La plupart des questions arrivent le soir ou le week-end. Voici comment un agent IA y répond sur WhatsApp à partir de ce que vous lui indiquez, et transmet le reste à votre équipe.

Il est 22 h 40 un jeudi soir. Une maman prépare le sac de son fils pour la retraite des jeunes et écrit au numéro WhatsApp de votre église : « À quelle heure partent les bus demain, et les enfants doivent-ils apporter des sacs de couchage ? » Personne n’est au bureau. Elle attend le lendemain matin, ou appelle le portable du pasteur des jeunes, ou devine.

Chaque église et chaque école reçoit les mêmes questions, encore et encore, et la plupart arrivent le soir ou le week-end. À quelle heure commence l’activité ? Où se garer ? Comment s’inscrire ? À qui parler du formulaire de la sortie scolaire ? Ce guide montre comment un agent IA WhatsApp répond à ces questions à votre place, ce qu’il fait et ne fait pas, et ce qu’il coûte.

Ce que fait réellement un agent IA WhatsApp

Un agent IA lit une question formulée en langage courant et rédige une réponse à partir des informations que vous lui avez fournies. Contrairement à un bot à menus (« Tapez 1 pour les horaires des offices »), les personnes posent simplement leur question comme elles le feraient à une personne, et l’agent répond comme le ferait votre accueil.

L’AI Agent de MsgOrb fonctionne sur le numéro WhatsApp de votre organisation. Il ne répond qu’à partir de ce que vous avez écrit sur votre organisation et des détails de l’événement en cours. Lorsqu’il ne sait pas, il le dit et transmet le message à votre équipe.

Les réponses automatiques Smart Replies répondent en premier

MsgOrb répond déjà à de nombreux messages sans aucune IA. Les Smart Replies associent les questions fréquentes sur un événement aux réponses que vous avez saisies. Des mots-clés comme GIVE, JOIN et « Check in » font leur travail immédiatement. Les questions de paiement reçoivent les coordonnées de paiement propres à la personne.

L’AI Agent n’intervient que lorsqu’aucune de ces réponses ne correspond : une question que aucune Smart Reply ne couvre, ou un message reçu alors qu’aucun événement n’est ouvert, qui attendrait sinon que quelqu’un consulte la boîte de réception. Les messages simples comme « ok » et « merci » ne reçoivent jamais de réponse.

Comment le configurer

Ouvrez la page AI Agent dans votre tableau de bord MsgOrb. C’est une option payante disponible avec n’importe quel forfait payant : Basic, Growth, Pro ou Enterprise.
Rédigez une courte présentation. Qui vous êtes et ce que vous faites, en deux ou trois phrases.
Indiquez le lieu et les horaires. Votre adresse, le stationnement, les horaires des offices ou des cours, les heures d’ouverture du bureau.
Ajoutez les questions que les gens posent vraiment, avec vos réponses. Pensez à ce que votre secrétariat ou votre accueil répond chaque semaine. Écrivez-le comme vous brieferiez un nouveau bénévole à l’accueil.
Indiquez qui contacter pour quoi. Inscriptions, paiements, ministère des enfants, infirmière scolaire.
Activez-le. Dès lors, il répond sur votre numéro WhatsApp chaque fois qu’aucune autre réponse n’a été donnée.

Lorsqu’un événement est ouvert, l’agent connaît aussi ses détails, comme la date, l’heure, le lieu et la tenue demandée. Les questions sur la retraite de samedi prochain reçoivent leur réponse à partir de l’événement que vous avez déjà créé.

À quoi ressemble la conversation

Parent, 22 h 40 : À quelle heure partent les bus demain, et les enfants doivent-ils apporter des sacs de couchage ?

Grace Chapel : Les bus partent du parking de l’église à 16 h 00 vendredi. Oui, chaque élève doit apporter un sac de couchage et un oreiller. La liste complète des affaires à emporter se trouve dans l’e-mail de la retraite. Pour toute autre question, le contact de la retraite est le pasteur Mike.

Parent, 7 h 15 : Y a-t-il école aujourd’hui ? Les routes ont l’air verglacées.

Oak Hill Elementary : Je n’ai pas encore cette information. Quelqu’un du secrétariat de l’école vous répondra sur WhatsApp.

La seconde réponse est la plus importante. L’agent ne devine pas. Si la réponse ne figure pas dans ce que vous avez écrit, il indique qu’une personne répondra, et le message parvient à votre équipe dans la boîte de réception comme n’importe quel autre.

Ce qui est toujours transmis à une personne

Certains messages sont transmis à votre équipe quelle que soit la base de connaissances : remboursements, plaintes, urgences, tout ce qui concerne la sécurité d’un enfant, et toute personne qui demande à parler à un humain. Un pasteur ou un directeur doit traiter ces cas, et l’agent les lui transmet.

Ce que cela coûte

MsgOrb : 19 $ par mois en plus de tout forfait payant. Cela inclut 2 000 réponses IA par mois avec Basic, 5 000 avec Growth et 10 000 avec Pro et Enterprise. Besoin de plus ? Ajoutez 1 000 réponses pour 10 $, une fois ou automatiquement lorsque les réponses sont épuisées ; les réponses inutilisées sont reportées au mois suivant. Sinon, les messages sont transmis à votre équipe jusqu’au 1er, il n’y a aucun frais surprise, et vous pouvez l’arrêter à tout moment.
Meta : les réponses de l’agent sont des réponses envoyées dans la fenêtre de 24 heures ouverte par la personne. Elles comptent parmi les 1 000 réponses gratuites que Meta inclut chaque mois pour votre numéro. Au-delà, Meta facture son tarif Utility par réponse (0,0034 $ aux États-Unis et au Canada) et facture votre propre compte WhatsApp Business. Voir ce que signifie la modification tarifaire d’octobre 2026.

Le forfait gratuit ne comprend pas l’AI Agent, mais les Smart Replies fonctionnent sur tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.

Conseils pour une base de connaissances efficace

Utilisez de vraies questions. Faites défiler votre WhatsApp et repérez les dix questions auxquelles vous avez le plus répondu ce mois-ci.
Soyez précis. « L’office a lieu à 9 h 00 et 11 h 00 le dimanche » vaut mieux que « Nous avons des offices le dimanche matin ».
Mettez-la à jour lorsque les choses changent. Nouvelles heures d’ouverture, nouveau pasteur des jeunes, horaires d’été : modifiez la page le jour même.
Gardez les informations privées à l’écart. N’indiquez pas de codes d’accès, de numéros personnels du personnel ni rien que vous n’afficheriez pas sur un panneau d’information public.

Voyez-le avant de décider

MsgOrb répond sur son propre numéro d’assistance grâce au même type d’agent IA. Écrivez au +1 (945) 396-1124 sur WhatsApp et posez n’importe quelle question sur MsgOrb, puis voyez la rapidité de la réponse.

Prêt à laisser votre numéro répondre à votre place ? Commencez gratuitement, puis ajoutez l’AI Agent depuis votre tableau de bord lorsque vous êtes sur un forfait payant. Découvrez comment fonctionne l’AI Agent.

Comment un agent IA WhatsApp répond aux questions des églises et des écoles en dehors des heures d’ouverture