Les listes de diffusion WhatsApp s'arrêtent à 256 personnes et ne touchent que ceux qui ont enregistré votre numéro. Voici comment repérer ceux qui manquent, les solutions de contournement et le moment de passer à autre chose.

Votre diffusion a été envoyée aux 256 personnes de la liste. Le lendemain, un membre vous demande pourquoi personne ne l'a prévenu du changement d'horaire de dimanche. Vous vérifiez : il est bien sur la liste. Le message apparaît comme envoyé. Alors, que s'est-il passé ?

C'est l'une des frustrations les plus courantes pour les églises, écoles et clubs qui diffusent leurs annonces via l'application WhatsApp Business. La bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas votre faute, et que le phénomène n'a rien d'aléatoire. Les listes de diffusion obéissent à deux règles. Une fois que vous les connaissez, vous pouvez décider de les contourner ou de passer à autre chose.

Règle 1 : une liste de diffusion contient au maximum 256 personnes

Chaque liste de diffusion WhatsApp, dans l'application classique comme dans l'application Business, peut contenir jusqu'à 256 contacts. Si votre communauté, votre liste de parents ou votre club compte 600 personnes, il vous faut au moins trois listes, et vous envoyez le même message trois fois.

Au début, cela reste gérable. Les choses se compliquent quand des personnes arrivent et partent, quand quelqu'un figure sur deux listes et reçoit le message en double, et quand un bénévole qui vous remplace ne sait pas quelle liste est laquelle.

Règle 2 : les personnes ne reçoivent le message que si elles ont enregistré votre numéro

C'est la règle qui piège la plupart des organisations. Une diffusion n'est livrée qu'aux personnes qui ont enregistré votre numéro dans leurs contacts. Si quelqu'un ne l'a pas fait, le message ne lui parvient tout simplement pas. WhatsApp n'affiche aucune erreur, et de votre côté le message semble toujours envoyé.

WhatsApp a conçu les choses ainsi pour protéger les utilisateurs des messages non désirés. Une diffusion ne doit atteindre que les personnes qui vous connaissent. Mais, en pratique, beaucoup de personnes qui souhaitent vraiment recevoir vos messages ne prennent jamais la peine d'enregistrer le numéro. Des parents inscrits à l'accueil, de nouveaux membres qui ont rempli une fiche, des invités qui se sont inscrits une fois lors d'un événement : nombre d'entre eux ne vous ont jamais ajouté à leurs contacts.

Une liste de 256 noms peut donc toucher bien moins de personnes, et vous n'avez aucun moyen de savoir qui a été oublié.

Comment vérifier qui manque

L'application ne propose aucun rapport indiquant qui n'a pas reçu une diffusion, mais vous pouvez vous faire une idée approximative :

Ouvrez les informations du message. Appuyez longuement sur une diffusion envoyée et consultez les détails de distribution. Les personnes qui l'ont reçue y figurent. Toute personne de la liste qui n'y apparaît pas n'a probablement pas enregistré votre numéro.
Demandez lors de votre prochaine rencontre. Un rapide sondage à main levée, « Qui a reçu le message de mardi à propos du pique-nique ? », vous en apprend beaucoup.
Demandez aux gens d'enregistrer le numéro. Ajoutez « Enregistrez ce numéro sous le nom de [votre organisation] pour recevoir nos informations » dans votre bulletin, votre lettre d'information ou votre formulaire d'inscription. Cela aide, même si vous ne toucherez jamais tout le monde.

Solutions de contournement avec l'application gratuite

Si votre liste est petite et que vous souhaitez rester sur l'application gratuite, ces habitudes vous aideront :

Gardez des listes propres. Donnez à chaque liste un nom clair (« Parents A–L », « Parents M–Z ») et retirez les numéros des personnes parties.
Utilisez un groupe pour les nouvelles urgentes. Un groupe est distribué à tous ceux qui l'ont rejoint, qu'ils aient ou non enregistré votre numéro. Le compromis porte sur la confidentialité : chaque membre voit le numéro de téléphone de tous les autres, et chaque réponse est envoyée à tout le monde.
Envoyez d'abord un message « enregistrez notre numéro ». Quand une nouvelle personne rejoint le groupe, envoyez-lui un message personnel lui demandant d'enregistrer le numéro. Dès qu'elle répond, vous savez que la conversation fonctionne.

Pour un petit groupe de moins de 256 personnes qui vous connaissent toutes, l'application gratuite peut fonctionner très bien pendant longtemps. Inutile de payer quoi que ce soit tant qu'elle répond à vos besoins.

Quand il est temps de dépasser les listes de diffusion

Vous avez probablement dépassé les listes de diffusion lorsque :

votre liste dépasse 256 personnes et continue de grandir, et vous jonglez avec plusieurs listes ;
des personnes disent régulièrement qu'elles n'ont pas reçu votre message ;
vous voulez que les rappels partent selon un calendrier, et pas seulement quand vous y pensez ;
vous collectez aussi des confirmations de présence, des pointages ou des paiements à la main.

L'étape suivante est la plateforme WhatsApp Business (souvent appelée API WhatsApp). C'est la solution officielle de Meta pour que les organisations puissent écrire à un grand nombre de personnes. Les messages envoyés ainsi ne dépendent pas de l'enregistrement de votre numéro, et chaque personne reçoit son propre message privé : les membres ne voient jamais les numéros des autres.

Il y a quelques différences à connaître. Les messages que vous initiez (plutôt que des réponses à une personne qui vous a écrit) utilisent des modèles approuvés par Meta, et Meta facture certains d'entre eux selon ses tarifs publiés. Meta limite aussi le nombre de nouvelles personnes avec lesquelles un numéro peut engager une conversation en 24 heures, à partir de 250, ce plafond augmentant à mesure que votre numéro construit un bon historique d'envoi. Et les personnes restent libres de choisir de recevoir vos messages : elles s'inscrivent via un lien d'inscription ou un code QR, et quiconque répond STOP ne doit plus jamais être contacté.

Où se situe MsgOrb

MsgOrb est bâti sur la plateforme WhatsApp Business pour les églises, écoles, associations à but non lucratif et clubs. Vous connectez votre numéro via l'inscription officielle de Meta, vous importez vos membres et vous envoyez vos annonces à toute votre liste, dans la limite de la taille de votre forfait. Le forfait gratuit accueille jusqu'à 60 membres, et les forfaits payants vont de 200 à 25 000 membres et plus. MsgOrb ne vend pas de crédits de messages : Meta facture les messages sur votre propre compte WhatsApp Business.

Au-delà des annonces, le même numéro gère les confirmations de présence avec billets d'entrée, l'enregistrement des enfants, les billets d'événements, les frais d'inscription aux programmes et les cotisations, le tout sur WhatsApp.

Si vous hésitez entre les options, nous avons rédigé une comparaison honnête des listes de diffusion de l'application WhatsApp Business, des groupes WhatsApp et de MsgOrb, y compris les cas où l'application gratuite suffit.

En bref

Une liste de diffusion contient au maximum 256 personnes.
Seules les personnes ayant enregistré votre numéro la reçoivent, et l'on ne vous dit pas qui a été oublié.
Les groupes touchent tous ceux qui les ont rejoints, mais partagent les numéros et les réponses de chacun.
Quand vous dépassez les deux, la plateforme WhatsApp Business envoie des messages privés à toute votre liste, que les personnes aient ou non enregistré votre numéro.

Limite des listes de diffusion WhatsApp : pourquoi seulement 256 personnes (et pourquoi certaines ne reçoivent jamais le message)