Vendez des billets d’événement sur WhatsApp avec enregistrement par QR code

Vendredi soir à la table d’accueil

Imaginez que vous vous tenez à l’entrée de votre salle vingt minutes avant l’ouverture des portes. Une file de quarante personnes s’étend déjà sur le trottoir, et votre bénévole plisse les yeux devant un tableur imprimé, essayant de faire correspondre les noms aux virements bancaires effectués il y a trois semaines. Pendant ce temps, votre téléphone vibre dans votre poche avec des messages de participants qui demandent si leur paiement est bien passé et ce qu’ils doivent présenter à l’entrée. Au lieu d’accueillir vos intervenants ou de vérifier le son, vous jouez les détectives avec des captures d’écran de reçus.

Pourquoi la méthode habituelle échoue

Lorsque vous organisez un dîner payant, une collecte de fonds communautaire ou un atelier de week-end, la vente des billets n’est que la moitié du défi. Le vrai casse-tête commence lorsque les paiements, les noms des participants et les listes d’entrée se trouvent à trois endroits différents.

Si vous publiez un lien de paiement dans une discussion de groupe, certaines personnes paient au nom de leur conjoint ou oublient d’indiquer pour qui sont les billets. Vous finissez par faire défiler des dizaines de messages, recopier des noms dans un tableur et écrire à chaque personne séparément pour confirmer que vous avez bien reçu l’argent. Ensuite, lorsque des participants achètent plusieurs billets pour leurs amis, votre tableur affiche un acheteur et trois invités mystères.

Le soir de l’événement, votre liste papier est déjà dépassée. Quelqu’un a acheté un billet il y a dix minutes en marchant depuis le parking, et la personne qui tient la liste à la porte n’en sait rien. Pire encore, trois personnes se présentent en revendiquant la même réservation de groupe, et personne ne veut ralentir la file pour éclaircir la situation.

Comment gérer la vente de billets et l’entrée sur WhatsApp avec MsgOrb

Avec MsgOrb, la vente de vos billets, les paiements de vos participants et les billets d’entrée passent par un seul parcours connecté, et le billet arrive directement dans la discussion WhatsApp de votre participant, où il ne risque jamais d’être perdu. Voici comment le configurer de A à Z :

1. Connectez votre compte de paiement : Dans votre tableau de bord MsgOrb, ouvrez Billets, choisissez votre pays et cliquez sur Connecter Stripe. Vous n’avez besoin de le faire qu’une seule fois. Chaque paiement par carte effectué par vos participants est traité par Stripe et versé directement sur votre propre compte Stripe.
2. Créez votre événement : Cliquez sur Nouvel événement payant. Saisissez le nom, la date, l’heure de début, le lieu et la description de votre événement. Vous pouvez téléverser une image d’affiche pour que les participants reconnaissent immédiatement l’événement, et définir le nombre maximal de billets qu’une même personne peut réserver en une seule commande.
3. Définissez vos prix de billets : Si tout le monde paie le même montant, saisissez simplement un prix par personne. Si vous avez besoin de plusieurs catégories, cliquez sur Ajouter des options de prix pour créer jusqu’à 5 types de billets. Vous pouvez par exemple définir Membre 20 $, Non-membre 30 $, ou un tarif Early bird avec une date « Jusqu’au » pour que la réduction prenne fin automatiquement.
4. Ajoutez des questions d’inscription facultatives : Si vous devez poser une question lors de l’achat des billets, vous pouvez inclure des questions d’inscription facultatives directement dans le formulaire avant de passer à l’étape suivante.
5. Créez et partagez votre événement : Cliquez sur Créer l’événement. MsgOrb vous propose aussitôt deux façons de faire connaître l’événement : cliquez sur Partager sur WhatsApp pour envoyer le lien de réservation, ou sur QR code pour l’affiche pour télécharger un code à placer sur vos affiches, bulletins ou visuels pour les réseaux sociaux.
6. Laissez vos participants réserver et payer en quelques secondes : Lorsqu’un participant touche votre lien ou scanne votre affiche, il saisit son nom et son numéro WhatsApp (chaque champ de numéro de téléphone dispose d’un sélecteur de pays, pour que les numéros soient correctement enregistrés). Il choisit le nombre de billets souhaité, voit le détail clair du prix du billet, des frais de réservation et du total, puis paie par carte via Stripe.
7. Envoyez automatiquement le billet QR sur WhatsApp : Dès que le paiement est validé, MsgOrb envoie un message privé à ce participant sur WhatsApp depuis votre propre numéro WhatsApp Business. Il comprend son prénom et son billet d’entrée avec un QR code. (Les messages destinés aux personnes qui ne vous ont pas écrit au cours des dernières 24 heures utilisent un modèle de message que Meta approuve au préalable, généralement dans un délai de 15 à 30 minutes.)
8. Gérez votre événement depuis quatre onglets simples : Dans MsgOrb, la page de votre événement est organisée en quatre onglets : Aperçu, Inscriptions, Modifier les détails et les prix et Le jour J. Consultez Aperçu pour une vue d’ensemble rapide, ouvrez Inscriptions pour voir toutes les personnes ayant acheté des billets, ou utilisez Modifier les détails et les prix si vous devez ajuster les informations de l’événement. Si quelqu’un souhaite être remboursé, les remboursements s’effectuent directement dans Stripe.
9. Enregistrez les participants à l’entrée : Le jour de l’événement, ouvrez l’onglet Le jour J. Vous y trouverez vos rappels automatiques et le lien d’enregistrement à l’entrée. Partagez ce lien avec le personnel ou les bénévoles qui gèrent l’accueil. Ils l’ouvrent sur leur propre téléphone et scannent le QR code WhatsApp de chaque participant à mesure qu’il entre, sans application à installer et sans listes papier à cocher.

