envoyé ne vous dit rien sur ceux qui l'ont vraiment reçu. Quelqu'un du comité demande : « Tout le monde a-t-il reçu la mise à jour ? » et la réponse honnête est : vous n'en savez rien.

Pourquoi la méthode habituelle vous laisse dans le doute

Lorsque vous publiez une annonce dans un groupe de discussion, vous voyez un seul message partir, puis plus rien. Certaines personnes l'ont lu, d'autres ont désactivé les notifications du groupe il y a des semaines, et d'autres n'ont jamais fait défiler suffisamment loin. Rien ne vous indique lesquelles sont lesquelles.

Envoyer les messages un par un ne vaut guère mieux. Après quarante SMS, vous ne vous souvenez plus de ceux que vous avez contactés, et un numéro avec un chiffre erroné échoue sans un mot. Vous ne le découvrez que lorsque cette personne se présente à l'ancien lieu.

Même lorsqu'un message arrive, vous ne pouvez pas savoir si quelqu'un l'a ouvert. Un groupe silencieux ressemble à la même chose, que 90 personnes aient lu la mise à jour ou seulement 9. Alors vous envoyez des rappels à tout le monde, au cas où, et ceux qui ont lu le message dès le départ commencent à ne plus vous écouter.

Et lorsqu'un problème touche beaucoup de personnes à la fois, vous ne voyez pas pourquoi. Était-ce la formulation ? Les numéros ? Le moment de l'envoi ? Sans raison, impossible de corriger, alors vous renvoyez tout et vous espérez.

Comment le voir dans MsgOrb

MsgOrb envoie chaque annonce à chaque personne en privé sur WhatsApp, et conserve une trace de chacun de ces messages : s'il a été envoyé, remis et lu, ou pourquoi il a échoué. Voici où regarder.

Ouvrez Campagnes. Chaque annonce que vous avez envoyée ou programmée occupe une ligne, avec le nombre de personnes concernées et son état : Programmée, Envoi en cours, Terminée, Partiellement échouée ou Échouée. D'un coup d'œil, vous voyez celles parties sans problème et celles qui demandent un examen.
Cliquez sur une annonce pour l'ouvrir. Quatre chiffres apparaissent en haut : Destinataires, Envoyés / Remis, En attente et Échoués. En dessous figure chaque personne concernée, avec son numéro, l'état de son message, le nombre de tentatives et le détail de tout ce qui a mal tourné. C'est la réponse à « tout le monde l'a-t-il reçu ? », personne par personne.
Lisez la raison de chaque échec. MsgOrb affiche la raison donnée par WhatsApp lui-même, et les raisons identiques sont regroupées et comptées. Si 30 messages ont échoué pour la même cause, vous ne la voyez qu'une fois, avec « 30× » à côté, au lieu de 30 lignes à traiter. Une seule raison correspond généralement à une seule correction.
Corrigez la cause, puis appuyez sur Réessayer. Une fois la cause réglée, cliquez sur Réessayer sur l'annonce. Seuls les messages en échec sont renvoyés. Ceux qui l'ont déjà reçue ne sont pas concernés, personne ne reçoit donc de doublon.
Suspendez, annulez ou modifiez avant l'envoi. Une annonce programmée peut être suspendue puis reprise, ou ses messages non envoyés annulés, depuis la même page. Si rien n'a encore été envoyé et que l'heure d'envoi n'est pas passée, vous pouvez aussi la modifier. C'est pratique lorsque le lieu change à nouveau la veille au soir.
Suivez une personne dans Livraison et santé de la file. Lorsqu'on vous dit « je ne l'ai jamais reçu », recherchez son numéro de téléphone. Vous voyez chaque message envoyé à ce numéro, avec l'heure d'envoi, de remise et de lecture, ainsi que la raison donnée par WhatsApp en cas d'échec. Vous pouvez alors lui expliquer exactement ce qui s'est passé.
Retrouvez-le aussi dans la conversation. Dans la Boîte de réception, chaque personne dispose de son propre fil avec votre numéro. Un message qui n'est pas parvenu apparaît dans une bulle rouge indiquant Non remis, avec la raison en dessous. Si cette personne répond plus tard, sa réponse arrive dans le même fil.

Les quatre raisons que vous verrez le plus souvent, et quoi faire

La plupart des échecs se résument à quelques causes. Voici à quoi chacune ressemble dans MsgOrb et comment la corriger.

