Comment créer une liste de contacts WhatsApp que les gens veulent vraiment rejoindre

Presque toutes les organisations commencent leur liste WhatsApp de la même façon. Quelqu'un ouvre un tableur, ou fait défiler son téléphone, ou recopie des numéros depuis un vieux formulaire d'inscription, et les colle tous. Cela semble efficace. Vous avez déjà les numéros, alors pourquoi ne pas les utiliser ?

Puis, quelques semaines plus tard, les problèmes commencent. Les messages restent sans réponse. Quelques personnes répondent pour demander comment vous avez obtenu leur numéro. Quelqu'un vous bloque. Et discrètement, en arrière-plan, WhatsApp commence à remarquer que les gens ne sont pas contents de recevoir vos messages.

La vérité, c'est que la taille de votre liste compte bien moins que le fait que les personnes qui y figurent veuillent vraiment y être. Une liste de quatre-vingts personnes qui vous ont demandé de leur écrire fera davantage pour votre église, votre école ou votre association qu'une liste de huit cents personnes qui ne l'ont pas demandé. Ce guide vous explique comment construire la première.

Pourquoi « ajouter tout le monde » se retourne contre vous

Il est utile de comprendre ce qui se passe en coulisses. WhatsApp attribue une note de qualité à chaque numéro professionnel. Il observe la façon dont les gens réagissent à vos messages. Quand beaucoup de personnes vous bloquent ou signalent vos messages, votre note baisse. Si elle baisse suffisamment, WhatsApp peut limiter le nombre de personnes que vous êtes autorisé à contacter, ou, dans les cas plus graves, restreindre complètement le numéro.

Cela signifie qu'un seul envoi imprudent vers une liste froide peut nuire à votre capacité d'atteindre les personnes qui veulent sincèrement recevoir vos nouvelles. C'est un peu comme une réputation partagée. Chaque message non désiré en entame un peu le capital.

Il y a aussi l'aspect humain, tout simplement. Personne n'apprécie un message inattendu d'une organisation dont il ne se souvient pas avoir donné son numéro. Même les personnes qui vous apprécient peuvent se sentir un peu mal à l'aise. Commencer par le consentement fait que votre tout premier message est bienvenu, et non une surprise.

Ce que signifie vraiment « consentement »

Le consentement signifie simplement que la personne a clairement accepté de recevoir vos messages sur WhatsApp. Ce n'est pas compliqué, mais quelques détails comptent.

• Il doit être clair à quoi la personne consent. « Recevoir les rappels de service et les nouvelles de l'église sur WhatsApp » est clair. Une minuscule case cochée et enfouie dans un formulaire portant sur autre chose ne l'est pas.
• Il doit être spécifique à WhatsApp. Quelqu'un qui vous a donné son numéro pour un appel téléphonique ou un formulaire papier n'a pas forcément accepté de recevoir des messages WhatsApp.
• Vous devez pouvoir le prouver. Si quelqu'un vous le demande, y compris Meta, vous devez avoir une trace de la date et de la manière dont chaque personne s'est inscrite.

Ce dernier point est celui que la plupart des organisations négligent. Il est facile de dire « tous les gens de notre liste ont accepté ». Il est bien préférable de pouvoir montrer la date et l'heure de l'inscription de chacun.

La méthode la plus simple : laisser les gens s'inscrire eux-mêmes

La façon la plus simple et la plus respectueuse de construire une liste est de laisser les gens la rejoindre d'eux-mêmes. Vous partagez un lien. Ils appuient dessus, saisissent leur nom et leur numéro, et les voilà inscrits. Personne n'a besoin de recopier des numéros à la main, personne n'est ajouté sans le savoir, et chaque inscription est automatiquement enregistrée.

MsgOrb fournit à chaque organisation un lien d'inscription précisément pour cela. Quand quelqu'un s'inscrit par ce biais, l'heure de son inscription et sa provenance sont enregistrées, ce qui vous donne la preuve de consentement qu'attend Meta. Vous pouvez même créer un lien distinct pour chaque groupe, afin que les parents d'une classe ou les bénévoles d'une équipe arrivent automatiquement au bon endroit. Si vous préférez vérifier chaque nouvelle personne avant qu'elle ne reçoive des messages, vous pouvez désactiver l'acceptation automatique et les approuver une par une.

Où partager votre lien d'inscription

Un lien d'inscription ne fonctionne que si les gens le voient. Voici quelques endroits où il donne généralement de bons résultats, selon le type de votre organisation.

Pour les églises et les communautés religieuses

• Imprimez un code QR dans le bulletin hebdomadaire avec une phrase du type « Recevez les rappels de culte sur WhatsApp ».
• Placez un petit panneau avec le code QR à l'accueil ou à l'entrée.
• Mentionnez-le pendant les annonces. Une phrase de dix secondes du type « scannez le code de votre bulletin » fonctionne étonnamment bien.
• Partagez-le une fois dans votre groupe WhatsApp existant, pour que les membres actuels puissent passer sur la liste.

Pour les écoles

• Incluez le lien dans le dossier d'accueil des nouvelles familles.
• Ajoutez-le à la feuille d'inscription lors des réunions de parents et des journées portes ouvertes.
• Envoyez-le à la maison dans la lettre d'information, avec une courte note sur ce que les parents recevront, comme les fermetures, les rappels et les avis d'événements.