Ce que vos participants reçoivent sur WhatsApp

Comme le billet est envoyé directement et en privé à chaque participant sur WhatsApp, et non dans une discussion de groupe encombrée, ils n’ont pas à chercher dans leurs courriers indésirables ni à imprimer quoi que ce soit chez eux. Juste après le paiement, ils voient sur leur téléphone un message de ce type :

Bonjour Marcus ! Votre inscription est confirmée pour le Gala communautaire annuel, samedi 14 novembre à 18h30 à The Foundry Hall.
Billets : 2 (Membre)
Total payé : 40,00 $
Voici votre billet d’entrée avec votre QR code. Ouvrez simplement cette discussion à l’entrée pour que notre équipe puisse vous scanner. À bientôt !

Lorsque Marcus arrive sur place, WhatsApp est déjà sur l’écran d’accueil de son téléphone. Il ouvre la discussion, présente le QR code, est scanné en deux secondes et entre directement.

Ce qui change pour vous

Lorsque l’achat des billets et l’enregistrement à l’entrée se font dans le même parcours, toute votre semaine précédant l’événement change de visage.

Vous arrêtez de relancer les gens pour les paiements, car personne ne reçoit de billet tant qu’il n’a pas payé avec Stripe. Vous n’avez pas à vous demander si votre réduction early bird est toujours active à minuit, car la date « Jusqu’au » gère la fin de l’offre à votre place. Et lorsqu’un membre du comité vous demande où en sont les ventes de billets, vous n’avez qu’à consulter Aperçu ou Inscriptions, au lieu de compter les chiffres à la calculatrice.

Mais surtout, l’entrée reste sereine. Même si cinq personnes achètent leurs billets depuis leur voiture cinq minutes avant le début, leurs billets arrivent immédiatement sur WhatsApp et le lien d’entrée reconnaît leur QR code dès qu’elles se présentent. Vous pouvez passer la première demi-heure de votre événement à parler avec vos participants, au lieu de fixer un bloc-notes.

Prêt à organiser votre prochain événement payant sur WhatsApp ?

Vous pouvez configurer votre tableau de bord d’événement, connecter votre numéro WhatsApp Business et commencer à explorer MsgOrb avec le forfait gratuit dès aujourd’hui. Rendez-vous sur www.msgorb.com pour créer votre compte gratuit et voir à quel point votre prochain événement avec billetterie peut être simple.

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