« Ce numéro ne peut pas recevoir de messages WhatsApp. » Le numéro n'a pas de compte WhatsApp, ou un chiffre est erroné. Ouvrez le contact, vérifiez le numéro et le pays, puis corrigez-les. Appuyez ensuite sur Réessayer sur l'annonce. Si la personne n'est vraiment pas sur WhatsApp, c'est le moment de la joindre autrement.

« En dehors de la fenêtre de réponse de 24 heures. » Un message que vous rédigez vous-même n'atteint que les personnes qui ont écrit à votre numéro au cours des 24 dernières heures. Pour les autres, WhatsApp exige un modèle de message approuvé au préalable par Meta, généralement en 15 à 30 minutes. Créez le modèle une fois, puis renvoyez l'annonce en l'utilisant. Avant un envoi immédiat, MsgOrb vérifie votre groupe et vous avertit lorsque peu de personnes ont écrit récemment, afin de repérer le problème avant qu'un échec ne se produise.

« Le modèle n'est pas encore approuvé sur WhatsApp. » La formulation choisie attend toujours l'approbation de Meta. Ouvrez Modèles, cliquez sur Synchroniser le statut pour vérifier, et une fois qu'il affiche Approuvé, appuyez sur Réessayer.

« Problème de paiement lié à l'éligibilité du compte professionnel. » Meta facture les messages de modèle et établit directement la facture de votre compte WhatsApp Business. Si aucune carte n'est associée à ce compte, chaque envoi de modèle est refusé. Ajoutez la carte dans les paramètres de votre compte Meta Business, puis appuyez sur Réessayer. Il s'agit d'une correction unique.

Le schéma est toujours le même : lisez la raison, corrigez ce seul point, puis appuyez sur Réessayer.

Remis mais non lu

Remis signifie que le message est parvenu au téléphone de la personne. Lu signifie qu'elle l'a ouvert, mais cela n'apparaît que si elle a activé les accusés de lecture dans WhatsApp. Beaucoup de personnes les désactivent, donc un message qui reste à Remis a peut-être bel et bien été lu.

La liste est donc utile de manière plus sereine. Si une mise à jour est importante, comme un changement de lieu ou une séance annulée, regardez qui est toujours à Remis un jour plus tard et relancez uniquement ces personnes, en privé. Ceux qui l'ont déjà lu ne sont pas dérangés, et ceux qui l'ont manqué reçoivent un deuxième rappel.

Ce que reçoivent vos personnes

Vos membres ne voient rien de tout cela. Chacun reçoit simplement la mise à jour en privé sur WhatsApp, avec son prénom :

Bonjour Grace, une petite mise à jour pour le pique-nique de samedi : nous avons déménagé au Pavillon B du parc Riverside à cause des prévisions de pluie. Même heure, 11h00. À bientôt !

Grace lit le message, et son statut passe de Envoyé à Remis puis à Lu sur votre page Campagnes. Si son numéro comportait une faute de frappe, vous en verriez la raison le jour même et vous pourriez la joindre avant samedi plutôt qu'après.

Une vérification rapide avant chaque grande annonce

Quelques secondes avant d'appuyer sur envoyer vous épargnent un après-midi de relances :

Envoyez-le d'abord à vous-même. Créez un petit groupe ne contenant que votre numéro et envoyez-y l'annonce. Vous voyez exactement ce que verront vos membres.
Utilisez un modèle approuvé pour tout message destiné à des personnes qui ne vous ont pas écrit aujourd'hui. C'est le cas de presque toutes les annonces programmées.
Ouvrez l'annonce dans Campagnes une heure après son envoi. Si le nombre d'échecs n'est pas nul, lisez la raison tant qu'il est encore temps de la corriger.

Ce qui change pour vous

Vous cessez de deviner. Lorsque le comité demande si tout le monde a reçu la mise à jour, vous ouvrez l'annonce et répondez avec un chiffre : 118 remis, 2 échoués, et voici pourquoi. C'est une tout autre conversation que « je pense que oui ».

Les problèmes deviennent plus petits. Un échec dont la raison est claire se règle généralement en cinq minutes. Corriger une fois puis appuyer sur Réessayer vaut mieux que renvoyer le message à tout le groupe et agacer ceux qui l'ont déjà lu.

Et vous retrouvez vos soirées. Vous ne faites plus défiler d'anciens messages pour deviner qui vous avez oublié. Le relevé est déjà là, pour chaque annonce et chaque personne.

Prêt à essayer ?

Vous pouvez envoyer votre première annonce et voir exactement qui l'a reçue avec le forfait gratuit de MsgOrb. Rendez-vous sur www.msgorb.com pour créer votre compte gratuit. Il ne faut que quelques minutes pour commencer.

Comment voir qui a vraiment reçu votre annonce WhatsApp