Pour les ONG et les groupes communautaires

• Placez un code QR sur une table ou une banderole à chaque événement ou action de terrain.
• Ajoutez-le à votre formulaire d'inscription des bénévoles.
• Mettez-le en pied de vos courriels et sur la page contact de votre site.

Quoi que vous fassiez, dites clairement aux gens ce à quoi ils s'inscrivent et à quelle fréquence vous les contacterez. « Environ un message par semaine, surtout des rappels » est rassurant. Personne ne veut rejoindre quelque chose qui pourrait devenir envahissant.

Et les numéros que vous possédez déjà ?

Vous n'avez pas besoin de jeter votre ancienne liste. Il vous suffit de donner à ces personnes la possibilité de dire oui.

Une approche douce consiste à partager votre lien d'inscription par les canaux que vous utilisez déjà, comme le groupe existant, le courriel ou un avis imprimé, et à inviter les gens à s'inscrire s'ils souhaitent continuer à recevoir vos nouvelles. Ceux qui y tiennent s'inscriront. Ceux qui n'y tiennent pas n'auraient de toute façon probablement jamais lu vos messages.

Si vous importez des contacts depuis un tableur, ce que vous pouvez avoir de bonnes raisons de faire, gardez à l'esprit qu'ils ne porteront pas la même trace automatique d'inscription. Soyez particulièrement prudent avec eux, et faites en sorte que votre premier message porte clairement sur quelque chose qu'ils attendent.

Bien régler les détails

Quelques petites choses vous épargneront beaucoup de frustration plus tard.

Utilisez toujours des numéros internationaux complets. Un numéro doit commencer par le signe plus suivi de l'indicatif du pays, comme +1 pour les États-Unis ou +233 pour le Ghana. Un numéro local sans indicatif est ambigu : il peut sembler correct dans votre liste sans jamais recevoir le moindre message. MsgOrb ne devine pas le pays à votre place, précisément pour éviter ce problème. Si un numéro importé ne peut pas être lu, l'outil vous indique lequel, afin que vous puissiez le corriger.

Organisez les gens en groupes cohérents. Les parents d'un même niveau scolaire. La chorale. Les bénévoles du week-end. Les groupes vous permettent d'envoyer le bon message aux bonnes personnes, et non un avis unique à tout le monde. Les gens remarquent quand un message est pertinent, et remarquent encore plus quand il ne l'est pas.

Ne vous inquiétez pas des doublons. Si quelqu'un s'inscrit deux fois, ou figure dans deux importations, MsgOrb le reconnaît grâce à son numéro et ne conserve qu'une fiche, de sorte que vous ne contacterez jamais deux fois la même personne.

Rendez la désinscription aussi simple que l'inscription

Cela peut sembler étrange au premier abord. Pourquoi faciliter le départ des gens ? Parce que ceux qui se sentent libres de partir sont beaucoup plus à l'aise pour rester.

Chacun de vos messages doit respecter une simple réponse STOP. Dans MsgOrb, si quelqu'un répond « stop », « désabonner » ou « me retirer », il est marqué comme désinscrit et exclu automatiquement de tous les envois futurs. Vous n'avez rien à faire, et vous ne pouvez pas le recontacter par erreur.

Il vaut bien mieux qu'une personne se désinscrive discrètement plutôt qu'elle ne s'agace et ne vous bloque ou ne vous signale. Une désinscription est un au revoir poli. Un blocage nuit à la réputation de votre numéro.

Garder la liste saine dans le temps

Constituer une bonne liste n'est pas une tâche ponctuelle. Quelques habitudes la maintiennent en bon état :

• Ne contactez les gens que pour les sujets auxquels ils se sont inscrits.
• Gardez vos messages courts et utiles. Si chaque message vaut la peine d'être lu, les gens continuent de le lire.
• Surveillez vos résultats de distribution. Si un numéro échoue sans cesse, il n'est peut-être plus sur WhatsApp.
• N'envoyez pas plus souvent que ce que vous avez promis lors de l'inscription.

Un nouveau numéro WhatsApp Business commence aussi avec une limite au nombre de nouvelles personnes qu'il peut contacter par jour. Cette limite augmente à mesure que votre compte est vérifié et que les gens réagissent bien à ce que vous envoyez. Une autre bonne raison de vous développer progressivement avec des personnes qui veulent recevoir vos messages, plutôt que d'envoyer une liste énorme dès le premier jour.

En résumé

Une bonne liste WhatsApp ne se mesure pas au volume. Elle repose sur la confiance. Quand les gens choisissent de s'inscrire, savent à quoi s'attendre et peuvent partir d'un seul mot, ils lisent ce que vous envoyez et y réagissent.

Commencez par un lien d’inscription. Partagez-le là où vos proches sont déjà présents. Gardez des groupes bien organisés et des messages pertinents. Respectez chaque STOP. En procédant ainsi, votre liste grandira un peu plus lentement qu’un import de tableur, mais elle fonctionnera bien mieux.

Pour le détail étape par étape, consultez nos guides sur les liens d’inscription et l’auto-inscription, l’ajout de contacts et le statut des contacts et les désabonnements.